• 更新日 : 2025年8月20日

給与支払報告書は支払額が0円の場合も提出義務あり！書き方や提出不要なケースも解説

「育休に入った従業員がいるけれど、給与支払報告書は提出するのだろう」
「年の途中で退職し、支払給与額が少額の従業員の場合はどうすればいいのだろう」

給与の支払額が0円、あるいは少額の場合、給与支払報告書の提出義務について判断に迷うことがあります。この記事では、給与支払報告書の提出義務の基本から、支払額が0円の場合の具体的なケース、正しい書き方、注意点まで分かりやすく解説します。

給与支払報告書は支払額が0円の場合も原則提出

結論から言うと、前年中に給与の支払いをした全ての従業員について、給与支払報告書の提出が必要です。これには、給与支払額が0円の従業員も含まれます。

例えば、従業員が長期休職や育児休業中で、一年間を通して給与の支払いがなかったとしても、会社に在籍している限りは提出対象となります。

給与支払報告書は、市区町村が個人の住民税額を決定するための基礎資料です。たとえ給与支払額が0円であっても、この従業員は会社に在籍しており、給与の支払いが0円であったという事実を市区町村に報告する必要があります。

この情報により、市区町村は住民税の課税・非課税の判断を正確に行うことができます。報告がないと、市区町村は従業員の所得状況を把握できず、住民税の課税処理が遅れたり、誤認課税が発生したりする恐れがあります。

給与支払報告書の提出義務があるケース

従業員の状況によって、給与支払報告書の対応方法は異なります。ここでは、特に判断に迷いやすいケースについて解説します。

育休・産休中の従業員

育児休業や産前産後休業を取得している従業員は、その期間中の給与支払いが0円であっても、給与支払報告書の提出が必要です。会社に在籍している事実に変わりはないため、支払額を0円として報告します。これにより、市区町村は従業員が休業中であることを把握し、所得状況に応じた住民税の計算が可能になります。提出を怠ると、市区町村から従業員に問い合わせが入るなど、追加確認や申告の手間が生じる可能性があります。

乙欄の適用者

2か所以上から給与の支払いを受けている従業員で、自社が主たる給与の支払者ではない場合、乙欄適用者となります。乙欄適用者についても、給与支払報告書の提出義務があります。たとえ支払額が少額であっても、年末調整の対象とならない乙欄適用者の所得を市区町村が把握するために、報告は欠かせません。主たる給与を支払っている会社（甲欄）だけでなく、乙欄として給与を支払っている会社も、それぞれの支払額を報告する責任があります。

給与支払報告書が提出不要になるケース

原則として提出義務のある給与支払報告書ですが、例外的に提出が不要となるケースがあります。

年の途中で退職し、給与支払総額が30万円以下の従業員

年の途中で退職した従業員については、退職した年の給与支払総額が30万円以下の場合に限り、提出義務が免除されます。

ただし実務上は、支払額にかかわらず全ての退職者について提出している企業も少なくありません。その方が、個別に支払額を確認して提出の要否を判断する手間を省け、報告漏れのリスクを減らせるためです。

給与支払報告書の支払額が0円の場合の書き方

支払額が0円の場合、給与支払報告書の作成で特に注意すべき点がいくつかあります。正確な情報を伝えるために、記入方法のポイントを押さえておきましょう。

支払金額欄に「0」を記入

最も重要なポイントは、支払金額の欄です。育児休業や長期休職などで年間の給与支払額が0円だった場合、この欄には空欄や斜線ではなく、明確に0と記入してください。源泉徴収税額や社会保険料の金額も同様に、支払いや控除がなければ0とします。これにより、市区町村の担当者が記載漏れではなく実績が0円であると明確に判断できます。

摘要欄に理由を記載

支払額が0円の場合、その理由を「摘要」欄に簡潔に記載することが推奨されます。例えば、「育児休業中（2024/4/1〜）」や「長期休職のため」といったように記載します。この一言があることで、市区町村は従業員の状況をより正確に理解できます。特に育休や休職など特殊な事情がある場合は、摘要欄を有効に活用することで、問い合わせなどを未然に防ぐ効果も期待できるでしょう。

マイナンバーの記載

給与支払報告書には、従業員本人および扶養親族のマイナンバー（個人番号）の記載が法律で義務付けられています。支払額が0円の場合でも忘れずに記載してください。

給与支払報告書の提出方法

最後に、給与支払報告書の提出方法についても解説します。

様式のダウンロード方法

給与支払報告書の様式は、管轄の市区町村のWebサイトから入手するか、送付されてくるものを使用します。年末になると、前年度の実績がある事業所宛に市区町村から様式が郵送されてくるのが一般的です。様式がWebサイトにない場合や、新規で事業を開始したために送られてこない場合は、提出先の市区町村に問い合わせて入手方法を確認してください。

提出先と提出期限

給与支払報告書は、対象となる従業員が翌年1月1日時点で居住している市区町村へ提出します。例えば、2025年分の給与支払報告書であれば、2026年1月1日時点の住所地の市区町村が提出先です。提出期限は、毎年1月31日と定められています。期限を過ぎると住民税の決定が遅れる原因となるため、余裕を持って準備を進めましょう。

電子申告（eLTAX）の活用

給与支払報告書の提出は、書面だけでなくeLTAX（エルタックス）という地方税ポータルシステムを利用した電子データによる提出も可能です。eLTAXを利用すれば、複数の市区町村への提出を一度の操作で完了でき、コスト削減や事務作業の効率化が図れます。特に提出対象の従業員が多い企業にとっては、大きな業務改善につながるでしょう。

参考：eLTAX

0円の場合も給与支払報告書を提出しましょう

給与支払報告書は、年間の給与支払額が0円の従業員であっても、原則として提出が必要な重要な書類です。

提出を怠った場合、地方税法に基づく罰則（1年以下の懲役または50万円以下の罰金）が科される可能性があります。また、住民税の特別徴収義務者としての責任を果たしていないと見なされると、行政から指摘や改善指導を受ける可能性があります。毎年1月31日の提出期限に間に合うよう、計画的に準備を進めましょう。

• 監修：sana（社会保険労務士/ファイナンシャルプランニング技能士検定1級）

  1991年生まれ。大学卒業後、会計事務所にて税理士補助業務に従事。その後、社会保険労務士試験とファイナンシャルプランニング技能士検定1級に合格。現在は社会保険労務士事務所にて、給与計算や社会保険手続き、労務コンサルティング補助業務や労務関係の法改正対応などの業務を行っています。