• 更新日 : 2024年12月24日

無料で使えるグループウェアを徹底比較！

グループウェアは社内のコミュニケーションや情報共有、業務効率の課題解決におすすめのソフトウェアです。無料で使えるものも多く、コストをかけずによりよい労働環境を実現できます。本記事では、グループウェアのメリットや注意点を解説します。無料のグループウェアの比較・紹介もしているので、選定時の参考にしてみてください。

グループウェアとは？

グループウェアとは、社内コミュニケーションや業務効率の向上に役立つ機能が複数組み込まれたソフトウェアです。

具体的には、以下のような機能が主に組み込まれています。

これらの機能を別々のソフトウェアを立ち上げて行うと、手間がかかります。グループウェアならすべての機能を同じソフトウェアで実行できるので、業務の効率化が可能です。

無料のグループウェアを導入するメリットは？

グループウェアのなかには、無料のものもあります。無料のグループウェアを導入するメリットは、次の3つです。

素早く情報共有できる

グループウェアを活用すれば、社内の情報共有スピードが速くなります。

たとえば、5人で進めているプロジェクトがあり、定期的に会議を開いている場合を考えてみましょう。

会議の日時を決めたいとき、グループウェアがない場合は、まずスケジュール管理ツールを開いてそれぞれの予定を確認し、次にメーラーを開いて5人全員のアドレスを入力します。会議後に各タスクの進捗を知りたい場合は、再度メーラーを開いて一人ひとりに連絡を取らなければいけません。

一方、グループウェアを使う場合は、スケジュールの調整から日時の決定連絡まで同一のツールで行えるため、スムーズに連絡を取り合えます。プロジェクトメンバー専用のチャットを作成すれば、メールで連絡するときのように一つひとつアドレスを入力する手間もありません。タスクの進捗もグループウェア上で可視化可能です。

グループウェアを開くだけで多様な情報を共有でき、共有スピードもアップできます。

リモートワークに対応しやすくなる

グループウェアを使えば、リモートワークへの対応も容易になります。

リモートワークでは社員同士のコミュニケーションが取りにくく、またそれぞれの状況がわかりにくいため、トラブルのフォローが遅れたり、キャパオーバーの社員に気づけなかったりすることがあります。

グループウェアなら、社内SNSや掲示板、チャット機能などを使うことで出社時と同等の密なコミュニケーションが可能です。スケジュール管理やタスク管理もグループウェアでできるため、誰がいつ何をしているのかも把握できます。

リモートワーク時のコミュニケーション不足を解消できるので、これからリモートワークへの対応を考えている企業の大きな助けとなるでしょう。

業務を効率化できる

グループウェアを使えば、以下のような事務作業の効率化も可能です。

書類を印刷して提出したり、会議室の様子を見たりしなくてもグループウェア上で行えるため、業務の効率をアップさせられます。タスクの進捗を見れば遅れている業務の把握もでき、迅速なフォローや品質の維持が可能です。

無料のグループウェアを徹底比較！

代表的な無料のグループウェアには、以下があります。

それぞれの特徴を比較しながら解説します。

R-GROUP

R-GROUPはクラウド型のグループウェアを提供しています。インストール不要で利用できるため、出先で自分以外のパソコンを使う場合でも問題なく利用可能です。日本国内では2,000社以上に導入されており、実績のあるサービスです。

※2024年2月7日時点

GroupSession

GroupSessionは、直感的な操作がしやすいグループウェアです。株式会社DMM.comラボや新潟大学などでも活用されています。基本的に無料で利用できますが、スマートフォンから使いたい場合や、トラブル対応・相談サポートを希望する場合は、オプションへの加入が必要です。

※2024年2月7日時点

GRIDYグループウェア

GRIDYグループウェアは、社内だけでなく社外との情報共有もできるグループウェアです。高いセキュリティ環境を維持しながら、社内外と簡単にさまざまなやり取りができます。無料で使える機能が多数あり、幅広い業務に活用できます。

※2024年2月7日時点

Lark

Larkは小売や飲食、宿泊などの業界でも利用されています。STARTERプランなら無料で利用可能です。利用者が51人以上の場合や高度なセキュリティ対策が欲しい場合は、有料プランのPRO（1,420円/1ユーザー）や、ENTERPRISE（料金要問い合わせ）への申し込みが必要です。

※PROプランはユーザー数500人まで

※ENTERPRISEはユーザー数無制限

※2024年2月7日時点

サークルスクエア

サークルスクエアは、スポーツチームやPTAなどでよく利用されているグループウェアです。コミュニティ運営に便利なスケジュール共有や掲示板、アンケート機能などが利用できます。ほかのグループウェアと比べてカジュアルなシーンに向いており、社員同士のコミュニケーションを活発にしたい場合におすすめです。

※2024年2月7日時点

Stock

Stockは、社内の情報管理に優れたグループウェアです。ノートを利用して多様な情報を共有でき、チャットツールのように情報が流れていったり、話題が入り乱れたりしません。タスク管理やメッセージも使えるほか、SlackやChatworkとの連携も可能です。

※2024年2月7日時点

無料のグループウェアを比較するポイントは？

無料のグループウェアを比較する際は、次の4つのポイントに着目しましょう。

目的・用途に応じた使い方ができるか

グループウェアを選ぶ前に、導入目的・用途を明確にしましょう。

各グループウェアによって、含まれている機能や設定可能な範囲に違いがあります。目的にそぐわないグループウェアを導入してしまうと使いにくく、かえって業務の妨げとなってしまうでしょう。

まずは社内の課題を確認し、その解決策として最適なグループウェアを選ぶようにしてください。

機能が充実しているか

各グループウェアの機能の特徴も比較しましょう。社内の状況により、以下のような機能があると便利です。

出先でグループウェアを使う社員が多い場合は、スマホやタブレット用のアプリがあるものがおすすめです。すでに使用している会計ソフトや文書管理システムなどがある場合は、使用しているものと連携できるグループウェアだとスムーズに導入できます。

社内の状況を把握し、社員の働き方に合うグループウェアを選びましょう。

操作性に問題はないか

グループウェアは、誰にとっても使いやすいことが重要です。操作が難しいと、かえって業務が複雑になってしまいます。

とくにデスクワークに慣れておらずパソコンでの作業が苦手な社員が多い場合は、シンプルでわかりやすいグループウェアが必要です。

画面の見やすさや直感的な操作のしやすさを比較し、どのグループウェアがもっとも操作しやすいか選定しましょう。

セキュリティ対策ができているか

グループウェアでは大量の情報を扱うため、セキュリティ対策も重視してください。

サイバー攻撃に合うと情報漏えいやデータ消失などが起こります。顧客情報が流出した場合、裁判に発展する恐れもあります。

暗号化やアクセス制限など、基本的なセキュリティ対策がされているグループウェアを選びましょう。

無料のグループウェアを導入するときの注意点は？

無料のグループウェアを導入するときは、次の点に注意しましょう。

機能・容量に制限がある

グループウェアには多様な機能が含まれていますが、各機能の性能や容量が不十分なことがあります。

たとえば、経費精算においてシンプルな承認ルートしか設定できず、複雑な承認ルートの場合に業務がなかなか遂行できないことがあります。また、保管できるファイルの大きさが決められており、場合によっては使用しないファイルの選定・削除が必要です。

業務によってはフローの見直しや、グループウェアで行う内容の制限が発生する可能性に注意しましょう。

サポートが充実していないことがある

グループウェアの導入自体はできても、サポートが不十分なために運用ができないケースがある点に注意しましょう。

グループウェアのインストールや社員への周知自体はできても、実際運用したときにトラブルや不明点が発生することがあります。グループウェアの運営会社側からサポートが得られない場合、トラブルの解決に多大な労力を要するばかりか、結局解決できずグループウェアを業務に活用できないこともあるでしょう。

スムーズに導入から運用までできるよう、運営会社のサポートの有無も事前にチェックしてください。

詳細なセキュリティ機能がない場合がある

無料のグループウェアの場合、セキュリティ機能が不十分なことがあります。IP制限や高度なユーザー権限管理を行いたい場合は、サービスによって有料プランへの加入が必要です。

高度なセキュリティ機能を求める場合は、有料版の利用を検討しましょう。

無料のグループウェアを導入すれば最小限のコストで業務を効率化できる

グループウェアを使えば、情報共有やリモートワーク時のコミュニケーションが容易になり、業務の円滑性や効率性の向上につながります。無料のグループウェアは複数のサービスがあるので、導入の目的・用途に合っているか、必要な機能が充実しているかなどを比較して選びましょう。

社員の意見も集めながら、社内の課題を整理して最適なグループウェアを探し

• 監修：佐矢りん

  フリーランスのライター・通訳・翻訳家。広告代理店出身。スタートアップの会社で社内資料が乏しかったため、請求書のテンプレートやその他経理関係資料の作成を担当する。新しい支社の立ち上げにもかかわり、全支社共通業務のマニュアルや引継ぎ書のテンプレート作成などを担当。社内の状況に応じて営業やライターなども兼任しながら、社内全体のコミュニケーションの改善に努める。現在は会社員時代の経験を活かしながら業務の効率化に関する記事を担当。