• 更新日 : 2024年9月11日

仕事に役立つメモ共有アプリとは？スマホ・PC対応のおすすめ8選

メモ共有アプリを選ぶ際は複数デバイスに対応しているかどうか、クラウドに対応しているかどうか、さまざまな入力方法・ファイル形式に対応しているかどうかといった点をチェックしてみてください。この記事ではメモ共有アプリを選ぶ際のポイントやおすすめのアプリ、さらにはアプリを使用する際の注意点などを紹介しています。

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仕事に役立つメモ共有アプリの選び方とは？

ここではメモ共有アプリを選ぶときのポイントを紹介します。メモ共有アプリはビジネスシーンでも役立ちますが、メモによって特徴が異なるため、どれを選べばいいか迷ってしまう人もいるでしょう。これからアプリを導入しようとしている人は参考にしてください。

PC・スマホなど複数デバイスに対応しているか

メモ共有アプリというとスマートフォンで使用するイメージがあるかもしれませんが、パソコンやタブレット端末などでも使用できるとより利便性が高まります。例えば外出先でスマートフォンからメモを編集し、帰社してからパソコンでメモを確認したいこともあるでしょう。

便利に使いこなすためには、複数デバイスに対応しているものを選びましょう。また、それぞれの操作性もあわせて確認しておくことをおすすめします。

同時編集が可能か

ブレインストーミングなどでメモ共有アプリを使用することもあるため、メモの同時編集が可能であるかどうかもチェックしておきましょう。同時編集ができないと、編集のタイミングがバッティングしたときなどの業務効率が低下してしまいます。

手書き機能があるか

パソコンであればキーボード、スマートフォンであればタッチパネルで情報を書き込むケースが多くなりますが、手書き機能があるとより便利です。例えば、図形を作成するときや商品のイメージ画像を書くときなどは、手書き機能が必要となります。またテキストでは説明しにくい細かいニュアンスをイラストで説明することも可能です。

クラウドに対応しているか

クラウドに対応していれば、オフィスだけでなく外出先や自宅などからでもメモを利用できるようになります。とくに昨今ではリモートワークが一般的なものとなっているため、オフィス以外で仕事をしている人でもメモにアクセスできるようにしておく必要があるでしょう。

メモの作成、編集、検索がスムーズか

メモの作成や編集、必要なメモの検索がスムーズにできるかどうかは重要なポイントです。いくら優れた機能をたくさん搭載していても、メモを作成しにくい、編集に手間がかかる、必要なメモを見つけにくいといった状態では使い勝手が悪く、使用を避ける人も出てきてしまいます。このような事態を避けるためにも、導入前には一度メモを実際に使って、使い勝手を確認してみることが大切です。

ToDoリスト、タスク管理ができるか

ToDOリストを作成してタスク管理ができるアプリもあります。タスクを追加・管理できれば業務の抜け漏れ防止につながるため、業務効率が高まるでしょう。またタスクがリスト化されることで業務の偏りなども視覚的に把握できるため、改善に取り組むことも可能です。

マネーフォワード クラウドでは、タスク管理（エクセル）の無料テンプレートをご用意しております。ご自由にダウンロードしていただけますので、ぜひお気軽にご利用ください。

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フォルダ分けができるか

メモの内容によってフォルダ分けができるかどうかもチェックしておきたいポイントです。例えばプロジェクト別や業務内容別などでメモを分類できれば、必要な情報によりアクセスしやすくなります。とくにチーム内でメモ共有アプリを使用する際は、何がどこにあるのかをわかりやすくしておくことが大切であるため、フォルダ分けができるかどうかは非常に重要です。

音声メモ・PDF・画像に対応しているか

ビジネスシーンではPDFや画像を使用することもあるため、メモアプリもこれらのファイルに対応しているかどうかをチェックしておきましょう。例えば画像を挿入できるのであれば、文字情報に画像を追加して視覚的にも説明できるためよりわかりやすくなります。

また、音声メモの入力にも対応していれば、文字を入力する余裕がないときでも記録を残せるため便利です。

自動バックアップ機能があるか

自動バックアップ機能があれば、万が一データが消えてしまっても安心です。機器の故障や自然災害などの影響でデータが消えてしまうケースは誰にでも起こり得るため、チェックしておきましょう。

無料期間があるか

有料のメモアプリの場合、無料トライアル期間があるかどうかも、自社に合ったツールを選ぶ上で重要なポイントです。最初から有料版を導入すると、導入後に「思ったように共有できない」といった事態になる恐れがあります。無料期間があれば操作性や機能などを確認でき、導入するかどうかの判断に役立ちます。

メモ共有アプリのおすすめ8選（無料あり）

ここではビジネス用のメモ共有アプリを紹介します。さまざまな機能を備えているため、自社に合ったものを選ぶ際の参考にしてください。

なお、掲載している内容は2024年3月18日時点の情報です。

Google Keep

Google Keepは、Googleが提供するメモアプリです。Googleアカウントを持っている人であればすぐに利用できる点が特徴です。利用は無料で、スマートフォンはもちろん、パソコンやタブレット端末などからでも利用できるため、利便性も高いといえるでしょう。また、音声入力や手書き入力にも対応しており、ビジネスシーンでのあらゆる場面で活用できます。

出典：Google Keep

Stock

Stockは、チーム内での情報共有に適したメモアプリです。メッセージ機能を搭載しており、アプリ上でチームメンバー同士のやりとりができます。またタスク機能もついているため、業務の抜け漏れ防止が可能です。シンプルな作りのアプリで、ITツールの使用に慣れていない人でも使いやすいでしょう。

出典：Stock

Microsoft OneNote

Microsoft OneNoteは、Microsoftが提供しているデジタルノートです。文字入力や手書き、描画、クリップなどさまざまな形で情報を入力できる点が特徴です。またパソコン、スマートフォン、タブレット端末などすべてのデバイスでメモの同期ができ、同時編集にも対応しています。Microsoftが提供するツールなので、エクセルやワードとの連携も可能です。

出典：Microsoft OneNote

Notion

Notionは、メモ作成はもちろんタスク管理やナレッジ共有ができるWiki機能など、ビジネスシーンで役立つ幅広い機能が集約されたツールです。メモの同時編集が行えるほか、メンションやコメントも残せるため、チームメンバー内でのコミュニケーションが取りやすいでしょう。メモ共有だけでなくタスク管理やスケジュール共有なども行いたい人におすすめのアプリです。

出典：Notion

Jamboard

Jamboardは、Googleが提供するクラウド型のホワイトボードです。反応性がよく正確に表示ができるため、本物のホワイトボードを使用している感覚で扱える点が特徴です。また、作成したメモはクラウド上に自動で保存されます。共有すればメモの共同作業もできます。パソコンはもちろんスマートフォンなどからでも使用できるため、リモート会議の際などにも役立つでしょう。

出典：Jamboard

Qast

Qastは、Q&A形式で、業務の進め方や機械の扱い方といった社内のナレッジの蓄積・共有に適したアプリです。シンプルな作りで操作しやすいため、初めてメモ共有アプリを導入する企業にもおすすめです。フォルダ選択をすることで公開範囲の設定ができるため、チーム内で情報共有もできます。

出典：Qast

Evernote

Evernoteは、メモ共有アプリの先駆者ともいえるツールです。テキスト形式での作成はもちろん、画像や音声、PDFの挿入、さらには手書き入力もできるため、ビジネスシーンでも活用しやすいでしょう。カレンダーや議事録といったテンプレートが備わっているため、普段の業務においても役立ちます。ただし、無料版に関しては作成できるノートの数に限りがあるため注意してください。

出典：Evernote

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、ファイル管理ツールであるDropboxユーザーが無料で使える機能です。主にドキュメントの作成やチーム内での共同作業などの際に使用します。Dropboxの機能の一つであるため、Dropboxとの連携ができる点が特徴です。例えばDropboxに保存しているファイルをDropbox Paperに貼り付けるといったこともできます。コメントの追加もできるため、チーム内でメモを共有する際にも役立つでしょう。

出典：Dropbox Paper

メモ共有アプリを利用する際の注意点

メモ共有アプリを利用する際はいくつかの点に注意しなければなりません。

例えば、共同編集ができる場合、誰が編集しているのか把握できるかどうかは重要なポイントです。編集のタイミングや編集箇所がバッティングすると作業を進めにくくなってしまいます。「〇〇さんが編集しています」といった表示がされれば、他のメンバーは「〇〇さんの後で編集しよう」といった対応が取れます。

また、編集履歴を確認できるかという点にも注意してください。編集履歴がわからないと誰がどこを更新したのか把握できず、メモを全て読み直さなければならなくなるためです。

メモ共有アプリを業務に役立てよう

メモ共有アプリは各社から提供されており、それぞれ機能が異なるため、自社のニーズを把握した上で選ぶことが大切です。単にテキストでメモを残すだけではなく、音声や画像が挿入できたり、手書き入力・音声入力ができたりするとさらに使い勝手がよく、業務効率化に役立つでしょう。

今回紹介した選ぶ際のポイントを参考に、自社にあったメモアプリを選んでください。

• 監修：柴田和也

  業務効率化・Webマーケティング・クレジットカードの専門ライター。ライター歴7年目で、これまでに作成した記事は3000本以上。難しい内容を噛み砕いてわかりやすく説明することを心がけている。