- 更新日 : 2024年12月12日
週間シフト表の作成におすすめのテンプレート｜シフト表の作り方も解説
シフト表は、職場の業務を円滑に進めるための重要なツールであり、特にサービス業や小売業など、多くの従業員が働く環境では欠かせません。1週間ごとにシフトを管理する場合は週間シフト表を作成し、効率的な人員配置を行う際に活用しましょう。
当記事では、シフト表の基本的な種類や特徴、作成方法について詳しく解説します。無料で使える週間シフト表のテンプレートも紹介するので、簡単にシフト表を作成したい方はぜひご覧ください。
目次
シフト表とは？
シフト表とは、従業員やスタッフの勤務時間や勤務日を一覧で確認できる表のことです。特に、サービス業や小売業など多くのスタッフが働く現場では欠かせないツールです。シフト表を活用すると、業務に必要な人員配置を効率的に計画し、過剰な人員配置を防げます。
また、従業員にとっても自身の勤務スケジュールを把握しやすくなり、プライベートとの調整がしやすいという利点があります。特に週間シフト表は1週間単位での業務計画を立てやすく、短期的なスケジュール調整にも柔軟に対応可能です。
シフト表には複数の種類があり、作成方法もツールによってさまざまです。ここではシフト表の種類について詳しく解説します。
シフト表の種類
シフト表は、管理期間や用途に応じて下記の通り3種類に分類できます。
タイムシフト表は、1日の勤務時間を細かく区切り、時間ごとのスタッフの配置や役割を明確にするシフト表です。飲食業や小売業など、時間帯によって忙しさが異なる業種で活用されます。繁忙時間帯の人員が可視化でき、効率的な配置を行える点がメリットです。一方で、1時間単位や30分単位での調整が必要なため、作成に手間がかかることや、急な変更が発生した際に全体を見直す必要がある点はデメリットです。
週間シフト表は、1週間単位でスタッフの勤務スケジュールを管理するシフト表で、曜日ごとに忙しさが異なる店舗などで重宝されます。短期的な予定を把握しやすく、業務の調整や急な変更にも柔軟に対応できる点が特徴で、従業員にとっても1週間単位で予定を立てやすいという利便性があります。ただし、時間帯ごとの細かいシフトは記載できない点や、長期的に労働時間のバランスを考えるのには向いていない点に注意が必要です。
月間シフト表は、1か月単位で勤務スケジュールを一括管理するシフト表です。長期的な計画を立てる際に役立ち、全体の労働時間の均等化や人件費管理がしやすいメリットがあります。しかし、シフトのパターンが多い業種だとシフトが見にくくなってしまう点はデメリットです。 |
それぞれメリット・デメリットが異なるため、自社にどの形式が合っているのか比較検討を行うことが大切です。
シフト表の作成ツール
シフト表は手書きで作成することもできますが、エクセルなどのツールや無料のテンプレートの活用が便利です。それぞれの方法でシフト表を作る際のメリットを下記で解説します。
手書きでシフト表を作成する方法は、紙とペンさえあればすぐに始められる手軽さが最大のメリットです。パソコンを使う必要がなく、専門的な知識もいりません。ただし、作業量が増えると管理が煩雑になり、記入ミスや情報の見落としがどうしても発生してしまいます。また共有も難しく、スタッフ全員が最新の情報を把握するには手間がかかります。
エクセルを使ったシフト表は、関数やフォーマット設定を活用することで効率よく管理できます。変更があった場合でも簡単に修正可能で、保存や共有も容易です。ただし、エクセルに関するある程度の知識が必要で、エクセルに不慣れな場合は操作が難しく感じる場合があります。また、関数の設定やフォーマット作成に時間がかかったり、複雑な作業でミスが発生したりといった点にも注意が必要です。
あらかじめフォーマットが整備されているテンプレートを活用することで、誰でも簡単にシフト表を作成できます。特に無料で提供されているものは、ダウンロードしてすぐに使えるため、作成方法やレイアウトを考える必要もありません。また、デザインが洗練されているものも多く、作成者も利用者も扱いやすい点が特徴です。 |
週間シフト表の無料テンプレート
週間シフト表は、テンプレートを使用するのが効率の良い作成方法です。下記から無料のテンプレートをダウンロードできるので、週間シフト表を作成したい方はぜひ活用してください。
シフト表の作り方
シフト表を作成するためには、ルール作りと従業員の協力が必要不可欠です。シフト表の作成は、次のようなステップで行います。
| 1 | シフト表のひな形とルールを作る |
|---|---|
| 最初にシフト表の基本となるフォーマットを準備します。使用するツールは、手書きやエクセル、テンプレートなど業務に合ったものを選びましょう。 ひな形を作成した段階で、勤務時間や休憩時間、必要な人数、提出期限など、シフト作成における基本ルールも設定します。ルールを明確にしておくと、後の作業がスムーズになり、トラブルも未然に防げます。 | |
| 2 | シフト希望を提出してもらう |
| 準備が整ったら、従業員に勤務可能日や勤務希望時間、休み希望を提出してもらいます。情報を集める方法や期限を決め、確実に回収しましょう。 休みの希望などは最大限に考慮することで働きやすい職場になり、従業員の満足度も向上します。 | |
| 3 | シフトを割り当てる |
| 収集した希望を基に、業務に必要な人数や役割に応じてシフトを割り当てます。この際、ピークタイムには経験豊富なスタッフを配置する、繁忙日と閑散日の勤務をバランスよく割り振るなどの工夫を行いましょう。 また、特定の従業員に負担が集中しないよう調整することも大切です。最終的なシフト表が完成したら従業員に共有し、希望が反映されているかを確認してもらいます。 | |
スムーズにシフト表を作成するために、シフト希望はできるだけ早めに提出してもらい、出し忘れがないよう従業員へ声掛けを行うことも大切です。
業務が進めやすくなるシフト表を作るには？
職場の業務を円滑に進めるには、「よいシフト表」を作成する必要があります。ここでは、よいシフト表を作る際に気を付けたいポイントを解説します。
週間シフト表の見やすさを意識する
従業員が自分の勤務スケジュールを素早く把握し、混乱やミスを防げるよう、シフト表には見やすさが非常に重要です。具体的には、シンプルなレイアウトや色分け、文字の大きさを工夫する必要があります。
シフト表を色分けすることで、例えば早番、中番、遅番などを直感的に区別できるようになります。曜日ごとや時間帯ごとに枠を分け、スタッフの名前や役割を一目で確認できるようにするのもおすすめです。
また、小さすぎる文字は視認性を低下させるため、名前や時間帯などの主要な情報は読みやすい大きさに設定しましょう。
公平性のあるシフトにする
公平性を考慮したシフト表の作成は、従業員の不満や離職を防ぐための重要な要素です。公平なシフトを作成するには、できるだけ従業員のシフト希望を汲みながら勤務日や時間帯の偏りをなくし、負担を分配することが求められます。
特に、忙しい時間帯や週末勤務が特定の従業員に集中しないように注意しましょう。勤務日数や役割分担を定期的に見直し、不平等が発生していないかを確認することが大切です。公平なシフト表は、職場の雰囲気を良くし、従業員全員が協力して業務に取り組める環境づくりにつながります。
従業員のスキルを考える
シフト表を作成する際には、従業員一人ひとりのスキルや経験を考慮しましょう。ピークタイムには経験豊富な従業員を配置したり、新人スタッフをベテランスタッフと一緒にシフトに組み込んだりすることで、業務がうまく回るようになります。
ただし、特定の業務が1人の従業員に集中しないように注意する必要があります。全体のバランスを取りながら、各従業員が自身の強みを発揮できるシフトを作成できるのが理想的です。従業員が自らの強みを発揮してくれると、業務効率が高まるだけでなく、従業員の成長にもつながり、職場全体のパフォーマンスも上がっていきます。
テンプレートを使って見やすい週間シフト表を作成しよう
見やすさや公平性を意識した週間シフト表は、従業員にとっても分かりやすく、職場全体の生産性アップにもつながります。よいデザインのシフト表を1から作るのは手間がかかるので、テンプレートをうまく活用して作成するのがおすすめです。
無料でダウンロードできるテンプレートを利用して、効率的で働きやすい環境づくりに役立つシフト表を作成しましょう。
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