• 作成日 : 2025年2月6日

総会案内状の書き方や例文、無料テンプレートを紹介！自治会やPTA運営に

総会の案内状は、自治会や町内会、PTA、企業などで活用され、定期総会のお知らせや出席確認の目的でも使われます。関係者に日時や議題を伝えるだけでなく、出席の可否や委任状の有無も確認します。適切な様式で作成することで、総会がスムーズに進行しやすくなります。

この記事では、総会案内状の基本的な書き方やポイントを解説し、すぐに使える無料テンプレートや例文も紹介します。自治会総会や区総会、PTA総会などの開催を控えている方は、ぜひ参考にしてください。

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総会の案内状とは？

総会の案内状は、企業や地域・自治体の団体、PTAの運営などで用いられ、定期的な集まりの通知や参加者の確認を行うために活用されます。

総会の案内状は、組織の全員が集まる会議の開催を知らせるための文書です。企業や自治会、PTA総会などで活用され、定期総会のお知らせや出席確認の目的でも使われます。

そもそも総会とは？

総会は、組織の意思決定を行う場として設けられ、関係者が集まり議案を審議し、必要に応じて投票を行います。全員の意見を反映させるために、できるだけ多くの人が参加することが求められます。ただし、出席が難しい場合は、委任状や代理人による参加が認められることもあります。

また、総会の運営は、組織の定款や規約に基づき厳格に進められ、公正な議決が行われるようにします。

多くの組織では、年に1回または2回の頻度で定期的に開催し、活動方針や予算、役員の選出などを決定します。

総会の案内状は、組織の運営において不可欠です。主に以下のような場面で活用されます。

総会を開催する流れ

総会を開くには、最初に「開催通知」の案内状を送付します。総会を開きます。総会の案内状は、開催日の1ヶ月前には送りましょう。余裕を持たせることで参加者が予定を調整しやすくなります。以下が総会を開催する主な流れになります。

総会の案内状の書き方

総会の案内状を作る目的は、総会の日程や内容を関係者に伝え、出席や委任状の提出を促すことです。そのため、以下の情報をしっかりと記載することが大切です。

案内状の内容がわかりにくいと、出席率が下がり、総会の成立に影響を与えることもあります。誰が読んでもすぐに理解できる文面を心がけましょう。

総会の案内状の基本構成

案内状の基本構成を押さえておくことで、スムーズに作成できます。以下の項目を盛り込むと、統一感があり、見やすい案内状になります。

1. 件名

案内状の冒頭に「〇〇総会のご案内」といったタイトルを記載します。主旨が伝わるタイトルが適しています。

2. 宛名

参加者に向けた呼びかけを記載します。「〇〇会会員各位」のように、組織や団体に応じた適切な表現を用います。

3. 挨拶文

案内状の冒頭の挨拶は、基本的に「拝啓」で始まり、「敬具」で締める形式が一般的です。また、季節の挨拶（時候の挨拶）を加えることで、文章に温かみが生まれます。例えば、以下のように記載すると適切です。

• 「拝啓　春暖の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」
• 「拝啓　紅葉の候、平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。」

時候の挨拶は、季節に応じた表現を用いるのが一般的です。例えば、春なら「春暖の候」、夏なら「盛夏の候」、秋なら「秋冷の候」、冬なら「厳寒の候」などを使用します。

例）

4. 開催情報

日時や場所を明確に記載します。

例）

5. 議題

総会で話し合う主な内容を箇条書きで記載します。

例）

6. 出欠確認

参加者に出席・欠席の意思を伝えてもらうための方法を明記します。メールやFAX、Googleフォームなどのオンライン対応も有効です。

7. 委任状の案内

出席できない場合の対応を明記し、委任状を添付することが一般的です。

8. 締めの挨拶

最後に、総会への協力をお願いする文章を入れます。

総会の案内状テンプレート（ワード）

総会の案内状を作成する際、テンプレートを利用すると、簡単に作成できます。マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。シーンに合わせてカスタマイズしながらお役立てください。

テンプレートは以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。

総会案内状のテンプレート

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総会の案内状のお知らせの案内文・例文

案内状の例文を紹介します。自治会総会や町内会、PTA総会などの場面で活用できます。

【例文1】自治会総会の案内状

【例文2】自治会総会の案内状

【例文3】企業の定期総会の案内状

総会に参加できない時は委任状を提出

総会に参加できないときは、委任状を活用すると自分の意見を他の人に託せます。これは、欠席しても意思を反映させるために必要な手続きです。

委任状をお願いするときは、信頼できる人を選び、事前にしっかり説明することが大切です。単に書類を渡すだけでなく、議題の内容や自分の考えを伝えておくことで、代理人も適切な対応がしやすくなります。

また、依頼を受けた人が総会に出席するときは、議題を事前に確認し、委任者の意向をしっかり把握しておくと、適切な判断ができます。採決がある場合は、事前に委任者と話し合い、意思を合わせておくと安心です。

総会が終わったら、委任者は代理人にお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。どのような決定がなされたのか、話し合いの経過も共有することで、次回の総会に向けた準備もしやすくなります。

委任状には、必要事項を正確に記載し、期限内に提出します。これを怠ると、総会での議決権が無効になってしまうこともあります。

総会案内状はテンプレートを利用し伝わりやすく書きましょう

総会の案内状は、自治会や企業、PTAなどの総会を円滑に進めるために欠かせません。開催通知には日時や議題、出欠確認の方法を明記し、参加者に伝わりやすい文面を心がけましょう。

無料のテンプレートを活用し、効率的に作成することもできます。適切な案内状を作成し、総会を円滑に進めていきましょう。

• 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。

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