• 更新日 : 2026年1月28日

【テンプレート付】従業員の退職手続きは？必要な書類やよくあるトラブルも解説

PDFダウンロード

記事をダウンロードする

従業員が退職する際、会社は社会保険や雇用保険の資格喪失、住民税の切り替えなど、法律で期限が定められた複雑な手続きを速やかに行う必要があります。対応が遅れると、退職者の転職先や失業給付の受給に支障が出るだけでなく、会社が法的リスクを負う可能性もあります。

本記事では、労務担当者に向けて、退職手続きの全体像から具体的な期限、回収・提出すべき必要書類までを網羅的に解説します。ミスなくスムーズに進めるための実務ガイドとしてご活用ください。

退職者 会社の対応チェックリスト

「退職者に渡す書類」「退職者」などで検索された方向けに、無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードしてご活用ください。

無料でダウンロードする

従業員の退職手続きの全体的な流れとは？

退職手続きにおいて最も重要なのは、法律で定められた期限（5日以内、10日以内など）を遵守することです。会社側の手続きが完了しなければ、従業員は次のステップ（保険加入や失業給付申請）に進むことができません。まずは手続きの全体像を時系列で把握しましょう。

退職決定から手続き完了までのスケジュール

会社が行うべき手続きは、退職日を境に「事前準備」と「事後処理」に分かれます。特に退職後の手続きは期限が厳格であるため、以下のスケジュールに沿って計画的に進める必要があります。

【退職手続きカレンダー】

会社の手続きと従業員の手続きの連携

退職手続きは会社だけで完結するものではなく、会社のアクションと従業員のアクションが鎖のように繋がっています。

具体的には、「会社が手続きを終えて書類を発行する」まで、従業員は「役所での手続き」を開始できません。

つまり、会社の手続きが遅れると、従業員が一時的に無保険状態になったり、失業給付の受給が遅れたりするリスクが生じます。この「連動性」を意識して進めることが大切です。

【退職前】従業員の在籍中に会社が行う手続きは？

従業員の退職手続きは、退職日当日だけでなく、在籍中からの準備が重要です。退職日が決まってから最終出勤日を迎えるまでに、会社は「退職日の確定」「貸与物の回収」、そして「退職後の手続きに関する事前案内」を行う必要があります。これらを在籍中に済ませておくことで、退職後のトラブルを防げます。

退職届の受理と退職日の確定

まずは従業員から退職の意向を確認し、正式な退職日を決定します。就業規則に基づき退職届（退職願）を提出してもらい、退職理由を明確にすることが退職手続きの第一歩です。

特に退職理由が「自己都合」か「会社都合」かは、後の失業給付に大きく影響するため、必ず双方合意の上で書面に残す必要があります。この際、口頭確認だけでなく「退職届受理通知書」を会社から本人へ交付すると効果的です。合意内容を書面化しておくことで、後から「解雇だと言われた」「退職日が違う」といったトラブルを未然に防げます。

なお、民法上は退職申し入れから2週間で雇用契約が終了するとされていますが、実務上の退職手続きでは就業規則（例：1ヶ月前に申し出ること）に沿って円満に進めるのが一般的です。

貸与物の回収とデータ・アカウント管理

従業員の退職時には、物理的な貸与物の回収はもちろん、セキュリティリスク管理としてデジタル資産やアカウント権限の停止も非常に重要です。最終出勤日までに以下のリストに基づき、漏れなく回収・削除を行ってください。

退職者への案内（住民税・社会保険の切替）

従業員は退職後の生活や手続きに不安を感じていることが多いため、退職手続きの一環として、会社から在籍中に今後の流れを案内しておくと親切です。特に以下の2点は質問が多いため、事前に説明しておきましょう。

【退職後】会社が行う従業員の退職手続きは？

退職日の翌日以降、会社は従業員の退職手続きとして、社会保険や雇用保険の資格喪失、および税金の処理を行います。

これらの手続きには法律上の厳格な期限があり、遅れると罰則や助成金の不支給などのリスクがあるため、優先的に対応してください。

社会保険（健康保険・厚生年金）の資格喪失手続き

社会保険（健康保険と厚生年金）の退職手続きは、退職日の翌日から「5日以内」に行う必要があります。

具体的には「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を作成し、回収した本人および被扶養者分すべての健康保険証（資格確認書）を添付して、管轄の年金事務所または事務センターへ提出します。

資格喪失の手続き後、健康保険資格喪失証明書を発行します。この手続きが遅れると、退職した従業員が国民健康保険へスムーズに加入できず、クレームにつながるため注意が必要です。

【重要】退職日によって「最後の社会保険料」の徴収月が変わる

社会保険料は「資格喪失日が属する月の前月分まで」を支払うルールがあります。資格喪失日は「退職日の翌日」となるため、退職日によって給与から天引きする保険料が異なります。

誤って徴収すると後日返金手続き等の手間が発生するため、退職日と徴収月の関係を必ず確認してください。

雇用保険の手続きと離職票の発行

雇用保険の退職手続きは、退職日の翌々日から「10日以内」に行う必要があります。

「雇用保険被保険者資格喪失届」に加え、従業員が離職票の発行を希望する場合には「雇用保険被保険者離職証明書（離職票）」を作成し、管轄のハローワークへ提出します。 なお、退職者が59歳以上の場合は、本人の希望に関わらず離職票の交付が法令で義務付けられています。本人が「いらない」と言った場合でも必ず作成し、交付してください。

雇用保険法では、これらの届出が遅れた場合や虚偽の記載をした場合に「6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金」という罰則規定があります。また、離職票がないと失業給付の手続きが開始できないため、従業員の退職手続きの中でも特に生活資金に直結する重要なプロセスです。

住民税（特別徴収）の切り替え手続き

退職手続きにおける住民税の扱いは、従業員が退職する月によって徴収方法のルールが異なります。以下の表を参考に、退職時期に応じた手続きを「給与所得者異動届出書」にて市区町村へ届け出てください。

源泉徴収票の発行と送付

従業員への退職手続きの締めくくりとして、最後の給与支払額が確定した後、退職日から1ヶ月以内に「源泉徴収票」を発行し、本人へ交付します。

退職した年の年末調整は会社では行わないため、退職者はこの源泉徴収票を使って自分で確定申告を行うか、転職先で年末調整を受けることになります。退職金が支給される場合は、通常の給与とは別に「退職所得の源泉徴収票」の発行も必要となる点を忘れないようにしましょう。

従業員の退職手続きに必要な書類チェックリスト

退職手続きに必要な書類は多岐にわたります。漏れを防ぐため、「従業員から回収するもの」「役所へ提出するもの」「手続き完了後に従業員へ渡すもの」の3つの視点で整理したチェックリストを活用してください。

1. 会社が従業員から回収するもの

これらは最終出勤日までに回収を完了させます。

2. 会社が作成し役所へ提出するもの

期限内（社保5日、雇保10日）に提出します。

3. 手続き完了後に従業員へ送付・渡すもの

役所手続き完了後、速やかに（退職後2週間程度を目処に）従業員へ送付します。それぞれ従業員側の手続きで必要となる重要な書類です。

退職届 受理通知のテンプレート（無料）

以下より無料のテンプレートをダウンロードしていただけますので、ご活用ください。

▶️退職届 受理通知（エクセル）の無料テンプレート・ひな形⇒

▶️退職届 受理通知（ワード）の無料テンプレート・ひな形⇒

従業員の退職手続きで発生しやすいトラブルと例外的な対応は？

従業員の退職手続きは、個別の事情によって対応が異なるケースや、予期せぬトラブルが発生することがあります。ここでは実務担当者が迷いやすい例外的なケースと、その対処法について解説します。

届出期限（5日・10日）を過ぎてしまった場合の対処法

万が一、社会保険（5日以内）や雇用保険（10日以内）の提出期限を過ぎてしまった場合でも、届出自体は受け付けられますので、気づいた時点で速やかに手続きを行ってください。

退職者の失業給付にも関係する手続きであるため、トラブルに発展する恐れもあります。提出期限を遵守し、速やかな手続きを心がけましょう。

パート・アルバイト従業員の退職手続きと加入条件

「パートやアルバイトの従業員にも退職手続きは必要なのか」という点はよくある疑問ですが、これは雇用形態ではなく「保険の加入状況」によって判断します。

社会保険（週20時間以上等の要件を満たす場合）や雇用保険に加入していた従業員であれば、正社員と全く同じ資格喪失手続きが必要です。一方、これらの保険に未加入で働いていた従業員の場合は、役所への届出は不要となり、最終給与の計算と源泉徴収票の発行のみを行います。

退職者と連絡が取れない・行方不明の場合の対応

無断欠勤が続き、本人と連絡が取れないまま退職手続きを進めなければならないケースでは、慎重な対応が求められます。

即座に退職処理をすると不当解雇などのトラブルになるリスクがあるため、まずは就業規則の「退職とみなす」規定（例：無断欠勤が14日以上続いた場合は退職とする、等）を確認し、その要件を満たした時点で処理を進めます。離職票や源泉徴収票などの重要書類は、会社が把握している最後の住所へ「特定記録郵便」などで送付し、送付した事実を記録として残しておくことがリスク管理として重要です。

離職票の発行希望が事後的に変更された場合

退職時には「離職票は不要（転職先が決まっている等の理由）」と言っていた従業員から、後日「やっぱり失業保険をもらいたいので離職票が欲しい」と依頼されるケースがあります。

雇用保険法上、退職時に希望しなかった場合でも、退職者はいつでも離職票の発行を請求する権利を持っています。会社は請求があった時点で速やかに「雇用保険被保険者離職証明書」を作成し、ハローワークで手続きを行って離職票を交付しなければなりません。こうした二度手間を防ぐために、迷っている従業員にはとりあえず発行しておくのも一つの手です。

外国人従業員が退職する場合の追加手続き

退職する従業員が外国籍（「外交」「公用」等の在留資格を除く）である場合は、通常の退職手続きに加えて「外国人雇用状況の届出」が必要です。

退職の翌々日から10日以内（雇用保険の被保険者でない場合は、離職日の翌月末日まで）に、ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」を提出します。この届出を怠ると指導や勧告の対象となるため、忘れずに対応してください。なお、退職者が雇用保険加入者の場合には、資格喪失届の提出をもって、この届出を行ったこととなります。

退職手続き書類の保存期間と管理

退職手続きが完了した後も、会社は関連書類を法律で定められた期間保存する義務があります。後々の労務トラブルや助成金申請で必要になることがあるため、適切に保管してください。

期限とリスクを正しく把握し、従業員の退職手続きを円滑に

従業員の退職手続きは、社会保険や雇用保険、所得税・住民税など多岐にわたる分野で、それぞれ法律に基づいた厳格な期限が設けられています。会社側の手続きに遅滞やミスが生じると、退職者が失業給付を受け取れないといった生活上の不利益を被るだけでなく、法的な罰則や助成金の不支給といった企業側のリスクにも直結します。

退職日が決まった段階で全体スケジュールを把握し、デジタル資産の回収や保険料の徴収ルールを含めた事前準備を整えておくことが、トラブルを防ぐ最大のポイントです。本記事で解説したチェックリストや無料テンプレートを実務で活用し、会社と従業員の双方が安心できるミスのない手続きを進めていきましょう。

PDFダウンロード

記事をダウンロードする

よくある質問

従業員の退職が決まったら、人事労務担当者は何をすればよいですか？

各種書類を発行する、または退職者から提出してもらい、期限内に退職者または年金事務所などの機関へ提出します。詳しくはこちらをご覧ください。

退職手続きに必要な書類を教えてください

源泉徴収票のほか、退職証明書や離職証明書などの書類が必要です。 詳しくはこちらをご覧ください。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。