• 更新日 : 2023年9月22日

マルチタスクとは？意味やシングルタスクとの違い、苦手克服法を解説

近年、業務効率化や人口減少などを背景に、マルチタスクで業務をこなすことが当たり前の時代となりました。しかし、マルチタスクに苦手意識を持っているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。

この記事では、マルチタスクの意味やメリット・デメリット、効率的にマルチタスクを行うコツなどを解説します。

マルチタスクとは？

マルチタスクとは、複数のタスクを同時並行、もしくは短時間で切り替えながら同時進行で行うことを意味します。例としては「電話を受けながらメールの確認をする」「会議に参加しながら議事録を作成する」などが挙げられます。

現代ではスマートフォンの普及で、シーンを問わず無意識にマルチタスクを実行している方も多いのではないでしょうか。

シングルタスクとの違い

マルチタスクの対義語で使われる言葉がシングルタスクです。シングルタスクは、ひとつの作業に集中して作業を遂行することを指します。ひとつの作業に集中することで生産性が向上するメリットがあり、業務内容によってはシングルタスクのほうが効率よく作業を行える場合もあります。

仕事でマルチタスクが必要とされる理由

近年、日本の人口減少によって、1人あたりが抱える業務量は増えてしまっている職場も少なくありません。さらにはIT技術の進歩にともない、チャットやメールなどで素早い対応が求められるようになったため、業務上で小さなマルチタスクが頻繁に発生する機会も増えています。

このような背景から、ビジネスシーンにおいて、いかにマルチタスクを遂行できるかどうかという点が重視されるようになりました。

マルチタスクのメリット

マルチタスクのメリットついて見ていきましょう。

複数の仕事を同時進行できる

マルチタスクでは作業を同時進行できるため、複数の仕事を停滞させずに進められます。突発的な依頼や急な方向転換にも対応しやすいため、適したサイクルを掴めれば、シングルタスクよりも効率的に仕事を進められる点は大きなメリットでしょう。

全体像が把握できる

複数の作業を同時に進めることで、より全体像が把握しやすくなります。仕事の全体像を把握できるようになると、重要度や緊急度に応じた臨機応変な対応が可能となり、効率よく仕事を遂行できます。

スムーズなコミュニケーションができる

マルチタスクで仕事をうまく進められると、関係者間でスムーズなコミュニケーションが取れるようになります。問題や課題も早期発見でき、問い合わせなどに対しても素早く対応していけば、社内や取引先からもその対応に感謝されることが増えるでしょう。

また円滑なコミュニケーションを図れることによって、突発的な依頼や仕事を振られやすくなり、より仕事が任されるようになるというメリットもあります。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクのデメリットついて見ていきましょう。

キャパオーバーを起こしやすい

マルチタスクで複数のことをこなそうとすると、想定外のことが起きた場合、すべての作業が一気に停滞してキャパオーバーを招きかねないというデメリットがあります。キャパオーバーにならないためには、自身のタスク処理能力をきちんと把握し、無理のないスケジュール設定を行うことが大切です。

仕事を抱えやすくなる

マルチタスクは業務量が増えることによって、必然的に仕事を抱えやすくなります。その結果、脳疲労やストレスが蓄積され、心身ともに大きな負担となることもめずらしくありません。

人によってはシングルタスクのほうが効率よく仕事できる場合もあるため、個人に合った仕事の進め方を取り入れるとよいでしょう。

作業効率や生産性が低下する

マルチタスクは一見効率よく見えますが、実際はひとつのことに集中するシングルタスクのほうが生産性は高いという考え方もあります。

ひとつの作業を中断して、集中力を元の状態に戻すまで15分かかるといわれています。前の業務に戻ろうとするには、どこまで作業が進んだかを思い出す必要があるため、これらのロスタイムを加味すると結果的に作業効率が下がるケースもあるでしょう。

マルチタスクが苦手な人の特徴

マルチタスクが苦手、不向きな人の特徴は以下のとおりです。

詳しく解説しますので、自身に該当する箇所がないかを確認してみてください。

品質や完成度へのこだわりが強い

マルチタスクが苦手な人の特徴として顕著なのが、こだわりが強く、ひとつのことに集中したい傾向が強いタイプの人です。こだわりが強い人は集中してシングルタスクに取り組む一方で、複数の業務をこなすマルチタスクには向いておらず、本来の力を十分に発揮できないといえるでしょう。

完璧主義の傾向がある

「失敗したくない」「ミスをするのが嫌」という気持ちの強い人ほど、慎重に物事を進めたいと考える傾向にあるため、マルチタスクには不向きです。完璧主義者の傾向がある人がマルチタスクを取り入れると、ひとつに集中して物事を運べずにプレッシャーを感じやすくなります。

このようなタイプの人は、シングルタスクの方が能力を発揮しやすい場合もあります。

マルチタスクができるようになるコツ

マルチタスクができるようになるには、以下のようなポイントを押さえる必要があります。

マルチタスクを効率よく行うコツについて解説します。

タスクを実行する環境を整える

タスクを実行する際の環境を整えることは、マルチタスクを円滑に進めるために欠かせないポイントです。

例えば、メールやメッセージが頻繁に目に入るような環境では、気が散ってしまいタスクに集中できなくなります。使わないアプリやブラウザを閉じて、1時間は見ないと決めてしまうなど、集中力が途切れないような工夫を取り入れると効果的です。

「1x10x1」システムを採用する

複数のタスクが積み上がってしまった場合は「1x10x1」システムを取り入れるとよいでしょう。「1x10x1」システムは、早めに終わらせられる仕事からこなしていくタスク管理術です。

具体的には、まずは1分以内で終わる仕事を終わらせ、次に10分以内で片付けられる仕事を完了させます。最後に1時間あれば終わらせられる仕事を完了させるといった具合に、短時間で終わらせられるタスクをどんどん消化していくことで、山積みのタスクを効率よく片付けられるようになります。

パーキングロット思考を取り入れる

パーキングロット思考は、業務進行中に急な依頼が入ってきた際に、それらを一旦脇に避難させ、業務が終わってから着手するといった考え方です。緊急性のあるタスクであるかどうかを見極める必要はありますが、この思考を取り入れることで、ひとつのタスクに集中して取り組めます。

具体的には、突発的にタスクが発生したら内容をメモして一旦脇に置いておき、時間が確保できたときにメモを実行するという方法です。

タスク管理ツールを導入する

マルチタスクを行わなければならない場合は、タスク管理ツールの導入をおすすめします。タスク管理ツールを導入すると、複数のタスクを一元管理できるため、タスクの抜け漏れが発生しにくくなります。

現在では無料・有料を問わず、さまざまなタスク管理ツールがリリースされているため、自身に合うツールを選定してみることをおすすめします。

生産性が向上するマルチタスクを行おう

この記事では、マルチタスクの意味やメリット・デメリット、効率的にマルチタスクを行うコツなどを中心に解説しました。

マルチタスクは、現代のビジネスシーンでは欠かせない仕事術です。マルチタスクをうまく身につけることで、業務の効率化を実現できますので、ぜひご自身の業務に取り入れてみてください。

• 監修：べんじい（ITライター）

  業務効率化ツールに関する執筆経験が豊富なITライター。2020年よりWebライターとして活動を行い、ITやビジネスを中心に、これまでに150本以上の記事を執筆担当。BtoB・BtoCといった業態を問わず、正しい情報を読みやすくまとめた記事の提供に努めている。2023年ランサーズ認定ランサー。