• 作成日 : 2025年2月6日

個人で業務効率化をする方法は？始め方やAIを使ったアイデアも紹介

効率的に仕事を進められると、時間やエネルギーの無駄が減り、自分が本当にやりたいことに集中できます。しかし、何から始めればいいかわ分からない人も多いはずです。この記事では、整理整頓やタスク管理、ツールの活用など、初心者でも取り入れやすい業務効率化のアイデアを具体例とともに解説します。

個人も業務効率化が重要な理由

個人が効率よく仕事を進めることで、時間やエネルギーの無駄を減らし、本当にやりたいことに集中できます。たとえば、整理整頓されたデスクで作業すると、散らかった環境で進めるよりもはるかにスムーズに進みます。この考え方は、物理的な整理だけでなく、仕事の進め方や時間の使い方にも当てはまります。

個人が効率よく仕事を進められるようになると、限られた人員で多くの成果を出せるようになります。特に人材不足が深刻化している現代では、今いる社員一人ひとりが業務効率化を実現することは、企業にとっても生産性を底上げし、組織が競争力を保つことにもつながります。

仕事が早い人、遅い人は何が違うか

仕事が早い人と遅い人には、整理整頓の仕方やタスクの進め方に違いがあります。それぞれの特徴を具体例とともに解説します。

整理整頓ができているかどうか

仕事が早い人は、デスクやデジタル環境がきちんと整理整頓されています。必要なものがすぐに見つかり、作業を中断することなく進められます。一方、遅い人は、デスクが散らかっていたり、ファイルや資料がどこにあるのかわからなくなったりしがちです。

たとえば、早い人は毎日作業が終わった後にデスクを片付け、次の日の準備を済ませています。また、パソコンのデスクトップには必要最低限のフォルダだけを配置し、どのフォルダに何があるか一目でわ分かるようにしています。反対に、遅い人は作業中に物を出しっぱなしにし、後で片付けようと思ったまま放置してしまいがちです。結果として、探し物に時間を取られ、効率が下がってしまいます。

整理整頓のコツは、「使う頻度に応じて配置を変える」ことです。よく使うものは手元に置き、あまり使わないものは収納するなど、環境を整えるだけで作業の流れがスムーズになります。

タスクの進め方の違い

仕事が早い人は、タスクを進める際に計画を立て、優先順位を決めています。一方、遅い人は、その場の思いつきでタスクに取り掛かり、途中で迷ったり他の作業に手を出したりしてしまうことが多いです。

たとえば、早い人は朝の10分を使って「今日やるべきタスク」をリストアップし、取り組む順番を決めています。さらに、大きなタスクを小分けにして、取り組みやすい形にすることでスムーズに進めています。一方、遅い人は優先順位をつけずに取り掛かり、結果として重要な仕事を後回しにしたり、終わらないまま次の日に持ち越したりしてしまいます。

タスクを効率的に進めるためには、「やるべきことをリスト化する」「優先順位を明確にする」「一つずつ確実に終わらせる」という習慣が大切です。これを毎日繰り返すことで、自然と効率よくタスクを進められるようになります。

個人で業務効率化をするには何から始める？

業務効率化を始めるには、自分の仕事の状況をしっかりと把握することです。何が無駄になっているのか、どの作業が時間を占めているのかを理解すれば、効率化のポイントが見えてきます。

作業環境を整える

デスク周りが整理整頓されていると、必要なものをすぐに見つけられ、余計なストレスを感じずに仕事に集中できます。デジタル環境も同じで、ファイルが散らかっていない状態を保つことが大切です。

物理的な整理では「使う頻度が高いものだけを手元に置く」ことが効果的です。デジタルでは、Google DriveやDropboxを活用して資料をフォルダごとに整理し、検索機能で効率よく必要なものを見つけられるようにしましょう。これだけで、探し物にかかる時間を大幅に削減できます。

1日の計画を立てる

1日の計画を立てることから始めてみましょう。「今日やることリスト」を作るだけで、頭の中が整理され、無駄な動きが減ります。メモでもいいですし、ToDoリストやタスク管理ツールなどを利用すれば、さらに効率的に進められます。これにより、「次に何をやるべきか」が一目でわかり、無駄な時間を削減できます。

優先順位をつ付ける

やるべきことをリスト化したら、次に優先順位を決めます。「全部重要に見える…」という場合でも、「緊急度が高いもの」「短時間で終わるもの」「後回しにできるもの」の3つに分けるだけでも、迷わずスムーズに動けます。

緊急かつ価値が高いものは最優先で取り組みます。一方、緊急性が低いものは後回しにするか、時間が空いたときに取り掛かるのがよ良いです。

また、計画を立てる際にはタスクを小さく分解することがポイントです。たとえば、「資料作成」をそのままリストに載せるのではなく、「資料の構成を考える」「必要なデータを集める」「デザインを整える」といった細かなタスクに分けることで、1つずつ確実に進められます。この方法なら、大きなタスクを前にしたときの「どこから手をつけるべきかわからない」というストレスを防ぐことができます。

ルーティンを見直す

日々のルーティン作業を見直し、不要なものを削ることも効率化につながります。たとえば、「毎朝メールをすべてチェックするのが当たり前」だと思っていたら、そのルーティンを見直してみましょう。本当に毎日チェックが必要なメールなのか、頻度を減らしても問題ないのかを考えてみることが大事です。

朝の時間をルーティン作業で埋めるのではなく、もっと生産的なタスクに使うと、1日の効率が大きく変わります。

1ヶ月の予定を日ごとにタスク分解する

1日の計画に慣れてきたら、1ヶ月の目標を日ごとのタスクに分解してみましょう。たとえば、「プレゼン資料を完成させる」という目標の場合、1週目はリサーチ、2週目は構成案作成といった週ごとの計画を立てます。

また、「月曜は参考資料の収集」「火曜はデータ分析」「水曜は構成案をまとめる」といった形で、毎日取り組む具体的なタスクに落とし込みます。これにより、大きな目標も無理なく進められ、計画的に成果を出せるようになります。

定型業務は自動化を検討する

データ入力や集計といった繰り返し発生する定型業務は、自動化するだけで作業効率が大幅に向上します。このような作業は、手動で行うと時間がかかるだけでなく、ミスの発生にもつながります。ツールやアプリを活用すれば、正確性とスピードを両立できます。

たとえば、Excelでの集計作業に時間がかかる場合、関数やマクロを使えばクリック一つで完了します。初めは少し勉強が必要ですが、一度仕組みを作れば、その後の作業が劇的に楽になります。

メール返信には、Gmailのテンプレート機能を活用して、よく使う定型文や不在通知を登録しておくことで、メール返信がスムーズになり、繰り返し発生する作業を簡略化できます。

また、会計や経理業務では「マネーフォワード クラウド」などのクラウド会計ソフトを使用すると、銀行口座と連携して取引データが自動で取り込まれ、日々の仕訳作業が楽になります。請求書作成や経費精算も簡単に済ませられるため、経理の負担が大幅に減ります。

ツールを活用して、細かい作業を自動化する仕組みを整えましょう。小さな工夫が、作業時間の削減と業務の質向上につながります。

【ケース別】個人で業務効率化するアイデア

業務効率化を進めるには、日々の作業の中で負担になっている部分を見つけることが大切です。以下では、ケースごとに効率化の工夫を紹介します。

毎日残業してしまう→タスクを見直す

残業が続く原因は、タスクが多すぎることや優先順位が不明確なことが考えられます。まず、自分が抱えているタスクをすべ全てリストアップし、必要なものとそうでないものを整理してみましょう。

また、繰り返し発生する作業を自動化したり、外注を検討することで、負担を減らせます。たとえば、デザインやデータ入力など、専門的な作業は外注を検討することも効果的です。

紙資料が多い→資料をデジタル化する

紙資料が多いと探し物に時間がかかるだけでなく、管理が煩雑になります。特に複数人が同時に閲覧する場合や頻繁に更新が必要な資料は、デジタル化してクラウド上で共有する方が便利です。Google DriveやDropboxなどのサービスを活用すれば、手軽に共有でき、検索も簡単にできます。

デジタル化することで、外出先でも資料にアクセスできるようになり、業務のスピードがアップします。

仕事とプライベートがあいまい→ポモドーロ・テクニック

仕事とプライベートの区切りがつかないと集中力が続きません。特に在宅ワークでは、仕事とプライベートの境界がぼやけやすく、気づけば長時間働きすぎていたり、逆に集中できなかったりすることがあります。

そこでおすすめなのが、「ポモドーロ・テクニック」という時間管理術です。ポモドーロ・テクニックは、「25分の作業」と「5分の休憩」を1セットとし、それを繰り返す方法です。このサイクルを繰り返すことで、短い時間に集中することで効率が上がり、疲れにくくなります。自宅で働く場合でも、オンとオフの切り替えがうまくいきます。

会議の時間が長い→目的を明確にする

会議が長引く原因の一つは、目的や議題が不明確なことです。事前に議題（アジェンダ）を共有し、話すべき内容を整理しておくと、会議がスムーズに進みます。

さらに、時間を決めておくことでダラダラとした会議を防げます。たとえば、30分以内で終わる「スタンドアップミーティング」を導入すると、効率が上がります。

コミュニケーションが煩雑→ツールを活用する

チームや取引先とのやりとりが増えすぎると、情報が分散して混乱することがあります。メール、チャット、タスク管理ツールなどがバラバラに使われている場合、やりとりを探すだけで時間が取られてしまいます。これを防ぐには、情報を一つのツールに集約しましょう。

SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどを活用して、連絡を一元管理するのがおすすめです。

たとえば、プロジェクトごとにチャンネルを作成すれば、必要な情報をすぐに見つけられます。また、タスク管理ツールと連携させることで、進捗状況を簡単に把握できます。

AIを使って個人の業務効率化するアイデア

AIツールを活用すると、個人の業務効率を大幅に向上させることができます。AIは単純な繰り返し作業を自動化したり、クリエイティブなタスクをサポートしたりするだけでなく、日々のタスク管理や情報収集にも力を発揮します。

情報収集やリサーチを効率化する

AIツールを使えば、必要な情報を短時間で集められます。たとえば、ChatGPTを使って業界の最新トレンドや専門知識を質問すれば、検索エンジンを使って調べるよりも素早く回答が得られます。

文章作成や校正を自動化する

AIを使えば、メールや提案書、報告書などの文章作成が効率化します。たとえば、ChatGPTに「〇〇についての提案書の冒頭文を考えて」と依頼すると、すぐにテンプレートが作成されます。文章の構成案を出してもらったり、敬語表現への変換も可能です。AIを使った文章作成はスピーディーで便利ですが、事実の正確性に注意が必要です。

エクセルマクロの作成をする

AIはエクセルマクロの作成も可能です。ChatGPTに「この作業を自動化するマクロを教えて」と頼むと、具体的なVBAコードを提案してくれます。複雑な計算やデータの整理も効率よく処理できます。AIを活用すれば、VBAを知らない人でも、業務の自動化が進めやすくなります。

プログラミング作業を効率化する

AIはプログラミング作業も効率化できます。たとえば、ChatGPTを使えばコードのエラー原因を質問したり、特定の関数の使い方をたずねたりできます。ゼロからすべて手書きする手間が省け、プログラミング初心者でも効率よく進められます。特に、複雑なアルゴリズムや繰り返しの多い作業ではAIのサポートが強力な味方になります。

クリエイティブな作業のサポート

AIはクリエイティブな作業の効率化にも役立ちます。たとえば、CanvaのAI機能を使えば、SNS投稿用の画像デザインを作成できます。また、ChatGPTを使って新しい商品名やキャッチコピーを提案してもらうことで、ブレインストーミングが短時間で進みます。これにより、アイデア出しに悩む時間が減り、創造的な作業に集中できる環境を作れます。

業務効率化は小さな工夫から始めよう

個人の業務効率化は、整理整頓や計画の習慣化から始まります。デスクやデジタル環境を整えるだけでなく、タスクを小分けにして優先順位をつけることで、無駄な動きを減らし効率的に作業を進められます。

また、定型業務は自動化ツールを活用し、AIで文章作成やデータ分析をサポートすることで、さらに効率を高められます。

重要なのは、自分に合った方法を見つけ、少しずつ改善を続けることです。毎日の小さな工夫が積み重なれば、大きな成果へとつながります。今日から取り入れられるアイデアを実践し、快適な働き方を目指しましょう！

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。