• 作成日 : 2026年3月19日

Word（ワード）でよく使う機能とは？便利なショートカットも紹介

Wordでよく使う機能を習得することで、文書作成の効率と品質を大幅に向上させることができます。ショートカットキーを活用すれば編集スピードが上がり、クイックアクセスツールバーに頻繁に使う機能を登録することで、マウス操作の手間を減らせます。また、スタイル（見出し）による構造化、検索・置換による一括修正、文章校正による品質チェックを組み合わせることで、長文でもミスなく効率的に仕上げられます。

当記事では、優先的に覚えるべきショートカット、クイックアクセスツールバーの活用方法、スタイルと検索・置換、文章校正の使い方を解説します。

最優先で覚えるべきショートカットは？

Wordで最優先で覚えたいショートカットは、毎日の編集で何度も使う「コピー」「貼り付け」「保存」「元に戻す」などの基本操作です。印刷やコメント、画面分割も知っておくと作業が進めやすくなります。ここでは特に使用頻度が高いキー操作を紹介します。

編集で使用頻度が高いキー操作一覧

編集で使うショートカットは、Wordの操作に慣れていない方ほど早めに覚えておきたい基本機能です。コピーや貼り付け、保存、元に戻す操作をキーボードですぐ行えるようになると、文書作成の流れが止まりにくくなります。

まずは、毎日の作業で特に使う機会が多いキー操作から確認しましょう。特に、保存、元に戻す、検索の3つは使用頻度が高く、最初に覚えておくと作業のしやすさが大きく変わります。マウス操作を減らせるため、細かな修正を繰り返す場面でも手を止めにくくなります。

印刷・コメント・画面分割で便利なキー操作一覧

印刷、コメント、画面分割に関するショートカットは、文書を整えたり見直したりするときに役立ちます。編集の基本操作ほど使用頻度は高くないものの、長文の確認や修正指示、印刷前のチェックでは便利です。作業をよりスムーズに進めたい方は、あわせて覚えておくと使いやすくなります。

特に、確認作業と修正作業を行き来する場面では、画面の切り替えやコメント追加を素早く行えると、作業の流れを保ちやすくなります。

よく使う機能をクイックアクセスツールバーに登録するには？

クイックアクセスツールバーは、よく使う機能を画面上部へまとめて置ける場所です。毎回タブを開かずに使えるため、操作の回数を減らしやすくなります。ここでは、追加手順と登録しておくと便利なコマンドを紹介します。

クイックアクセスツールバーにコマンドを追加する手順

クイックアクセスツールバーへコマンドを追加する方法は主に2つあります。1つ目は、リボン上に表示されているコマンドを右クリックし、「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶ方法です。2つ目は、ツールバー右端の設定から「その他のコマンド」を開き、一覧から追加したい機能を選ぶ方法です。

リボンに表示されていない機能も、「リボンにないコマンド」や「すべてのコマンド」から探して追加できます。追加後は、表示順の入れ替えや削除も設定画面で行えます。また、ツールバーはリボンの上と下で表示位置を切り替えられるため、自分が見やすい場所へ調整して使うと便利です。

登録しておくと便利なおすすめコマンド

登録するコマンドは、毎回タブを開いて探しやすいものより、何度も使うのに奥まった場所にあるものを優先すると便利です。初期状態でも保存、元に戻す、やり直しは表示されることが多いため、それに加えて印刷、印刷プレビュー、クイック印刷、検索、置換、コメント、新規作成などを入れておくと、日常の作業が進めやすくなります。

文書確認が多い場合は、印刷関連やコメント関連の機能が役立ちます。また、特定の機能は「ファイル」タブ側にあるため、通常の右クリックでは追加しにくく、「その他のコマンド」から登録する形が向いています。よく使う機能を数個に絞って置くと、ボタンが増えすぎず見分けやすくなります。

長文作成を速くするスタイル（見出し）の使い方とは？

長文作成を速くするには、見出しへスタイルを設定し、文書全体の構成をそろえることが大切です。見出しを正しく使うと移動や整理もしやすくなります。ここでは基本の使い方を紹介します。

スタイル（見出し）を設定・変更する基本手順

Wordで見出しスタイルを使うときは、まず見出しにしたい文字列を選び、ホームタブのスタイル一覧から「見出し1」や「見出し2」を選びます。大見出し、中見出し、小見出しのように役割に応じて使い分けると、文書の構成が分かりやすくなります。

見た目を変えたい場合は、スタイル一覧の対象スタイルを右クリックし、「変更」を選ぶと、文字の大きさや色、行間などをまとめて調整できます。すでに設定した見出しも、同じスタイルを使っていれば一括で見た目をそろえやすく、長文でも修正の手間を減らしやすくなります。

ナビゲーションウィンドウで章の移動を速くする方法

見出しスタイルを設定すると、ナビゲーションウィンドウで章ごとの移動がしやすくなります。表示タブからナビゲーションウィンドウをオンにすると、文書内の見出しが一覧で表示され、クリックするだけで目的の章へ移動できます。長い文書では、スクロールで探すよりも速く、全体の構成も確認しやすくなります。

見出しの順番を見ながら、内容の抜けや重なりに気づきやすい点も利点です。見出しスタイルが付いていない文字は一覧に出ないため、移動を速くしたい場合は、先に見出しを正しく設定しておくことが大切です。

検索・置換（Ctrl+H）で修正を一括処理するには？

Wordで修正を一括処理するには、検索と置換を使う方法が便利です。Ctrl+Hを押すと置換画面を開けるため、同じ修正を何度も繰り返す手間を減らしやすくなります。ここでは基本操作と活用法を紹介します。

検索と置換の基本操作と手順

検索と置換を使うときは、まずCtrl+Hを押して置換画面を開きます。次に「検索する文字列」へ探したい語句を入力し、「置換後の文字列」へ直したい表記を入力します。その上で、1件ずつ確認しながら直す場合は「次を検索」と「置換」を使い、まとめて直す場合は「すべて置換」を使います。

いきなり一括置換すると意図しない箇所まで変わることがあるため、最初は検索結果を見ながら進めると安全です。さらに詳しい条件で絞りたい場合は、詳細設定から大文字と小文字の区別なども指定できます。

表記ゆれを一括で統一する置換テクニック

表記ゆれを整えたいときは、同じ意味なのに書き方が異なる語を検索と置換でそろえると効率的です。たとえば、「出来る」を「できる」、「ユーザー」と「ユーザ」のように表記ルールを決めておけば、文書全体を短時間で整えやすくなります。

このときは、いきなり「すべて置換」を使うより、まず検索結果を確認しながら置換したほうが安全です。前後の文脈によっては、同じ語でも置き換えないほうがよい場合があるためです。表記統一は見た目を整えるだけでなく、文書の読みやすさや信頼感を高める上でも役立ちます。

文章校正・表記ゆれチェックで文書品質を上げるには？

文書品質を上げるには、提出前にスペルチェックや文章校正をまとめて確認し、最後に読み上げ機能で見直す方法が効果的です。目で読む確認と音で聞く確認を組み合わせると、見落としを減らしやすくなります。ここでは実行方法を紹介します。

スペルチェックと文章校正を提出前にまとめて実行する方法

提出前にまとめて確認するときは、Wordの校正機能を使って、スペル、文法、書き方の乱れを順に見直します。WordではEditorにより、スペルや文法に加え、明瞭度なども確認できます。誤りの候補が表示されたら、その場で修正するか、文脈に合っているかを見て判断します。

自動判定は便利ですが、固有名詞や業界用語まで機械的に直すと不自然になることがあるため、最後は人の目で確認することが大切です。なお、校正結果がうまく出ない場合は、文書の校正言語設定も見直すと確認しやすくなります。

読み上げ機能で目視では気づけないミスを見つける方法

読み上げ機能は、目で読むだけでは気づきにくい不自然さを見つけたいときに役立ちます。Wordには文書全体を読み上げる機能があり、カーソル位置から音声で確認できます。音で聞くと、助詞の抜け、同じ語尾の繰り返し、読点の不足、言い回しのぎこちなさに気づきやすくなります。

特に長文では、画面を追っているだけだと見逃しやすいため、最終確認として使うと効果的です。読み上げ速度や音声は調整できるため、少しゆっくりめにして確認すると、細かな違和感も拾いやすくなります。

Wordの便利機能を使いこなして文書作成を効率化しよう

Wordには、ショートカット、クイックアクセスツールバー、見出しスタイル、検索・置換、文章校正など、作業を速くしながら文書品質も高めやすい機能があります。よく使う操作を覚えておくと、マウス操作を減らし、修正や確認の流れも止まりにくくなります。

特に長文作成では、見出し設定やナビゲーション、置換機能、読み上げ機能を組み合わせることで、作業効率と見直しのしやすさを高められます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。