• 作成日 : 2024年8月2日

無料で使える社内掲示板アプリを紹介｜社内掲示板のメリットは？

社内掲示板は、従業員間の業務連絡やスケジュール共有を目的としたオンラインツールです。従来のアナログなホワイトボードや壁掛けの掲示板に代わり、デジタル化が進む中でオンラインツールの利用が広がっています。

DX化やリモートワークの普及に伴い、情報共有の効率化を目指して社内掲示板の導入を検討しましょう。

社内掲示板とは？

社内掲示板とは、業務連絡や各自のスケジュール等を社員同士で共有するためのツールです。従来はホワイトボードや壁を使ってアナログに掲示していたものの、現在では掲示板機能を持つデジタルツールを利用することが増えています。

【共有する情報例】

他にも、SNSに似たチャット機能を備えた掲示板もあり、気軽なコミュニケーションツールとしての役割を担うケースもみられます。

企業のDX化・リモートワークの普及により、情報共有のあり方を見直そうという意識が高まっています。そのような中で、多くの企業に取り入れられているのが「社内掲示板」です。

無料で使える社内掲示板7選

「社内の情報を共有して報告・連絡・相談のハードルを下げたい」「業務効率を上げたい」と考えている方は、まずは無料で使える社内掲示板を試しましょう。

無料で使える社内掲示板の中でも、安全性・利便性の高い7つのツールを紹介します。概要や、できること・価格など、導入前に知っておくべき事項を表で示しながら、それぞれのサービス内容について詳しく解説します。

Talknote

Talknote（トークノート）とは、Talknote株式会社が運営する情報共有プラットフォームです。

料金設定は「初期費用＋月額サービス利用料＋オプション」となっており、企業規模や契約内容によって価格が変動します。

出典：Talknote

NotePM

NotePM（ノートピーエム）とは、株式会社プロジェクト・モードが運営するナレッジ管理SaaSです。

NotePMは、導入企業が12,000社を超えており、ビジネス系オンラインツールに関するさまざまな賞を獲得しています。

出典：NotePM

Qast

Qast（キャスト）とは、any株式会社が運営するナレッジプラットフォームです。

シンプルで分かりやすい仕様ながら、他社とは違った独自の機能が充実しています。

出典：Qast

Microsoft Teams

Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）は、Microsoft社が運営するコミュニケーションツールです。

ビジネスチャットやオンライン会議のイメージが強いTeamsですが、ファイル共有やタスク作成など掲示板としての活用も可能です。

出典：Microsoft Teams

Google Workspace

Google Workspace（グーグルワークスペース）とは、Google社が運営するビジネスクラウドサービスです。

無料で使える個別のアプリ機能を集約するだけではなく、企業ドメインや管理コンソールなどビジネスライクな機能を追加し利便性を向上させています。

出典：Google Workspace

Kibela

Kibela（キベラ）とは、株式会社ビットジャーニーが運営するナレッジ共有ツールです。

有償のプランでも、最大2か月の無料トライアルがあります。月額利用料金もお手頃で、費用負担が会社経営の重荷とならないナレッジサービスを探している方にピッタリです。

情報の蓄積・共有はもちろん、ナレッジの構造化から活用まで対応できる、幅広い機能を備えています。

出典：Kibela

stock

stock（ストック）とは、株式会社Stockが運営する情報ストックツールです。

情報の蓄積と共有が簡単に行える管理ツールで、使い勝手の良くシンプルなツールとして高い人気を誇ります。

情報管理に重きを置いており、タイムラインは情報が入り乱れてストレス・SNSのようなコミュニティツールとしての機能は不要と考える企業に適しています。

出典：stock

社内掲示板アプリを導入するメリット

社内掲示板アプリを導入する企業は、年々増加傾向にあります。ネットワーク上で情報を共有することで、多様な働き方に対応しながら業務の効率化が図れるでしょう。

具体的なメリットを4つ紹介します。

素早く情報共有を行える

素早くかつ手軽に情報共有ができるのは、デジタル掲示板の大きな強みです。わざわざ文章を考え複数回に分けてメールを送る・資料を印刷して必要な人に配るといった手間はなく、一度の送信で全社員に情報を共有できます。

紙媒体での共有とは異なり、情報はそのままクラウド上で保管されるため、必要なタイミングですぐに再度閲覧することも可能です。

情報の検索がしやすい

「資料のファイリング」「ファイリングされた資料の中から必要な情報を探す」といった作業は時間と手間がかかります。場合によっては資料の紛失が起きたり、探すよりも聞いた方が早いと電話や問い合わせをしたりして担当者の負担が増える恐れもあるでしょう。

ツール内に保存されたデータであれば、日時やキーワードから検索が可能となり誰でも簡単に必要な情報を呼び出せます。

時間や場所を問わず確認できる

オンライン上の掲示板であれば、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットといったあらゆるデバイスからアクセスが可能です。営業や出張等で社外に出ている時や移動中のスキマ時間に内容をチェックできるのは掲示板ツールならではの強みです。

メンション機能や既読機能などを活用することで、より漏れのない情報共有につながるでしょう。

社内のノウハウが蓄積される

社員や部署ごとの知識や新しい取り組みなど、掲示板を使って共有することで、「個人の知識」を「社内の財産」として蓄積できます。異動や退職に伴う引き継ぎもスムーズになるほか、共有されたノウハウを参考に他部署も活性化するなど良いサイクルが生まるでしょう。

社内掲示板アプリの選び方

社内掲示板アプリにはさまざまな種類があり、需要の増加に伴いサービスの数も増えています。自社にとって最適なツールを選ぶためにも、検討段階で注視するべき4つのポイントを紹介します。

使いやすいか

社内の情報共有を目的とする掲示板では、ITツールやPC作業に不慣れな従業員が居ることも考慮し、誰でも使いやすいツールを選びましょう。管理者目線で使い勝手だけではなく、参加者全員にとって易しく直感的な操作ができるものがおすすめです。

目的に合った機能があるか

社内掲示板アプリを導入する目的は、企業によってさまざまです。そのため、一概にどのツールが優れているかを評価することはできません。

これらを検討した上で、自社に必要な機能を明確にしてからツールの検討に進みましょう。

さまざまなデバイスで使えるか

気軽なアクセスに対応するためには、マルチデバイス対応のツールを選ぶ必要があります。

個人用のスマートフォンやタブレット端末からでもアクセスできる仕様であれば、商談時やリモートワーク時でもナレッジの確認ができます。

ただし、各種デバイスからアクセスしやすくする場合は、後述するセキュリティ面への配慮も忘れないようにしてください。

セキュリティ対策は十分か

ナレッジ共有ツールの導入で最も重要視するべき注意点は、セキュリティ対策です。社外秘の機密情報や個人情報が漏洩してしまうと、会社運営に大きなダメージを与えます。データ暗号化・二段階認証ログイン・IPアドレスの制限など、セキュリティ性能が高く安心して使えるツールを選びましょう。

また、ファイルごと・フォルダごとにアクセス制限をかけるのも有効なリスクヘッジです。短期雇用者やクライアントなど、部分的な情報のみ公開したい相手がいる場合に役立ちます。

無料掲示板サービスの活用で業務効率化を

社内掲示板を活用することで、従業員のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を大幅に向上させる効果があります。ネットワーク上で利用できる無料掲示板サービスを導入すると、情報の迅速な共有や社内ノウハウの蓄積など、多くのメリットが得られます。

無料掲示板サービスを選ぶときは、使いやすさや目的に合った機能があるか、セキュリティ対策は十分か確認した上で選びましょう。

• 監修：田島清子

  プロライター、ディレクター。大学で文芸を専攻し、大学卒業後は個人で執筆を続ける。出版業界を経てWeb業界に身を置き、法関連を中心に幅広い業界に関する記事を執筆・校閲。現在はプレイヤーとディレクターを兼任。
  
  特に起業・会社設立・確定申告・業務効率化分野の校閲に強みを持つ。