• 作成日 : 2026年7月31日

Teamsの個人チャットとは？始め方と基本の使い方・活用術を紹介

特定の相手と1対1で気軽に連絡を取りたいときに役立つのが、Teamsの個人チャットです。メールほどかしこまらず、チャネルのように全員に見られることもなく、必要な相手とだけやり取りできます。ただ、使い始めは始め方やチーム投稿・会議との違いに戸惑うこともあります。使い方や活用のコツ、注意点まで、順を追って見ていきましょう。

Teamsの個人チャットとは？

Teamsの個人チャットとは、特定の相手と1対1でメッセージをやり取りできる機能です。ここでは、個人チャットの特徴と使う場面を分かりやすく解説します。

特定の相手と1対1でやり取りする機能

個人チャットは、特定の相手と1対1でメッセージをやり取りする機能です。チャット画面から相手を選ぶと、選んだ人だけとの会話を始められます。やり取りは相手とのあいだだけで共有され、ほかの人には見えません。後から人を追加して、少人数のグループチャットにすることも可能です。

会話の履歴が残るため、過去のやり取りを後から見返せます。メッセージを送ると相手に通知が届き、読まれたかも確認できます。すぐに返信でき、気軽な連絡に向いているのが特徴です。

チームや会議とは異なるコミュニケーション手段

個人チャットは、チームの投稿や会議とは異なり、特定の相手と閉じたやり取りをする手段です。チームのチャネルへの投稿は、メンバー全員が見られるオープンな場所で、話題ごとに情報を共有します。会議は、音声や映像を使って複数人でリアルタイムに話し合うやり取りです。

一方、個人チャットは、特定の相手とだけ文字を中心に静かにやり取りします。全員に知らせたいときはチャネル、すぐに話したいときは会議、特定の人に伝えたいときは個人チャットと使い分けられます。

個人チャットが利用される主な場面

個人チャットは、特定の相手にすぐ連絡したい場面でよく使われます。たとえば、上司や同僚への短い確認や相談、急ぎの連絡などに便利です。相手に直接届くため、大事な連絡を見落とされにくいのも利点です。チャネルに投稿するほどではない、1対1の細かなやり取りにも向いています。

文字で残るので、後から内容を確認したいやり取りにも適しています。会議の前後に補足を伝えたり、資料を1人に共有したりする場面でも役立つ機能です。日常の業務連絡を手早く進めたいときに、幅広く使われています。

Teamsの個人チャットを始めるには？

個人チャットは、チャット画面を開いて相手を選び、新しいチャットを作成すれば始められます。数ステップで、初心者でも簡単です。ここでは、始め方の手順を解説します。

チャット画面から相手を検索する

個人チャットを始めるには、まずチャット画面を開き、連絡したい相手の名前を検索します。画面の左側にあるメニューから「チャット」を選ぶと、チャットの一覧が開く仕組みです。上部の検索ボックスに、相手の名前やメールアドレスを入力して探します。候補が表示されたら、連絡したい相手を選ぶだけで準備は完了です。

社内のメンバーは名前で見つけやすく、同じ名前の人がいる場合は部署などで見分けられます。相手を正しく選ぶことが、スムーズなやり取りを始める第一歩になります。

新しいチャットを作成する

個人チャットは、新しいチャットを作成してメッセージを送るだけで始められます。チャット画面の上部にある「新しいチャット」ボタンを押すと、宛先を入力する画面が開く仕組みです。宛先の欄に連絡したい相手を指定し、下のメッセージ欄に伝えたい内容を書きます。書いた内容を送信すると、相手との会話が新しく作られます。

宛先に複数の人を入れれば、グループチャットとして始められます。件名を付ける必要はなく、思いついたときにすぐ送れるのが便利な点です。

PCやスマートフォンから利用する

個人チャットは、パソコンでもスマートフォンでも利用できます。パソコンでは、アプリのほかブラウザからも使え、じっくり文章を打つ場面に向いているのが特徴です。スマートフォンのアプリを使えば、外出先や移動中でもメッセージを確認して返信できます。

同じアカウントでサインインすれば、会話の履歴はすべての端末で同じ内容が表示される仕組みです。新しいメッセージは通知で知らせてくれるため、見落としを防ぎやすくなります。場所や端末を選ばず連絡できるのが、個人チャットの便利なところです。

Teamsの個人チャットでは何ができる？

個人チャットでは、テキストのやり取りやファイル共有、音声・ビデオ通話、リアクションや返信など、さまざまなことができます。ここでは、できることを4つに分けて解説します。

テキストメッセージを送受信する

個人チャットの基本は、テキストメッセージを送ったり受け取ったりすることです。入力欄に文章を書いて送信すると、相手にすぐ届き、通知で知らせてくれます。文字だけでなく、リンクを貼って情報を共有することもできます。改行や箇条書きを使って、読みやすく整えられるのも特徴です。

絵文字やスタンプ、GIFを添えれば、やわらかい印象で気持ちを伝えられます。送ったメッセージは、後から編集したり削除したりすることも可能です。会話は履歴として残るため、必要なときに検索して見返せるのも便利な点です。

ファイルを共有する

個人チャットでは、資料や画像などのファイルを相手と共有できます。メッセージ欄にあるクリップの形をした添付ボタンから、送りたいファイルを選んで共有できる仕組みです。WordやExcel、PDF、画像など、さまざまな形式に対応しています。

共有したファイルはTeams上で直接開けるほか、相手がダウンロードすることもできます。OfficeのファイルならTeamsの画面で一緒に編集することも可能です。送ったファイルはチャットに残るため、後から探して開けるのも便利な点です。

音声通話やビデオ通話を利用する

個人チャットの相手とは、音声通話やビデオ通話も利用できます。チャット画面の上部にある通話やビデオのボタンを押すだけで、すぐに発信できるのも手軽です。文章では伝えにくい相談や急ぎの用件も、直接話すことで早く解決しやすくなります。ビデオ通話を使えば、相手の顔を見ながら落ち着いて話せます。

1対1だけでなく、少人数のグループでも通話ができます。通話中に画面を共有すれば、資料を見せながら説明することも可能です。チャットから直接つながれるため、電話番号を調べる手間もかかりません。

メッセージにリアクションや返信をする

個人チャットでは、メッセージにリアクションを付けたり、特定のメッセージに返信したりできます。メッセージにカーソルを合わせると、いいねなどのリアクションを選べる仕組みです。ひとことで反応を返せるので、短い返事のためにメッセージを打つ手間が省けます。

特定のメッセージを引用して返信すれば、話題への返答がひと目で分かります。会話が長くなっても、話の流れを保ちやすくなります。リアクションと返信を使い分けると、やり取りがより分かりやすくなります。

Teamsの個人チャットをどのように活用できる？

個人チャットは、個別の相談やフィードバック、緊急の連絡、少人数での意思決定など、業務を素早く進める場面で活用できます。ここでは、代表的な活用方法を3つ解説します。

個別の相談やフィードバックを行う

個人チャットは、周りに知られずに1対1で相談やフィードバックを伝えたいときに活用できます。チャネルに投稿すると全員に見えてしまう内容も、個人チャットなら相手とだけ共有できるのが強みです。たとえば、上司への個人的な質問や、部下への改善点の伝達などに向いています。

文字でやり取りするため、落ち着いて言葉を選べるのも魅力です。相手も自分のタイミングで読み返せるので、内容をしっかり受け止めやすくなります。必要なら資料を共有したり、通話に切り替えたりすることも可能です。やり取りが記録に残るため、後から内容を確認できるのも利点です。

緊急性の高い連絡を行う

個人チャットは、急ぎの用件を特定の相手にすぐ届けたいときに活用できます。送ったメッセージは相手に直接通知されるため、早く気づいてもらえるのが強みです。メッセージには重要や緊急の印を付けて、目立たせることもできます。相手が読んだかは既読の表示で確認でき、対応の状況をつかみやすいのも便利です。

返信がないときは、通話に切り替えて連絡する方法もあります。急なトラブルの共有や、当日の予定変更などの緊急連絡に向いています。ただし、相手が応答不可のときは通知が届きにくいため、状況に合わせて手段を選ぶと安心です。

少人数で迅速に意思決定を行う

個人チャットは、少人数のグループで素早く意思決定を進めたいときに活用できます。関係者だけをグループチャットに集めれば、必要なメンバーとすぐに相談を始められます。会議を設定しなくても、すぐに確認や意見交換ができるのが強みです。賛成や反対は、リアクションを使えばひと目で集約できます。

資料を共有しながら話せるので、内容を確認した上で判断できるのも便利です。決まった内容は文字で残るため、後から見返して認識をそろえられます。全員の予定を合わせる必要がなく、スピード感のあるやり取りができるのも利点です。

Teamsの個人チャットを利用する際の注意点は？

個人チャットを使うときは、機密情報の扱いや送信先の確認、通知設定の管理に注意が必要です。安心して使うための工夫を押さえておきましょう。ここでは、主な注意点を解説します。

機密情報の取り扱いに注意する

個人チャットでは、機密情報や個人情報の取り扱いに、特に注意することが大切です。チャットは手軽に送れるぶん、社外秘の資料やパスワードをうっかり送ってしまうこともあります。送信先を間違えると、大切な情報が思わぬ相手に伝わるおそれがあります。

送る前に、チャットで扱ってよい内容かを確認しましょう。会社のルールで共有方法が決まっている場合は、ルールに従うことが大切です。やり取りは履歴として残るため、機密性の高い情報は安易に送らないように心がけます。

メッセージの送信先を確認する

メッセージを送る前に、送信先の相手が正しいかを確認することが大切です。Teamsには同じ名前や似た名前の人がいることがあり、宛先を間違えやすい場面もあります。特に機密情報や重要な連絡では、送る直前にもう一度宛先を見直しましょう。

グループチャットの場合は、意図しない人が含まれていないかも確認します。もし誤って送ってしまったときは、メッセージを削除して早めに訂正するのが安心です。送信前のひと手間が、情報の誤送信をしっかり防ぐことにつながります。

通知設定を適切に管理する

通知設定は、自分の働き方に合わせて調整することが大切です。通知が多すぎると、重要な連絡が埋もれてしまうことがあります。反対に減らしすぎると、大事な連絡を見落とすおそれもある点に注意です。

Teamsでは、チャットごとに通知をオフにしたり、通知の表示方法を選んだりできます。集中したいときは応答不可を使い、通知を一時的に止めるのも効果的です。よく使うチャットはピン留めしておくと、必要なやり取りにすぐアクセスできます。自分に合った通知設定にすると、快適に個人チャットを使えます。

Teamsの個人チャットを活用して社内のやり取りをスムーズにしましょう

Teamsの個人チャットは、特定の相手と1対1でやり取りできる機能です。テキストやファイル共有、通話などを使い、相談や緊急連絡、少人数での意思決定をすばやく進められます。利用するときは、機密情報の扱いや送信先の確認に気をつける必要があります。個人チャットを活用して、社内のやり取りをスムーズにしましょう。

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