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  • 作成日 : 2025年6月24日

個別契約書の保管期間は何年？法律上の根拠と効率的な保管方法

企業間の取引において、継続的な取引を行う際にはまず「基本契約書」を締結し、個々の具体的な発注内容については「個別契約書」で取り決める、というケースが多く見られます。日々の業務で発生する注文書や注文請書なども、この個別契約書の一種と捉えることができます。

これらの個別契約書は、具体的な取引内容を示す重要な証拠書類ですが、その管理、特に「いつまで保管すべきか」という点で悩む担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「個別契約書って、法律で保管期間が決まっているの？」 「基本契約書と同じ期間保管すればいい？」 「効率的な保管方法や、廃棄する際の注意点は？」

この記事では、個別契約の基本的な考え方から、法律に基づく保管期間、実務上の推奨期間、そして適切な保管・廃棄方法まで分かりやすく解説します。

個別契約（個別契約書）とは？

まず、「個別契約」および「個別契約書」がどのようなものか、基本契約との関係性から整理しましょう。

基本契約との関係性

継続的な取引を行う場合、最初に取引全体の基本的なルール（品質基準、支払い条件、秘密保持、損害賠償など）を定めた基本契約書を締結することが一般的です。

そして、個々の具体的な取引（例：特定の商品を、いつまでに、いくつ、いくらで納品するか）が発生する都度、その詳細な条件を定めたものが個別契約であり、それを書面化したものが個別契約書です。

つまり、以下のような関係になります。

  • 基本契約書: 取引全体の共通ルールブック
  • 個別契約書: 個々の取引の具体的な仕様書・注文書

基本契約書でカバーされていない事項や、基本契約とは異なる条件で合意した事項が個別契約書に記載されることもあります。両者は一体となって、特定の取引における当事者間の権利義務を明確にします。

個別契約書の種類

個別契約書には、特定の名称がついているわけではありませんが、実務上、以下のような書類が個別契約書としての役割を果たすことが多くあります。

  • 注文書（発注書） と 注文請書（受注書） のセット
  • 個別の取引に関する 覚書
  • 仕様書、納品書、検収書など（契約内容によってはこれらも契約の一部を構成する証憑となる）

特に、注文書（申込）と注文請書（承諾）のやり取りによって、基本契約に基づいた個別の売買契約等が成立します。これらは取引の都度発生するため、数が多くなりがちです。

個別契約書の重要性

個別契約書は、具体的な取引内容（商品、数量、金額、納期、納品場所など）を証明する直接的な証拠となります。そのため、以下のような点で重要です。

  • 請求・支払いの根拠となる
  • 納品内容や検収の基準となる
  • 万が一、取引に関して紛争が発生した場合の重要な証拠となる

したがって、適切に管理・保管することが不可欠です。

個別契約書の保管期間

では、個別契約書は具体的にどのくらいの期間保管する必要があるのでしょうか？結論から言うと、推奨する保管期間としては「10年間」です。

なぜ10年間かと言うと、これにはいくつかの法律と実務上の観点が関わってきます。ここではその理由を詳しく解説します。

関連する法律①：会社法

会社法では、株式会社に対して「事業に関する重要な資料」を本店または支店にて10年間保存することを義務付けています（会社法第432条、第435条4項、第508条3項など）。

個別契約書も、取引の具体的な内容を示す証憑であり、特に取引金額が大きいものや、事業の根幹に関わるようなものは、この「事業に関する重要な資料」に該当する可能性が高いと考えられます。

  • 保管期間: 10年間
  • 起算点: 作成された事業年度の終了後から

関連する法律②：法人税法

法人税法では、法人の納税義務に関連して、帳簿書類の保存を義務付けています。具体的には、「取引に関して、相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類」及び「自己の作成したこれらの書類で、その写しのあるものはその写し」について、原則として7年間の保存が必要です（法人税法施行規則第59条）。

個別契約書（注文書・注文請書など）は、まさにこの「取引に関する書類」に該当します。

  • 保管期間: 原則7年間
  • 起算点: その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から
  • 例外: 青色申告法人で欠損金（赤字）が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金が生じた場合は、10年間の保管が必要です。

消滅時効

法律上の保管義務とは別に、実務上考慮すべきなのが「消滅時効」です。契約に基づく権利（例：代金請求権、損害賠償請求権など）は、一定期間行使しないと時効によって消滅します。

2020年4月施行の改正民法により、権利を行使できることを知った時から5年間、または権利を行使できる時から10年間で時効にかかるのが原則となりました（民法第166条）。

もし取引に関して将来紛争が発生した場合、契約書は自社の権利を主張したり、相手方の主張に反論したりするための重要な証拠となります。時効期間が経過するまでは、紛争が発生する可能性がゼロではないため、証拠保全の観点から、少なくとも10年間は契約書を保管しておくことが望ましいと言えます。

推奨される保管期間

上記を総合的に考えると、以下のようになります。

  • 会社法: 10年間の保管を要求する可能性がある。
  • 法人税法: 原則7年間だが、欠損金がある場合は10年間。
  • 消滅時効（実務）: 紛争に備え、10年間は保管することが望ましい。

これらの点を踏まえ、個別契約書の保管期間としては、法律上の最長期間であり、かつ時効期間もカバーできる「10年間」を基準として社内ルールを定めることを強く推奨します。起算点は、混乱を避けるため、法人税法の起算点（事業年度の確定申告提出期限の翌日）か、より安全を見て会社法に合わせて事業年度末からカウントするか、あるいは取引が完了した日からカウントするかなどを社内で統一するとよいでしょう。

個別契約書の適切な保管方法

推奨される10年間という長期間、個別契約書を適切に保管するための方法を見ていきましょう。

紙媒体での保管ポイント

  • 保管場所: 施錠可能なキャビネットや書庫など、セキュリティが確保された場所に保管します。
  • ファイリング: 取引先別、案件別、日付順など、後で検索しやすい体系的なファイリングルールを定めます。基本契約書と個別契約書を紐づけて管理できると、取引の全体像が把握しやすくなります（例：基本契約書ごとにファイルを分け、その中に個別契約書を時系列で綴じる、など）。
  • 管理台帳: 契約書の管理台帳（Excelなどでも可）を作成し、契約件名、取引先、契約日、保管場所、保管期間満了日などを記録しておくと、管理が格段に楽になります。
  • アクセス制限: 閲覧・持ち出し権限者を限定し、不正利用や紛失を防ぎます。
  • 保存環境: 書類の劣化を防ぐため、湿気や直射日光を避け、必要に応じて防火・防水対策も検討します。

電子データでの保管（電子帳簿保存法）

近年は、ペーパーレス化の流れの中で、契約書を電子データで保管する企業が増えています。「電子帳簿保存法」の要件を満たすことで、個別契約書（注文書・注文請書などを含む）の電子保管が法的に認められています。

個別契約書の電子保管とは？

では、電子保管とはどのようなものなのでしょうか？電子保管のメリットや注意点など、電子保管について解説します。

電子保管のメリット

  • 省スペース: 物理的な保管スペースが不要になります。
  • 検索性: ファイル名、日付、取引先名、金額などで瞬時に検索でき、必要な情報をすぐに見つけられます。
  • 業務効率化: 書類の検索、共有、管理の手間が大幅に削減されます。
  • 劣化・紛失リスク低減: 物理的な劣化がなく、適切なバックアップにより紛失や災害時のリスクも低減できます。
  • リモートアクセス: 権限があれば、オフィス外からでも契約情報を確認できます（セキュリティ対策が前提）。

電子保管の要件と注意点

電子帳簿保存法に基づき電子保管を行う場合、主に以下の要件を満たす必要があります（詳細は国税庁の資料等をご確認ください）。

  • 真実性の確保: データが改ざんされていないことを担保する措置（タイムスタンプ付与、訂正削除履歴の保存、または不正な訂正削除を防止する事務処理規程の整備など）。
  • 可視性の確保: 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、速やかに出力・表示できるようにしておくこと。
  • 検索機能の確保: 「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定できること。

注意点:

  • システム選定: 法的要件を満たし、セキュリティが強固で、自社の運用に合ったシステムを選びます。
  • セキュリティ: アクセス権限管理、不正アクセス防止、ウイルス対策、データのバックアップなどを徹底します。
  • 運用ルールの整備: 電子データの命名規則、保存形式、検索方法、バックアップ体制、廃棄ルールなどを明確に定めます。
  • 電子署名・タイムスタンプ: 電子契約として締結した場合は、その有効性を担保する措置（電子署名、タイムスタンプなど）も含めて適切に管理する必要があります。

個別契約書の保管期間が過ぎたら

紙媒体であれ電子データであれ、定めた保管期間（推奨10年）が満了した個別契約書は、速やかに、かつ安全に廃棄・削除することが重要です。

  • 紙媒体: シュレッダー処理、溶解処理など、復元不可能な方法で廃棄します。
  • 電子データ: データが復元できないように完全に削除します。

不要になった契約書を保管し続けることは、情報漏洩のリスクを高め、管理コストも無駄にかかるため、定期的な見直しと廃棄（削除）のプロセスを確立しましょう。

個別契約書の特性を理解し、きちんと保管・管理しましょう

個別契約書は、日々の取引内容を具体的に示す重要な証憑です。その保管期間については、会社法（10年）、法人税法（原則7年、例外10年）、そして民法の消滅時効（10年）を考慮し、実務上は「10年間」保管することを推奨します。

保管にあたっては、紙媒体・電子媒体いずれの場合も、セキュリティを確保し、後日容易に検索・参照できるよう体系的に整理することが重要です。特に電子保管は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要がありますが、業務効率化や省スペース化に大きく貢献します。

保管期間が満了した書類は、情報漏洩リスクや管理コストの観点から、安全かつ確実に廃棄（削除）するプロセスも確立しましょう。適切な契約書管理は、コンプライアンス遵守だけでなく、リスク管理と業務効率化の基盤となります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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