• 更新日 : 2024年9月11日

適切な報告メールの書き方とは？意識すべきポイントや注意点を解説

ビジネスにおいて、報告メールは重要なコミュニケーション手段の1つです。適切な報告メールを作成することで、情報を正確かつ迅速に伝え、業務を円滑に進められます。しかし、不適切な書き方や内容の曖昧さは、誤解やトラブルの原因となります。

当記事では、報告メールの適切な書き方と、意識すべきポイントや注意点について解説します。

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報告メールの適切な書き方・ポイント

業務などに関する報告メールの書き方が不適切だと、伝えるべき内容が相手に伝わらず、トラブルのもとになります。ここからは、業務報告メールの適切な書き方について5つのポイントを紹介するため、仕事を円滑に進めたいときの参考にしましょう。

報告メールの目的を最初に書く

報告メールは、目的を最初に書くことが重要です。目的を最初に記載すると、何について書かれたメールか冒頭で理解できるため、内容の把握が早くなります。特に、多くの案件を受け持つ担当者や上司の場合、一度に数十件のメールを処理するケースも少なくありません。報告メールの内容を素早く理解できれば、その後の行動やフィードバックのスピードも上がります。

例えば、納品トラブルに関する報告メールの場合、冒頭は「取引先から納品数が異なるという連絡を受け対応した」と書きます。同じ内容の報告メールでも、「取引先から納品に関する連絡があった」と書くと、冒頭だけでは何の連絡か分かりません。報告メールでは、冒頭で「伝えるべきこと」に焦点を当てます。

何の報告かすぐ分かる件名にする

報告メールでは、何について報告されているのか件名で分かるようにします。件名を記載するときのポイントは、確認してほしい緊急度や、固有名詞、年月日を入れることです。

例えば、緊急性の高い報告の場合、「至急」「緊急」といった文言を件名に入れます。メールを受信した側は「至急」や「緊急」の文字を見れば、すぐに処理すべき案件だと理解できます。固有名詞や年月日とは、「〇月〇日　冬の新製品担当者会議議事録」などです。固有名詞や年月日を記載すると、一目で何について書かれたメールなのか分かります。後からメールの内容を確認するときも、固有名詞や年月日が入っていると検索しやすくなります。

箇条書きを使って要点を端的に伝える

報告メールでは、箇条書きを適切に用い、報告事項を端的に伝える工夫が必要です。箇条書きを使うと文面が整い、見やすくなります。また、伝えたいことを箇条書きにすると情報が整理され、印象に残りやすい傾向です。

箇条書きにすべき情報は、特に伝えたい重要な点、質問、日時、場所などです。箇条書きの前に「以下の3点をご確認ください」といった一言を添えると、いっそう分かりやすくまとまります。

1スクロールで把握できる量にする

報告メールは、1スクロールで内容を把握できる量にすることが大切です。何度もスクロールが必要な長文は、相手の時間や労力を奪います。1スクロールで報告内容がまとまらない場合はデータ化し、説明資料としてメール添付する方法がおすすめです。

報告メールを簡潔にするためには、余計な修飾語・接続語・指示代名詞を削る方法もあります。「とても」「大変多くの」「なぜなら」「しかしながら」「そのため」といった修飾語・接続語・指示代名詞は、削っても支障ないケースがあります。また、文章よりも視覚化したほうが伝わりやすい情報は、図やグラフにしてデータを添付しましょう。

報告内容に過不足がないように工夫する

報告メールでは、伝えるべき内容に過不足がないよう確認する必要があります。本文が長すぎる場合、要点がまとまりません。一方で短すぎる場合、伝えるべき事項が省かれている可能性があります。

報告メールの本文は、「冒頭で目的を明らかにする」「情報をまとめるときは箇条書きを用いる」「1スクロールより長くなるときは添付データを用いる」ことを意識しましょう。そのほか、「結論から書く」「一文をなるべく短くする」「主語と述語の関係性をはっきりさせる」といった方法でも報告内容が明確になり、情報の過不足を防げます。

報告メールを送る際の注意点・マナー

報告メールを送る際には、注意点やマナーを守りましょう。注意点やマナーを守らないメールは、受け手に非常識な印象を与え、仕事内容や取引に悪影響を及ぼすおそれがあります。ここからは、報告メールを送る際の注意点・マナーについて解説します。

報告先に合わせて正しい敬語を使用する

報告メールは、送信前に正しい敬語を使っているか確認することが大切です。以下で、ビジネスメールによく使われる間違った敬語を挙げます。

ビジネスメールは、ほかにも「ご覧になられる」などの二重敬語、「ご拝読ください」といった謙譲語の誤用に注意し、正しい敬語での作成を心がけましょう。

事実と主観を混同しないように気をつける

報告メールで事実と主観を混同するのはNGです。事実は実際に起きた事柄であり、主観は個人の意見です。報告メールは一般的に、現状を正確に把握することを目的としているため、主観と混同しないようにしましょう。

また、報告メールには、トラブルの再発防止や業務円滑化といった目的もあります。事実と主観が混ざっていると、課題解決に向けた対策が立てにくくなります。報告メールには事実のみを記載するか、事実と主観を分けて書くことが大切です。

緊急性・重要度が高い場合は電話や口頭で伝える

緊急性・重要度が高い用件は、報告メールを避け、口頭や電話報告にします。そもそもメール連絡は、急を要する仕事や重要性が高い案件では不適切な方法です。受信者は、メールの件名に「至急」と書かれていても、すぐに確認できない場合があります。

緊急性・重要度が高い用件とは、「トラブル報告・ミス報告」「担当者の指示を仰いで対応する」「文章ではニュアンスが伝わらない」「締めきりが迫っている」といったケースです。もし緊急性・重要度が高い用件をメールで送るときには、送信後に電話や口頭で伝え、すぐメールを確認してもらいます。

業務の報告メールに使えるテンプレート・例文

報告メールでよく送られるのは、業務の進捗報告です。ここからは、実際に使用できる進捗報告のメール例文を紹介するので、ビジネスメール作成時の参考にしましょう。

• 社内向け

報告メールは、箇条書きなどで必要な内容を簡潔に記載すると、読み手にとって理解しやすくなります。

• 社外向け

取引先やクライアントに向けたメールは、相手の会社名や部署名を正確に書きましょう。社外向けメールは、社内向けよりも言葉遣いに注意し、失礼にならないよう配慮が必要です。

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適切な報告メールの書き方を学んでスムーズに情報共有しよう

報告メールの書き方をマスターすれば、業務の効率化や信頼関係の構築が期待できます。適切な件名や冒頭文の作成、箇条書きの活用、敬語の使用、そして緊急性や重要度に応じた報告手段の選択など、ポイントを押さえることが重要です。また、事実と主観を区別するのも大切です。

上記のポイントを意識して報告メールを作成すれば、情報の正確な伝達が可能となり、トラブルの防止や業務の円滑な進行に役立つでしょう。

• 監修：田島清子

  プロライター、ディレクター。大学で文芸を専攻し、大学卒業後は個人で執筆を続ける。出版業界を経てWeb業界に身を置き、法関連を中心に幅広い業界に関する記事を執筆・校閲。現在はプレイヤーとディレクターを兼任。
  
  特に起業・会社設立・確定申告・業務効率化分野の校閲に強みを持つ。