• 更新日 : 2026年1月28日

業務の自動化とは？具体例やおすすめツール、しない方がいい作業まで徹底解説

「単純作業に追われて本来の仕事ができない」「人手不足で残業が減らない」……そんな悩みを解決する切り札が「業務の自動化」です。

しかし、いざ自動化しようとしても「何から始めればいいかわからない」「自分の仕事が奪われてクビになるのでは？」といった不安や疑問を持つ方も多いでしょう。

この記事では、業務の自動化の定義やメリットはもちろん、自動化すべき業務としてはいけない業務の違い、RPAやAIを活用した具体的な成功事例、そして導入に向けた正しい考え方までをわかりやすく解説します。

業務の自動化とはどのようなことか？

業務の自動化（ビジネス・オートメーション）とは、これまで人間が手作業で行っていた定型的な業務プロセスを、ITツールやロボット（RPA）、AIなどのデジタル技術を活用して自動的に処理させることです。

単なる「時短」だけでなく、ヒューマンエラーの排除や、人間がより付加価値の高い創造的な業務（コア業務）に集中できる環境を作ることが最大の目的です。

市場調査会社の矢野経済研究所によると、RPA（Robotic Process Automation）の市場規模は年々拡大しており、多くの企業にとって「自動化」は競争力を維持するための必須条件となりつつあります。

参考：株式会社矢野経済研究所

自動化によって仕事が奪われ「クビ」になるのか？

結論から言えば、業務の自動化によって「単純作業」はなくなりますが、仕事そのものが奪われるわけではありません。

むしろ、ロボットにはできない「判断」「創造」「コミュニケーション」といった人間ならではのスキルの価値が高まります。自動化は「仕事を奪う敵」ではなく、「面倒な作業を代行してくれる強力なアシスタント」と捉えるのが正しい考え方です。

自動化しやすい業務の具体例は？

自動化に向いているのは、「ルールが決まっている」「繰り返し発生する」「パソコンだけで完結する」業務です。

これらは人間がやるとミスが起きやすく、精神的なストレスにもなりがちな作業です。具体的には以下のような業務が挙げられます。

1. データ入力・転記・集計作業

最も自動化効果が高い領域です。

2. 経理・会計・労務などのバックオフィス業務

毎月決まった時期に発生する定型業務の宝庫です。

3. 定型的な問い合わせ対応（チャットボット）

「パスワードを忘れた」「営業時間を知りたい」といった、よくある質問（FAQ）への回答です。

逆に「自動化しない方がいい作業」はあるか？

すべての業務を自動化すべきではありません。「判断基準が複雑な業務」「感情や配慮が必要な業務」「物理的な作業」などは、人間が行うべき領域です。

これらを無理に自動化しようとすると、かえってトラブルや顧客満足度の低下を招く恐れがあります。

1. 複雑な判断や例外対応が多い業務

「ケースバイケース」で対応が変わる業務や、前例のないトラブルシューティングは、プログラムでルール化するのが困難です。

2. 相手の感情に寄り添うコミュニケーション

相手の表情や文脈を読み取り、共感や信頼関係を築くことは人間にしかできません。

• 例：部下へのメンタルケア面談、重要な商談のクロージング、カウンセリング。

3. クリエイティブ（創造的）な業務

0から1を生み出す企画や、独創的なアイデア出しは、現時点のAIでも完全な代替は難しい領域です。

業務を自動化するメリットは何か？

業務の自動化は、単なるコスト削減以上に、組織の質を向上させる多くのメリットをもたらします。

時間短縮と生産性の向上

ロボットは休憩なしで働き、人間の何倍ものスピードで処理を行います。空いた時間を「人間にしかできない業務」に充てることで、組織全体の生産性が飛躍的に向上します。

ヒューマンエラー（ミス）の防止

「入力ミス」「計算間違い」「メールの誤送信」といった人間特有のミスをゼロにできます。これにより、ダブルチェックの手間や修正作業からも解放されます。

属人化の解消と業務の標準化

「あの人しかやり方を知らない」という業務を自動化するには、まず手順を可視化・ルール化する必要があります。結果として業務が標準化され、担当者が不在でも業務が回るようになります。

人材不足の解消

少子高齢化で採用難が続く中、定型業務をデジタル労働力（RPA等）に任せることは、最も確実な人手不足対策となります。

業務自動化を実現するツールには何があるか？

業務自動化ツールは、プログラミング不要で使えるものから高度なものまで多岐にわたります。目的と予算に合わせて選びましょう。

1. RPA（Robotic Process Automation）

パソコン上のマウスやキーボード操作を記録し、そのまま再現するロボットです。

2. iPaaS / ノーコード連携ツール

異なるクラウドサービス（SaaS）同士を連携させ、データの受け渡しを自動化します。

3. クラウド型業務システム（SaaS）

特定の業務に特化したパッケージソフトです。導入するだけでその業務のプロセスが自動化・効率化されます。

4. 生成AI（ChatGPTなど）

文章作成、要約、翻訳、アイデア出しなどの知的作業を自動化・補助します。

業務自動化を進める正しい手順と「考え方」は？

いきなりツールを導入するのではなく、まずは「業務の棚卸し」と「断捨離」から始めるのが成功の鉄則です。

「ECRS（イクルス）の原則」というフレームワークに沿って進めるとスムーズです。

ステップ1：業務の棚卸しと可視化

誰が、いつ、どんな作業をしているかをリストアップし、手順をフローチャートなどで可視化します。

ステップ2：自動化する業務の選定

「発生頻度が高く」「手順が決まっていて」「ミスが多い」業務をピックアップします。まずは小さく、失敗しても影響が少ない業務から始めるのがコツです。

ステップ3：ツールの選定と導入

選定した業務に最適なツールを選びます。無料トライアルなどを活用し、現場の担当者が使いこなせるか（操作性）を確認することが重要です。

ステップ4：効果測定と改善（PDCA）

導入後は必ず「削減できた時間」や「ミスの減少数」を測定し、費用対効果（ROI）を確認します。現場の声を拾いながら、継続的に改善を行います。

業務の自動化で「人間らしく働く」時間を手に入れよう

業務の自動化は、面倒な作業を機械に押し付け、人間がより創造的で価値のある仕事に集中するための手段です。

この役割分担を明確にし、適切なツールを導入することで、残業を減らし、業績を上げることが可能になります。まずは身の回りの「コピペ作業」一つから、自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。