作成日 : 2024年10月18日

作業指示書のペーパーレス化のメリットと手順・注意点を解説

近年、業務効率改善やコスト削減、オフィスの省スペース化、セキュリティ強化といったメリットのために書類のペーパーレス化に取り組む企業が増えています。製造業や建築業など、作業指示書を必要とする現場においても注目されていますが、人材不足、資金不足などの理由からあまりペーパーレス化が進んでいないのが実情です。

出典：総務省「我が国におけるデジタル化の取組状況」

出典：総務省「デジタル・トランスフォーメーション（DX）」

当記事では、作業指示書のペーパーレス化のメリットや手順、注意点などを解説します。ペーパーレス化を検討している製造業に関わる責任者の方は、ぜひお役立てください。

作業指示書をペーパーレス化するメリット
作業指示書をペーパーレス化する際の手順
作業指示書をペーパーレス化する際の注意点
作業指示書のペーパーレス化で作業の効率化を図ろう

作業指示書をペーパーレス化するメリット

作業指示書とは、作業の手順や安全事項などを、作業員に分かりやすく伝えるための書類です。作業指示書は紙媒体で作成するケースもあるものの、最近ではさまざまな業種で電子化が進んでいます。

作業指示書のペーパーレス化には、以下で紹介する4つのメリットがあります。

作業の効率化が図れる

ペーパーレス化した作業手順書は検索が容易であり、書類探しの手間がかかりません。また、クラウド経由でスピーディーに情報共有でき、作業の実施や意思決定を迅速に行える点がメリットです。作業指示書の共有が容易であれば、作業の属人化を防ぐことにもつながり、作業全体の品質向上が期待できるでしょう。

さらに、作業指示書をペーパーレス化しておけば、急な業務変更などがあった場合でも、すぐに修正・共有を行うことが可能です。以上のような複数の理由から、作業指示書のペーパーレス化は作業効率向上につながります。

印刷コストを削減できる

作業指示書をペーパーレス化すれば、印刷代などのコストを削減できる点もメリットです。作業指示書が紙媒体だった場合、印刷・共有するたびに用紙代やインク代といったコストがかかります。作業指示書に抜け漏れがあった場合や修正が必要になった際には印刷し直さなければならず、費用はさらにかさむでしょう。

一方、作業指示書がペーパーレス化されていれば、共有するために印刷する必要がなくなり、用紙代やインク代などのコストカットができます。また、書類を紙保管する必要がなくなり、保管スペースの削減につながる点もメリットの1つです。

書類紛失リスクを軽減できる

作業指示書を紙で管理した場合、従業員の持ち出しによる紛失のリスクがあります。どの書類がどこで管理されているのかを把握しきれないケースや、劣化によって書類自体が破損することもあるでしょう。

一方、ペーパーレス化した作業指示書はフォルダごとに簡単に整理でき、紛失のリスクを軽減できる点がメリットです。書類自体が劣化することもなく、定期的にバックアップを取っておけば破損の心配もなくなります。

外国人従業員用の作業指示書を容易に用意できる

作業を行う人員の中に外国人従業員がいる場合、日本語で作られた作業指示書を別の言語に翻訳する必要が出てきます。外国人従業員によって母国語が異なるケースもあるでしょう。

しかし、ペーパーレス化した作業指示書であれば、翻訳版も用意しやすくなる点が大きなメリットです。使用するツールやアプリによっては多言語に対応しており、従業員側で設定を行うだけで翻訳版の作業指示書を確認できる場合もあります。

作業指示書をペーパーレス化する際の手順

作業指示書のペーパーレス化は、以下の手順を参考に進めるとよいでしょう。

1	従業員への周知とリテラシー教育を行う
現在の仕事の進め方が紙ベースの場合、いきなりペーパーレス化を行うと従業員に強い抵抗感を与える恐れがあります。そのため、まずは従業員にペーパーレス化の周知を行うことが大切です。周知の際には、ペーパーレス化の実施目的と効果をしっかりと説明し、必要性を理解してもらうことが重要になります。また、各従業員に合わせたITリテラシー教育を行い、ペーパーレス化を実施した後に考えられる懸念点を1つでも多く解消しておくとよいでしょう。
2	利用するシステムの選定と導入コストの確認を行う
作業指示書のペーパーレス化に際しては、どのようなシステムを選択するのか、システム導入のコストや維持費はどの程度なのかを前もって調査することも重要です。複数の業者から相見積もりを取り、コストやサービス内容などを比較検討することをおすすめします。
3	新しい業務手順や使い方の研修を行う
作業指示書のペーパーレス化では業務効率の向上が期待できるものの、システムを導入したばかりの頃は従業員が操作に慣れず、作業スピードが落ちることが考えられます。そのため、従業員に対して新しい業務手順や使用方法の研修を行い、全員がスムーズに新システムを使いこなせるよう教育することが大切です。

作業指示書をペーパーレス化する際の注意点

作業指示書のペーパーレス化にはさまざまなメリットがある一方、紙媒体ならではの強みが失われる点に注意しなければなりません。書類を部分的に訂正したり、色を塗ったりといった書き込みの自由度は、現状では紙媒体のほうが高いと言えます。加えて、タブレットなどの画面のサイズによっては、一覧性が低くなるケースもあるため注意が必要です。

また、ITツールを導入しただけでは課題が解決しない可能性もあります。ペーパーレス化を行う際には、ペーパーレス化によって解決したい課題やペーパーレス化の目的を洗い出し、最適なシステムを選ぶことが大切です。また、使用するツールも、ペーパーレス化の目的や必要な機能を考慮しながら選ぶとよいでしょう。