- 更新日 : 2025年2月4日
案内状の無料テンプレート！ケース別の例文や書き方、マナーを紹介
案内状は、ビジネスシーンで相手にイベントや情報を伝えるための大切な文書です。例えば、催事や新商品の案内、懇親会やゴルフコンペの招待状など、さまざまな場面で使われます。口頭やメールでの連絡も便利ですが、フォーマルな場面では紙の案内状が適しています。特に、取引先や顧客への正式な通知には、文書として送ることで誠意を伝えやすくなります。この記事では、案内状の基本的な書き方や無料テンプレート、さまざまなシチュエーションに応じた例文を紹介します。
▼案内状のテンプレートを無料でダウンロードいただけます
目次
案内状とは？
案内状は、特定のイベントや情報を相手に伝えるための文書です。主にビジネスや社交の場面で使われ、催事、カタログ送付、懇親会、新年会、忘年会などの案内に用いられます。口頭やチャット、メールではなく、文書で送ることで相手にしっかりと内容を伝えられるだけでなく、丁寧な印象を与えられます。
メールに添付して送る場合も、PDFなど適切なフォーマットにし、件名や本文を工夫することで、相手がスムーズに確認できるようにしましょう。
- フォーマルな印象を与える
取引先や顧客に対する案内は、文書として送ることで信頼感を高めることができます。特にビジネスシーンでは、紙の案内状を受け取ると、きちんとした企業姿勢が伝わります。 - 記録として残せる
重要な会議や催事の案内を文書で送ることで、日付や詳細を明確に記録できます。相手もスケジュールを管理しやすくなり、誤解を防ぐことができます。 - 特別感を伝えられる
例えば、高級ホテルやレストランのイベント、ゴルフコンペなどの招待状を紙で送ると、特別感を演出できます。相手に「大切なお客様」としての待遇を示せます。
案内状は、送る目的や相手に応じて書き方を工夫することが大切です。
案内状の記載事項や書き方
ビジネスで送る案内状の場合、マナーを守りながら相手にとってわかりやすく、必要な情報を簡潔に伝えます。
以下のような要素をしっかりと盛り込みましょう。
- 件名・タイトル
- 宛名・宛先
- 挨拶文・時候の挨拶
- 案内の内容
- 返信のお願い（必要な場合）
- 結びの言葉
- 連絡先・問い合わせ先
1.件名・タイトル
案内状の目的を明確に伝えるために、わかりやすいタイトルをつけます。例えば、「〇〇セミナー開催のご案内」や「新製品カタログ送付のお知らせ」など、簡潔で内容が伝わるタイトルが適しています。
2.宛名・宛先
社外向けの案内状では、「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」などのように正式な宛名で記載します。部署や団体宛ての場合は、「〇〇株式会社 〇〇部 御中」のように「御中」を使用します。ただし、「御中」は個人名には使わず、個人宛ての場合は「〇〇様」を使います。
社内向けの場合は、部署全体に宛てる場合は「〇〇課 各位」と記載します。特定の個人に送る場合は「〇〇様」を用います。社内向けでは「御中」は使用せず、役職名を明記するのが一般的です。
3.挨拶文・時候の挨拶
ビジネス文書では、冒頭で用いる敬語「拝啓」と結びの言葉「敬具」が使われます。取引先や社外向けの案内状を作成する際に使用されます。
などの慣用表現を使い、社外向けの案内状では相手に対する丁寧な挨拶を添えます。「いつもお世話になっております」や「平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます」などが一般的です。また、時候の挨拶を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。時候の挨拶は季節に応じた表現を用いるのが適切です。
- 春（3～5月）
「春暖の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」
「桜花の候、貴社におかれましてもますますご発展のことと存じます。」 - 夏（6～8月）
「盛夏の候、貴社いよいよご隆昌のことと存じます。」
「炎暑の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。」 - 秋（9～11月）
「秋冷の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」
「紅葉の候、貴社におかれましてはますますご清祥のことと存じます。」 - 冬（12～2月）
「厳寒の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
「歳晩の候、皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。」
4.案内の具体的な内容
何のための案内なのかを説明します。例えば、催事の招待状であれば「このたび、弊社では新商品の発表会を開催いたします」などのように伝えます。
また、開催日時、場所、参加費（無料の場合も明記）、申し込み方法、締め切り日など、相手が参加しやすいように具体的な情報を記載します。
その際に、ドレスコードがある場合は漏れなく伝えましょう。来場者が適切な服装を選べるようにします。例えば、「ビジネスカジュアルでお越しください」や「フォーマルな服装でご参加ください」と記載すると、相手が迷わず準備できます。
5.返信のお願い（必要な場合）
出欠確認が必要な場合は、「ご参加いただける場合は〇月〇日までにご返信をお願いいたします」といったように、明確に伝えます。返信用のハガキを同封するのもよいでしょう。
6.結びの言葉
「皆様のご参加を心よりお待ちしております」など、相手に対する敬意を示しながら締めくくります。
7.連絡先・問い合わせ先
会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載し、相手が問い合わせしやすいようにします。
案内状は、相手に負担をかけずに内容を伝えられるよう、シンプルでわかりやすい表現を心がけることが大切です。
案内状の無料テンプレート（ワード）
案内状のテンプレートを利用すると、簡単に作成できます。マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。シーンに合わせてカスタマイズしながらお役立てください。
テンプレートは以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。
【ケース別】ビジネス文書の案内状の例文
ビジネスの場では、新商品発表会、研修、セミナーなどさまざまな目的で案内状が活用されます。案内状は、送る目的に応じて適切なフォーマットを選び、相手にわかりやすく伝えることが大切です。ここでは、代表的な案内状の例文を紹介します。
新商品発表会の案内状
件名：新商品発表会のご案内
拝啓 春暖の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
このたび、弊社では新商品「〇〇」の発表会を開催する運びとなりました。ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加いただきたくご案内申し上げます。
- 日時：〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時
- 場所：〇〇会場（住所を明記）
- 参加費：無料
- 服装：ビジネスカジュアル
- 申込方法：〇月〇日までにメールまたはFAXでご返信ください。
皆様のご来場を心よりお待ち申し上げております。
敬具
催事の案内状
催事の案内では、展示会、販売会などに関する詳細を記載し、来場を促します。
件名：〇〇展示会のご案内
拝啓 秋冷の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたび、弊社は〇〇展示会を開催いたします。最新の商品や技術を紹介する機会となりますので、ぜひご来場ください。
- 日時：〇月〇日～〇月〇日 〇時～〇時
- 会場：〇〇展示ホール（住所）
- 参加費：無料（事前登録制）
- 服装：自由
ご来場の際は、事前にお申し込みの上、受付でお名刺を1枚ご提出ください。
敬具
ゴルフコンペの案内状
件名：〇〇ゴルフコンペのご案内拝啓 盛夏の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
恒例の〇〇ゴルフコンペを開催いたします。ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
- 日時：〇月〇日（〇曜日） 〇時スタート
- 場所：〇〇カントリークラブ（住所）
- 参加費：〇〇円（プレーフィー・昼食込）
- ドレスコード：襟付きシャツ、ジャケット着用
参加希望の方は、〇月〇日までにご返信をお願いいたします。
敬具
新年会・忘年会の案内状
件名：〇〇新年会（忘年会）のご案内拝啓 新春の候、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
日頃の感謝を込め、〇〇新年会（忘年会）を開催いたします。皆様お誘いあわせの上、ご参加いただけますと幸いです。
- 日時：〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時
- 場所：〇〇レストラン（住所）
- 会費：〇〇円
- ドレスコード：カジュアル可
参加ご希望の方は、〇月〇日までにご返信ください。
敬具
カタログ送付の案内状
件名：新商品カタログ送付のご案内
拝啓 歳晩の候、貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
このたび、新商品カタログをお届けいたしました。ご査収の上、ぜひご高覧賜りますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
案内状の作成で押さえておきたいマナー
案内状を作成する際には、相手に失礼がないようにマナーを守ることが大切です。ここでは、押さえておきたい基本的なマナーについて説明します。
1.正しい敬語を使う
案内状はフォーマルな文書なので、適切な敬語を使うことが重要です。「拝啓」「敬具」などの書き出しと結びの言葉を正しく使用し、相手に対する敬意を表します。
2. 簡潔でわかりやすい文章にする
長すぎる案内文は相手に負担をかけるため、要点を簡潔にまとめることが大切です。特に、日時・場所・参加費などの重要事項は見やすく整理しましょう。
3. 返信を求める場合は期限を明記する
出欠確認が必要な場合は、「〇月〇日までにご返信ください」と明確に記載しましょう。また、返信用ハガキや返信用メールアドレスを記載すると、相手が手間をかけずに返信できます。
4. 相手に配慮した表現を心がける
案内状は、相手に敬意を払った表現を用いることが重要です。「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多忙の折とは存じますが」といった配慮のある言葉を取り入れると、好印象を与えます。
5. 案内状の送付時期は1ヵ月前に
案内状は、イベントの2ヶ月前～1ヶ月前までに送るのが理想的です。直前に送ると相手が予定を立てにくくなるため、早めの対応を心がけましょう。
案内状の準備は早めに行い、正しく作成しよう
案内状は、相手に正しく伝えることが大切です。早めに準備を進めることで、余裕をもって対応でき、相手にも丁寧な印象を与えられます。案内状には、日時や場所を明記し、返信方法を示すことで、相手が迷わず対応できます。案内状を作成するときはテンプレートを活用し、わかりやすく丁寧な内容を心がけましょう。
この記事をお読みの方におすすめのガイド5選【部署別紹介】
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