• 作成日 : 2026年7月31日

Teamsで情報共有する方法とは？チャットやチャネルの活用方法を解説

Teamsで情報共有するには、チャット・チャネル・ファイル共有の3つの機能を使い分けるのが基本です。会話や資料を1か所にまとめられるため、すばやく、履歴を残しながらチームで情報をやり取りできます。機能ごとの使い分けや、共同編集のやり方に迷う人も多いでしょう。当記事では、メリットから各機能の具体的な活用方法まで、順に解説します。

Teamsで情報共有するメリットは？

Teamsで情報共有するメリットは、リアルタイムで届けられる、履歴が残る、場所を問わず連携できるの3つです。チームの情報共有を効率化できます。ここでは3つを解説します。

情報をリアルタイムで共有できる

Teamsの大きなメリットは、情報をリアルタイムで共有できることです。チャットやチャネルに投稿した内容はすぐに相手へ届き、必要なメンバーがパソコンやスマートフォンからすぐに確認できます。投稿すればすぐ伝わるため、返信を待つ時間が少なく、急ぎの連絡や相談もスピーディーです。相手がオンラインなら、やり取りしながらすぐに疑問を解消でき、会議を待たずに意思決定までの時間を短縮できます。情報の共有から確認までが1つの画面で完結するため、対応の遅れや漏れも防ぎやすくなります。

コミュニケーション履歴を残せる

Teamsでは、やり取りの履歴が自動的に残るのもメリットです。チャットやチャネルの投稿は時系列で保存されるため、後から会話をさかのぼって内容を確認できます。口頭の打ち合わせや電話と違い、いつ・誰が・何を伝えたかが記録として残るのは大きな安心材料です。新しくチームに加わったメンバーも、過去の投稿を読めば経緯を把握しやすくなります。キーワードで検索すれば必要な情報にすぐたどり着けるため、伝達漏れや認識のズレも防ぎやすくなります。決定事項や資料も後から見返せるのが便利な点です。

場所を問わず連携しやすくなる

Teamsは、場所を問わずに連携できるのもメリットです。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットのアプリ、Webブラウザからも使えるため、オフィスや自宅、外出先などさまざまな場所から情報共有に参加できます。テレワークや出張が多いチームでも、同じ環境でチャットやファイルのやり取りが行えます。移動中にスマートフォンで投稿を確認し、必要な返信だけ先に済ませておくといった使い方も可能です。働く場所がばらばらでも、チーム全体で情報をそろえやすくなるのが強みといえます。

Teamsで情報共有するにはチャットをどう活用する？

Teamsのチャットは、個人や少人数へすばやく情報を届けるのに向いた機能です。急ぎの確認や相談に気軽に使えます。ここではチャットの3つの使い方を解説します。

個人や少人数で情報を共有する

チャットは、特定の相手や少人数のグループで情報を共有するのに向いた機能です。相手の名前を選ぶだけで1対1の会話をすぐ始められ、複数人を追加すればグループチャットも作れます。プロジェクトの関係者だけ、部署内の数人だけといった限られた範囲に、必要な情報をピンポイントで届けられます。チャネルを使うほどではない、ちょっとした連絡や資料の共有を手軽に行いたいときに便利です。メンションで相手を指定すれば、大事な連絡を相手に気づいてもらいやすくなります。

迅速な確認や相談に活用する

チャットは、迅速な確認や相談に活用すると効果を発揮します。ひと言の質問や「合っていますか」といった短い確認を、会議を開かずにすぐ送れます。相手はスキマ時間に返信でき、電話のように相手の作業を止めずにやり取りできる点も利点です。絵文字やリアクションを使えば、「了解」の意思表示も一瞬で伝えられ、細かい返信の手間を減らせます。判断に迷ったときも、関係者にすぐ相談できるため、仕事を止めずに前へ進められます。急ぎの用件をスピーディーに片づけられるのが、チャット活用の強みです。

チャット履歴を検索して活用する

チャットは、過去のやり取りを検索して活用できるのも便利な点です。Teamsの画面上部にある検索バーにキーワードを入れると、関連する過去のメッセージをすばやく探し出せます。「共有された資料の場所」「決まった納期」といった情報も、会話を長くさかのぼらずに確認できるのが強みです。ファイル名や送信相手をもとに絞り込めば、必要な情報へ最短でたどり着けます。過去の連絡を記録として活かせるため、同じ質問の繰り返しや情報の探し直しを減らせます。情報が埋もれにくくなり、必要なときにすぐ取り出せるのも利点です。

Teamsで情報共有するにはチャネルをどう活用する？

Teamsのチャネルは、チーム全体への情報共有やテーマごとの整理に向いた機能です。投稿やファイルが1か所に蓄積されます。ここではチャネルの3つの使い方を解説します。

チーム全体へ情報を共有する

チャネルは、チームのメンバー全員へ一度にまとめて情報を共有するのに向いています。チャネルに投稿した内容はチームに参加している全員が見られるため、同じ情報を漏れなく行き渡らせられます。1人ずつ個別に連絡しなくても、周知事項やお知らせをまとめて伝えられるのが便利です。投稿はメンバーが自分のタイミングで確認でき、コメントやリアクションで反応も返せます。全員が同じ内容を共有することで、認識のズレや伝え忘れを防ぎ、チーム内の情報格差をなくしやすくなります。

テーマごとに情報を整理する

チャネルは、情報をテーマごとに分けて整理できるのも大きな利点です。1つのチームの中に「営業」「開発」「総務」など目的別のチャネルを作れるため、話題が混ざらずに管理できます。関係する話題だけを追えるので、自分に必要な情報だけを効率よく見つけやすいのも魅力です。すべての連絡が1か所に流れてくると大事な投稿が埋もれがちですが、チャネルで分ければ内容ごとに整理された状態を保てます。プロジェクト単位でチャネルを分ければ、進行中の案件の状況も把握しやすくなります。

投稿やファイルを蓄積する

チャネルは、投稿やファイルを蓄積して残せるのも便利な点です。チャネルでのやり取りは自動的に保存されるため、後から過去の投稿を順にたどって内容を振り返れます。共有したファイルはチャネル内の「ファイル」タブにまとまるので、必要な資料をすぐに探し出せるのも強みです。投稿やファイルを蓄積できるため、権限や保持ポリシーの範囲内で、チームの知識やノウハウを共有する場所として活用できます。

Teamsでファイル共有や共同編集を行うには？

Teamsでは、チャットやチャネルからファイルを共有し、そのまま共同編集まで行えるのが特徴です。やり取りから編集まで1か所で進められます。ここでは共有と共同編集の方法を解説します。

ファイルを共有する

ファイルの共有は、チャットやチャネルのメッセージ入力欄から簡単に行えます。メッセージ入力欄の下にあるクリップ（添付）のアイコンを選び、パソコンやOneDriveから共有したいファイルを選ぶだけです。ファイルをメッセージ欄にドラッグ＆ドロップして共有する方法もあります。チャットで共有したファイルはOneDrive、チャネルで共有したファイルはチームのSharePointに、自動で振り分けて保存されます。メンバーがいつでもファイルを開けるので、資料を送り直す手間もかからないのが便利な点です。

Microsoft 365で共同編集する

Teamsで共有したWordやExcelなどのファイルは、Microsoft 365の機能で複数人が同時に編集できます。共有ファイルをクリックすると、Teams上やブラウザ、デスクトップアプリでそのまま開いて作業を始められるのが特徴です。複数のメンバーが同じファイルを開いても、各メンバーの変更がリアルタイムに反映されます。ファイルを送り合ってバージョンが増える心配がなく、常に最新の1つを全員で編集できるのが強みです。変更は自動で保存されるため、上書きの失敗や保存のし忘れも防げます。

変更履歴を管理する

Teamsで共有したファイルは、変更履歴（バージョン履歴）から過去の状態を確認・復元できます。共同編集でファイルを上書きしても、いつ・誰が変更したかが自動で記録されるため、前の内容へ戻すことが可能です。履歴を見るには、ファイルの「…」（その他の操作）から「バージョン履歴」を開きます。一覧から見たいバージョンを選べば、内容の確認や、以前の状態への復元も手軽に行えるのが便利です。復元しても元のデータは消えないため、誤って上書きしたときも安心して元に戻せます。

Teamsの機能を使い分けて情報共有をスムーズにしよう

Teamsで情報共有するには、チャット・チャネル・ファイル共有を目的に合わせて使い分けるのが基本です。少人数の連絡はチャット、チーム全体への共有やテーマ整理はチャネルが向いています。ファイルは共有からそのまま共同編集でき、変更履歴も残せます。機能をうまく組み合わせて、社内の情報共有を効率化しましょう。

• 【監修】マネーフォワード Pay for Business

  法人カード（ビジネスカード）に関するお役立ち情報を提供します。
  法人カードならマネーフォワードの「マネーフォワード ビジネスカード」。初期費用・年会費無料で、スマホアプリからも申し込み可能。マネーフォワード クラウドとの連携で決済データをリアルタイムで確認できます。