• 更新日 : 2026年4月1日

【無料テンプレート17選】業務引継書の書き方・記入例・職種別フォーマット

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業務引継書は、退職・異動・産休育休などのシーンや職種によって書き方・記載内容が異なります。営業職であれば顧客リストや商談状況、経理職であれば月次業務カレンダーや使用システムの情報など、職種に応じた専用フォーマットを使うことが、わかりやすい引き継ぎ書を作成するためのポイントです。

本記事では、シーン別・職種別に対応した業務引継書テンプレートを17種類、記入例つきで無料配布しています。あわせて、引き継ぎ書の書き方・作り方の流れや、後任者に伝わりやすくするためのコツと注意点も解説します。

引き継ぎ書のテンプレート（無料）

こちらのテンプレートは完全無料で提供しております。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

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引き継ぎ書とは？

引き継ぎ書（業務引継書）は、業務の品質と効率を担保しながら担当者交代をスムーズに行うための文書です。口頭での引き継ぎは情報の聞き漏らしが起きやすいため、文書化することで後任者が何度でも確認できる状態を作ることが重要です。

一般的な引き継ぎ書には、以下の情報が含まれます。

業務の特性に応じて記載内容は異なりますが、後任者が引き継ぎ書をもとに前任者と同じレベルの業務品質を担保できることが理想です。

引き継ぎが行われるシーン

引き継ぎのシーンによって、引き継ぎ書に記載すべき情報の優先度が異なります。退職時は業務の全量を漏れなく文書化することが最優先ですが、産休・育休では復帰後に自分でも使える形で必要最低限にする方法もあります。シーンに合ったテンプレートを選ぶことで、質と作成スピードの両方が上がります。

引き継ぎ書とマニュアルの違い

引き継ぎ書は「現担当者の業務の棚卸し」であり、マニュアルは「業務プロセスの手順書」です。マニュアルは業務プロセスを広く網羅した恒久的なドキュメントですが、引き継ぎ書はあくまで現担当者が抱える業務内容を集約した一時的な文書であり、引き継ぎ後に更新されることはありません。

既存のマニュアルがある業務については、引き継ぎ書にマニュアルへのリンクを記載するだけで十分な場合もあります。

【無料】業務引継書テンプレート17選

以下では、汎用版からシーン・職種別まで17種類のテンプレートを紹介します。記入例つきのテンプレートは「何を書けばいいか」がひと目でわかる設計です。内容を書き換えてそのまま使用できます。

① 業務引継書テンプレート（汎用・エクセル版）

職種・シーンを問わず幅広く使える、引き継ぎ書の基本フォーマットです（Excel形式）。引継内容、注意事項、引継完了日をシンプルにまとめた構成で、どんな業務にも対応できます。

こんな方に：シーン・職種を問わず手軽に使いたい方

② 業務引継書テンプレート（汎用・ワード版）

職種・シーンを問わず幅広く使える、引き継ぎ書の基本フォーマットです（Word形式）。上長への提出など、Word形式での提出を求められる場合に活用できます。自由に文章を追記・編集しやすいため、テンプレートをベースに自社独自の内容にカスタマイズする際にも便利です。

こんな方に：Word形式での提出が必要な方、テンプレートをカスタマイズしたい方

③ 引き継ぎ書テンプレート

前任者・新担当者、引継ぎ日・業務名・詳細、チェックをA4一枚程度にまとめられる、シンプルな引き継ぎ書の基本フォーマットです。必要最低限の項目に絞っているため、短時間で作成でき、口頭説明の補助資料としても使いやすい構成です。引き継ぎ内容が少ない場合や、急ぎの引き継ぎが必要な場面に適しています。

こんな方に：引き継ぎ内容がシンプルな方、短時間で作成したい方

④ 業務引継書テンプレート（退職時）

担当業務の棚卸し・取引先リスト・アカウント引き継ぎ・退職前チェックリストまで、退職時の引き継ぎをすべてカバーするテンプレートです。退職予定日を入力すると残り日数が自動計算されるため、逆算でスケジュール管理ができます。アカウント・権限の削除漏れはセキュリティリスクになるため、独立した項目として必ず確認しましょう。

こんな方に：退職する本人、引き継ぎを管理する上長・人事

⑤ 業務引継書テンプレート（一時不在：産休・育休・短期異動用）

不在中に他の人が最低限困らない情報に絞った、一時的な不在に特化したテンプレートです。主要業務の対応方法・連絡先・期限付きタスクをコンパクトにまとめられます。退職と異なり「復帰後に自分でも使える」ことを意識して書くのがポイントで、不在期間と緊急時の連絡可否を冒頭に明記しておくと代理担当者が判断に迷いにくくなります。

こんな方に：産休・育休取得者、短期異動・出向者、長期出張者

⑥ 部署異動時の申し送り書テンプレート

担当業務の申し送り・進行中案件・重要関係者・異動後のフォロー連絡先などをまとめる、社内異動専用のテンプレートです。「また社内で顔を合わせる」前提のため、お願いベースのトーンで書くことが重要です。取引先への挨拶は、後任者への行動指示（訪問推奨やメールだけでは不十分など）まで具体的に記載しておくと、担当変更による関係悪化を防げます。

こんな方に：部署異動する本人、引き継ぎを受ける後任者・人事

⑦ 業務引継書テンプレート（営業職向け）

担当顧客リスト・進行中の商談状況・KPI達成状況・注意事項を一元管理できる、営業担当者の異動・退職に特化したテンプレートです。数字だけでなく「この顧客は担当変更に敏感」といった定性情報も残せるため、後任者の初回訪問前の準備を大幅に減らせます。顧客ごとに優先度（高/中/低）を記入しておくと、後任者が最初に動くべき顧客が明確になります。

こんな方に：異動・退職する営業担当者、営業マネージャー

⑧ 業務引継書テンプレート（経理・事務職向け）

月次業務カレンダー・使用システム一覧・年次決算業務など、「いつ・何をするか」を時間軸で整理できる経理・事務職向けのテンプレートです。システムのログイン方法やマニュアル保管場所もまとめて記載でき、IT部門への問い合わせを減らせます。なお、パスワード等の機密情報は引継書本体に直接書かず、保管場所のみ記載することを推奨します。

こんな方に：経理・総務・人事・労務担当者の異動・退職時

⑨ 業務引継書テンプレート（管理職・マネージャー向け）

チームメンバーの情報や1on1の状況、重要な社内外関係者、後任者へのアドバイスなどを文章形式で記載するテンプレートです。メンバーの個人的な情報は、引き継ぎに必要な範囲に絞って記載しましょう。

こんな方に：部長・課長・チームリーダーなど管理職の異動・退職時

⑩ 業務引継書テンプレート（エンジニア・IT職向け）

担当システムの概要・開発環境・インフラ情報・定期タスク・未解決の技術的負債など、エンジニア特有の引き継ぎ情報を記載できるテンプレートです。本番環境のアクセス権限情報はセキュリティリスクになるため、引継書本体に直接記載せず、パスワードマネージャーなどセキュアな方法で別途引き継ぎましょう。

こんな方に：エンジニア・インフラ担当・テクニカルPMの異動・退職時

⑪ 業務引継書テンプレート（店長・店舗スタッフ向け）

開閉店業務・スタッフ情報・発注ルール・トラブル対応フローなど、店舗運営に特化した引継書テンプレートです。業務を「タイミング軸（開店前/営業中/閉店後/週次/月次）」で整理しているため、後任者がいつ何をすべきか把握しやすい構成です。「毎月末に棚卸し」のような抽象的な記載より、「毎月末日18時以降に2名体制でスキャン→翌朝本社送付」のように具体的に書くほど引き継ぎの質が上がります。

こんな方に：小売・飲食・アパレルなどの店長交代時、新任店長・副店長

⑫ 業務引継書テンプレート（フリーランス・業務委託向け）

担当業務・進行中案件・使用ツールのアカウント引き継ぎ・クライアントへの申し送りなど、業務委託契約終了時に必要な情報を整理するテンプレートです。FigmaやNotionなどのツールアカウントの移管漏れはトラブルの原因になるため、ツールごとに引き継ぎ方法と完了チェックを記録する欄を設けています。契約書に守秘義務条項がある場合は、引継書に記載できる情報の範囲を事前にクライアントと確認してから作成しましょう。

こんな方に：案件を終えるフリーランサー・業務委託契約終了時

⑬ 業務引継書テンプレート（プロジェクト単位）

ステークホルダー・マイルストーン・課題/リスク一覧・決定事項ログなど、プロジェクト途中での担当交代に必要な情報をまとめたテンプレートです。特徴的なのが「決定事項ログ」で、何を決めたかだけでなく「なぜその決定をしたか」の背景まで残せます。背景がないと後任者が同じ議論を蒸し返すことになりがちなため、完了したマイルストーンにも経緯を必ず記録しましょう。

こんな方に：プロジェクトの途中で担当が変わるPM・プロジェクトメンバー

⑭ 引継ぎマニュアルテンプレート

業務の目的・全体フロー・手順の詳細・よくあるトラブルと解決方法・関連資料など、1つの業務をSTEP形式で深く掘り下げて文書化するテンプレートです。社内にマニュアルが整備されていない業務を初めて文書化する際にも使えます。複雑な業務や後任者が業務未経験の場合は、引き継ぎ書とあわせて作成しましょう。

こんな方に：手順が複雑な業務・マニュアルがない業務を引き継ぐ方

⑮ 引継ぎスケジュール表テンプレート

引き継ぎの日程・担当・完了チェックを一覧で管理できるシンプルなスケジュール表です。引き継ぎのスケジュールには「後任者が単独で業務を行う日」を必ず設け、前任者不在でも対応できるかを確認してから完了としましょう。

こんな方に：引き継ぎの計画・進捗をシンプルに管理したい前任者・上長・人事

⑯ 引継ぎスケジュールテンプレート（ガントチャート型）

開始日・期日を入力すると残り日数とガントバーが自動描画される、本格的なガントチャート型スケジュール管理テンプレートです。引き継ぎ期間が1ヶ月以上にわたる場合や、複数のタスクが並行する場合に活用しましょう。

こんな方に：引き継ぎ期間が長い場合、複数タスクを並行管理したい方

⑰ 引継ぎチェックリストテンプレート（管理者・受け取り側用）

引き継ぎを受ける側・管理する立場の上長が使うチェックリストで、業務・関係者・システム・最終確認の観点から引き継ぎの完了を確認できます。「✓」に書き換えると完了数が自動集計されます。確認日・確認者の記入欄があることで責任の所在が明確になり、形式的なチェックを防げます。引き継ぎで起きる失敗の多くは前任者・後任者まかせにした上長の管理不足に起因するため、管理者が能動的に活用しましょう。

こんな方に：引き継ぎを管理する上長・人事、引き継ぎを受ける後任者

引き継ぎ書の作成の流れ

引き継ぎ書は「業務の棚卸し → スケジュール設定 → 文書化 → 確認 → 実施」の5ステップで進めることが効率的です。最初の「業務の全体把握」で漏れが発生すると後から大幅な修正が必要になるため、時間をかけて丁寧に行いましょう。

①業務の全体を把握する

まず自分の業務を振り返り、引き継ぐべき内容を優先順位つきでリストアップしましょう。事業ごとやタスクの頻度別（毎日/毎週/毎月/年次）に分類しながら進めると、わかりやすい引き継ぎ書を作成できます。

②スケジュールを立てる

引き継ぎ書の作成スケジュールは、退職や異動の1〜2ヶ月前には設定しておきましょう。引き継ぎ前後は他の業務でも忙しくなるため、余裕を持って進め、遅れが出そうな場合は早めに上長へ共有することが大切です。本記事の「⑮引継ぎスケジュール表」や「⑯ガントチャート型」を活用すると進捗を管理しやすくなります。

③概要とポイントをまとめる

リストアップした業務の概要とポイントを、後任者の立場から見てわかりやすくまとめましょう。「自分が知っていること」ではなく「後任者が知らないこと」を起点に書くことが重要です。現状の課題や問題についても触れておくことで、後任者の業務理解が深まります。

④項目ごとに引き継ぎ書を作成する

項目ごとに引き継ぎ書を作成するときは、できるだけ同じフォーマットを使用しましょう。本記事のテンプレートはすべて記入例つきのため、「何を書けばいいかわからない」という状態になりにくく、作成スピードを上げられます。

⑤抜け漏れがないか上司や同僚に確認する

引き継ぎ書が完成したら、必ず上司や同僚にレビューしてもらいましょう。本記事の「⑰引継ぎチェックリスト（管理者用）」を上長が使うことで、引き継ぎの完了を組織として確認する仕組みを作れます。

⑥後任者へ引き継ぎを行う

引き継ぎの完了は「書類を渡した時点」ではなく、「後任者がひとりで業務を遂行できた時点」です。わかりにくい箇所があれば、関連資料の共有や実際に業務を一緒に行うなど、後任者が自立できるまでフォローを続けましょう。後日、後任者から質問があった場合には可能な限り対応することが求められる姿勢です。

わかりやすい業務引継書の書き方

わかりやすい引き継ぎ書とは、後任者が読んだ翌日から業務を遂行できる情報を、迷わず探せる形で記載したものです。以下に、引き継ぎ書の質を高める書き方のポイントを紹介します。

後任者のリテラシーに合わせて作成する

引き継ぎ書は、後任者が「わかる言葉」で書くことが最重要です。業務未経験の後任者には、業務用語の説明や参照すべきマニュアルへのリンクも併記することで、引き継ぎ後の質問対応コストを下げられます。後任者からの要望に応じて引き継ぎ書を更新する姿勢も大切です。

業務同士の関係性や関わる関係者を記載する

個々の業務の説明だけでなく、業務同士のつながりや関係者を記載することで、後任者が業務全体の構造を把握できます。1週間・1ヶ月の業務の流れを時系列で示すと、後任者が全体像を掴みやすくなります。

見出しや文章に統一感を持たせる

引き継ぎ書の読みやすさは、見出しの粒度と文章のトーン統一で大きく変わります。特に細かいタスクが多い業務では、タスクの重要度に沿って見出しのレベルを揃えることが後任者のスムーズな理解を促します。本記事のテンプレートはセクション構成が統一されているため、記入するだけで読みやすい引き継ぎ書を作成できます。

記入例を入れて「何を書けばいいか」を伝える

空白のテンプレートだけでは「ここに何を書けばいいのか」が伝わらず、引き継ぎ書の質にばらつきが出ます。記入例を入れることで後任者が内容を具体的にイメージしやすくなり、前任者への質問回数も減らせます。本記事のテンプレートはすべて記入例つきで設計しているため、見ながら書き進めるだけでひと通り完成します。

優先度・重要度を明記する

引き継ぎ書に記載する業務や顧客は、優先度（高/中/低）を明記しておくと後任者が何から着手すべきかを迷わずに済みます。特に退職時は引き継ぎ期間が限られているため、後任者が最初の1週間・1ヶ月でやるべきことを優先度順に整理して渡すと、引き継ぎ後の業務立ち上がりがスムーズになります。

実際の業務を後任者と一緒にやってみる

引き継ぎ書を渡すだけでなく、実際の業務を後任者と一緒に行うOJT（On-the-Job Training）をセットで実施することが引き継ぎの質を大きく高めます。書いた内容と実際の手順にズレがないかを確認できるほか、引き継ぎ書に書ききれなかった暗黙知を口頭で補完できます。最後に後任者が単独で業務を遂行できるかを確認し、問題なければ引き継ぎ完了とするのが理想的な進め方です。

シーン・職種に合ったテンプレートで引き継ぎ書を効率化しよう

本記事では、業務引継書の書き方と、シーン・職種別のテンプレート17選を紹介しました。後任者の状況や業務の特性に応じて、引き継ぎ書の役割は異なります。最近では、リモートワークが多くなってきているため、業務の動画で撮影しておくことも有効な方法です。

シーン別のテンプレート選択の目安は以下のとおりです。

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• 監修：Hoshi

  非IT大手企業にて営業を経験ののち、ベンチャー企業にてマーケターとして業務に従事。業務効率化や業務フローの改善に注力しつつ、事業の成長に貢献している。