• 作成日 : 2024年10月18日

点検表はペーパーレス化がおすすめ｜現場に導入するメリットを解説

点検業務は、建設現場や製造現場において設備や機器の安全性を確保するために欠かせません。点検結果を記録する点検表は、従来、紙やExcelで管理されてきましたが、入力ミスやデータ紛失などのリスクがありました。したがって、記録漏れの防止やデータ集計の効率化などのメリットがある、点検表のペーパーレス化が注目されています。

この記事では、点検表のペーパーレス化が現場にもたらす具体的なメリットについて詳しく解説します。

点検表とは

点検表とは、点検業務の結果を可視化するためのツールです。

そもそも点検業務とは、建設現場や製造現場などで設備・機器や現場に異常がないかを確認する業務です。具体的には、設備点検や安全点検を指します。

点検業務を行う際には、点検表に点検実施者や結果を記録します。

点検業務は工事の施工不良や建設機械の故障による事故などを未然に防ぐためにも重要な業務です。点検によって早期に異常を発見できれば、手直しや修理の工程を最小限に抑えられます。

紙やExcelの点検表を使い続けるデメリット

紙やExcelの点検表を使い続けるデメリットは、以下の通りです。

紙やExcelの点検表は、手書き・手入力で結果を記録するためヒューマンエラーが起こりやすくなります。

また、紙の点検表はデータ分析や過去の点検内容の抽出に時間がかかり、作業効率が悪くなります。さらに、点検承認の際は承認者に直接はんこを依頼しなければなりません。

点検作業におけるミスを減らして点検業務を効率化させるには、点検アプリなどを導入するのがおすすめです。

ペーパーレス化された点検表を導入するメリット

ペーパーレス点検システム導入により点検表を電子化すれば、業務の利便性を向上させることが可能です。ペーパーレス化・電子化された点検表を導入する際は、メリットをしっかりと理解した上で効果的に活用しましょう。

ここでは、点検表をペーパーレス化・電子化するメリットについて詳しく解説します。

記録漏れやミスを防ぎやすい

点検表を電子化することで、手書き作業がなくなりヒューマンエラーを大幅に減らせます。

紙の点検表は記入漏れや記入間違いが起きやすく、ミスに気づかないまま処理してしまうケースも少なくありません。

対して、電子化された点検表には点検項目における入力必須項目の登録機能があります。入力必須項目が空欄のままである場合、空欄箇所が強調表示されたり、提出できなかったりするため、記録漏れに気づかずに作業を終える心配がなくなります。

また、入力内容に誤りがあればアラートを通知させることも可能です。

さらに、手書き文字のクセによる読み間違いや、記入者ごとの書き込み内容のばらつきなどがなくなるのもメリットです。

点検表の紛失をなくせる

点検表を電子化すると点検履歴が自動的に蓄積されていくため、紛失などによりデータを確認できないといったトラブルを防げます。

紙の点検表は物理的な保管スペースが必要となるほか、盗難・紛失が起こる可能性もあります。また、適切に保管・管理していた場合でも、紙の劣化により文字が見にくくなることもあるでしょう。

電子化された点検表であれば盗難・紛失や劣化の心配がないため、必要な資料をいつでも閲覧できます。

点検データを手間なく集計できる

電子化された点検表は、点検結果を入力すると自動的にデータが集計されるのもメリットです。

紙の点検表を利用する場合、点検表に結果を記入後、改めて点検結果をデータ入力・分析しなければなりません。作業に時間がかかる上、入力ミスがあれば蓄積されるデータの正確性や妥当性に問題が生じます。

点検表の電子化によりデータ集計の手間を省けば、作業工数を大幅に削減しながら正確なデータを集計可能です。また、日々の点検記録が自動で蓄積されるため、専用ツールを利用することで簡単にデータ推移を確認できます。

タブレットやスマホに資料や書類を集約できる

点検アプリなどを利用して点検表を電子化すれば、パソコンはもちろんスマホやタブレットでも点検表を運用することが可能です。

紙の点検表を利用する場合、点検に必要な資料や手順書、写真データなどを点検用にファイリングして持ち歩かなければなりません。点検表のペーパーレス化によってスマホ・タブレットでの運用を導入すれば、必要な資料を端末内に集約できます。

スマホやタブレットは普段から使い慣れている端末をそのまま使用できるため、操作や取り扱いに困る心配もありません。

現場の対応スピードが上がる

電子化された点検表はアプリ・システムにリアルタイムで点検状況データが反映されることから、現場の対応スピードを上げて業務を効率的に進められます。

紙の点検表は点検者が承認サインを依頼しにいかなければならず、承認者が席を外しているとその後の業務が滞るケースもあります。しかし、電子化された点検表であれば、承認者は自身の端末から結果を確認して承認することが可能です。

点検結果に問題があるなどのトラブル発生時にもすぐにデータが共有されるため、現場の対応スピードが上がり、被害を最小限に抑えられます。

点検表のペーパーレス化で業務を効率化しよう

点検表をペーパーレス化すれば、記録漏れや入力ミスを防ぎやすく、点検データの紛失リスクも軽減されます。スマホやタブレットを持ち歩いて点検表アプリなどで点検をすれば、必要な資料を紙で持ち歩く手間もなくなり、紙資料の保管コストも削減可能です。さらに、リアルタイムでデータが共有されるため、問題が発生したときでも即座に対応策を講じられます。

作業効率の向上だけでなく、安全性の強化やコスト削減にもつながるため、業務改善にあたっては点検表のペーパーレス化を進めるのがおすすめです。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。