- 更新日 : 2025年1月9日
事務職向け業務日報はどう書く？例文や無料テンプレートを紹介
事務職の業務日報は、日々の業務内容を整理しながらタスクの進捗や作業時間を把握し、情報を共有するために欠かせません。
特に、業務日報には「何を」「どのように」書くかが大切です。そこで今回は、事務職ならではの日報のポイントについて解説します。この記事では、事務職に合った業務日報の書き方や例文、便利なテンプレートを解説します。
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目次
事務職の業務日報はどう書けばいい？
事務職の業務日報は、日々の業務内容を整理して記録し、周囲と情報を共有するために役立ちます。
日報を書くことで、自分の仕事の振り返りと、タスクの進捗状況やそれぞれの作業にかかった時間も把握できるようになります。
また、上司や同僚に進捗状況を正確に伝えることができるため、業務全体の流れを円滑にする効果もあります。
例えば、業務日報に「エクセルでのデータ入力」「顧客データの入力件数」や「会議資料の準備」などを具体的に記録することで、自分の業務内容を明確に整理できます。
どの作業が完了し、どの作業が進行中かを把握できれば、自分が不在の日でも同僚が業務を引き継ぎやすいといったメリットもあります。
事務職では一人で多くのタスクをこなすことが多いため、日報を活用して進捗を共有することが大切です。
書くことがないときはどうする？
「今日は特に目立った業務がなかった」「何を書けばいいかわからない」と感じる日もあるかもしれません。そのようなときは、日常のタスクを振り返り、小さな業務でも見つけるようにしましょう。例えば、「電話対応を10件行った」「来客対応を2件行い、案内資料を渡した」「書類を整理した」などの簡単な作業も記録に含めることで、日報の内容を埋められます。
また、作業中に気づいた点や改善点、仕事を進める上でのアイデアを記載するのも良い方法です。「今日の電話対応では特定の質問が多かったため、QAへの掲載を検討」「古い資料が多く見つかったため、整理とアップデートが必要」などを書き残すと、次の作業が進めやすくなります。
日報を書く習慣をつけることで、「書くことがない」と感じる日でも自然に内容を記録できるようになります。この習慣が、自分の働きを振り返る材料になるだけでなく、職場でのコミュニケーションや評価のきっかけにもなります。
事務職の主な仕事内容
一般事務やOA事務とも呼ばれる事務職の主な仕事内容は下記のようなものがあります。
- 書類作成やデータ入力
- 書類のファイリングや管理
- 電話対応や来客対応
- 備品管理と発注
- 郵便物の発送・仕分け
これらの業務は、パソコンを使った作業が中心ですが、社内外のコミュニケーションやサポート業務も求められます。営業資料や会議資料の準備、スケジュール調整、イベントサポートなど、多岐にわたる役割を担い、オフィス業務が円滑に進むよう支える重要な仕事です。
事務職向け業務日報のひな形、テンプレート
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事務職の業務日報の書き方や例文
事務職の業務日報を書くときは、日報テンプレートを活用すると効率的に作成できます。各項目に沿って具体的かつ簡潔に記載することが大切です。
本日の業務予定
本日の業務予定には、今日行う予定のタスクを記載します。予定を書くことで1日の流れを把握しやすくなり、タスクの優先順位も整理できます。
【例文】
「午前中に顧客データ入力を100件、午後は会議資料の印刷と配布。15時からの営業部会議に参加」
「10時からの部門会議への参加、議事録の作成。午後は営業部との打ち合わせのため会議資料の準備と配布。」
「午前中に郵便物の発送と仕分け、会議室の清掃と備品補充。午後は上司のスケジュール調整と関連資料の準備を予定。」
業務内容
業務内容には、実際に行った作業を具体的に記載します。時間ごとやタスクごとに分けて書くと分かりやすくなります。例えば、データ入力作業なら、作業量や時間を記録すると成果が見える化されます。
【例文】
「10:00～12:00：顧客リストのデータ入力を実施。150件中不備のあった10件を修正。」
「14:00～15:30：会議資料の印刷（10部）と配布準備を完了。」
進捗状況・所感
進捗状況や所感には、その日の作業がどの程度進んだか、また作業中に気づいたことや感想を記載します。タスクが予定通り進んでいるのか、それとも遅れがあるのかを記録することで、今後の調整がしやすくなります。
【例文】
「データ入力は予定の100件を超え150件を完了。作業効率を上げるために関数を活用。」
「会議資料の準備は完了したが、印刷機のトラブルにより15分遅れ。」
共有事項
共有事項には、同僚や上司に伝えるべき情報を記載します。例えば、業務中に発生したトラブルや次の作業に必要な情報を書き残しておくと、スムーズな引き継ぎが可能になります。
【例文】
「入力した顧客リストの中で、メールアドレスが不明な件が5件ありました。営業部への確認をお願いします。」
「印刷機の調整が必要です。次回の使用前にチェックをお願いします。」
明日の予定・引き継ぎ事項
明日の予定や引き継ぎ事項には、翌日行うタスクや他のメンバーに引き継ぐべき内容を記載します。これを明確に書くことで、翌日の準備がスムーズになり、業務が円滑に進みます。
【例文】
「明日は引き続きデータ入力作業を行い、残り50件を処理します。また、午前中に営業部とのミーティングが予定されています。入力不備の件については、後任者に確認をお願いしています。」
事務職の業務日報を書く際のポイント
事務職の業務日報を書く際には、成果や課題も合わせて伝えましょう。以下では、効果的な日報の書き方を解説します。
具体的な成果を書く
成果を記録することで、自分がどれだけの仕事を完了したのかが分かりやすくなります。特にデータ入力や資料作成など、作業量が数字で表せる業務では、件数や完成度を具体的に書きましょう。例えば、「顧客データ150件を入力し、不備10件を修正」や「会議資料を10部印刷し、配布完了」といった記載が効果的です。
課題がある場合は解決方法や対策も記載する
業務中に発生した課題やトラブルがあれば、その状況だけでなく解決方法や対策を日報に記載することで、次に同様のトラブルが発生した際の参考になります。
例えば、「印刷機のトラブルにより15分遅れたが、別のプリンターを使用して対応」や「入力データに不備が10件見つかったが、元データを確認し修正した。不備を減らすために、ダブルチェックを行うことを提案。」
「会議室がダブルブッキングされていたため、別の時間にスケジュールを変更し対応。今後は予約システムを利用するよう周知が必要。」
などと記載すれば、具体的な状況が伝わります。
情報を簡潔に分かりやすく書く
日報は短時間で読まれることが多いため、内容を簡潔にまとめることがポイントです。例えば、「入力作業が進捗通り完了したが、メール不備の確認に時間がかかった」や「会議準備は予定通り終了」といった記述にすれば、相手に必要な情報だけを伝えられます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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