• 更新日 : 2024年7月3日

Notionとは？機能や料金、注目されている理由を解説！

Notionとは情報整理やナレッジ共有、タスク管理など、さまざまな用途で使える万能ツールです。「オールインワンワークスペース」とも呼ばれており、Notionに仕事で必要な情報やツールを集約できます。

また、UIにも直感的な操作が可能になる工夫が施されており、マルチデバイス対応でもあるため使いやすいツールといえるでしょう。ここでは、Notionの機能や料金、注目されている理由などを解説します。

Notion（ノーション）とは？

Notionとは簡単に言えば、仕事などで使うアプリや情報などを1つにまとめられるツールです。

例えばエディタやタスク管理ツール、スケジュール帳などのツールを集約し、Notion上で使用することが可能になります。そのため、複数のアプリを行ったり来たりする必要がありません。

NotionにはWeb版やデスクトップ版、モバイル版があり、さまざまな端末で使用できます。また、シンプルなUIで使いやすいことも特徴といえるでしょう。世界中で数千万人以上が利用している人気のツールです。

Notionは個人利用もできる？

Notionは仕事で活用されることが多く、複数の人で共有するワークスペースのようなイメージで使用できます。もちろん、個人が利用することも可能です。

個人の場合、おもに情報を記録していく用途で活用されることが多いでしょう。例えば読書の記録を残す、家計簿を作る、気になったWebサイトの記事を一時保存しておき後で情報をまとめるといった用途で活用されています。また、旅行計画の作成用としても人気が高いです。

Notionの主な機能

Notionは、多種多様な目的に活用できるカスタマイズ性に優れたアプリです。エディタやデータベース機能など、情報管理関連が基本的な機能になりますが、特に機能拡張性の高さは魅力といえるでしょう。APIが使えるため、外部ツールと連携させる形で無限に機能を追加ですることが可能です。

ここでは、Notionの主な機能について解説します。

ナレッジ機能

Notionのナレッジ機能とは、組織内での情報共有とアクセスを支援する機能です。柔軟な機能を活用して、個人用のノート管理からチームのプロジェクト管理、ナレッジベースの構築まで、さまざまな用途に利用できます。

例えば文字や画像、動画など、用途や好みにあわせて記録することが可能です。また議事録や連絡用の掲示板、社内Wikiなどに活用できるため、ナレッジマネジメントにも適しているでしょう。もちろん重要な部分を太字にする、文字の色を変える、特定の部分に取り消し線を引くといった表現も可能です。

情報を適切な表現でまとめシェアすることにより、組織全体の生産性向上が期待できます。

データベース機能

Notionでは画面上にExcelのような表を作り、そちらでデータを管理できます。作成した表の列ごとにデータの属性を指定することが可能です。属性にはテキストや日付、チェックボックスなどがあります。例えば1つ目の列を「チェックボックス」、2つ目を属性として日付を設定した「期限」、3つ目をテキストとして設定した「タスク名」とすることで、簡易版のToDo管理ツールを作成できます。

データベース機能を活用してデータを管理することによって、見せ方を容易に変えることも可能です。例えば、表で日付とタスクのデータを入力しておき、それをワンクリックでカレンダー形式の見せ方へ変更できます。

タスク機能

Notionはタスク管理の目的でよく使われます。プロジェクト管理や課題管理、マイルストン管理などの業務効率化を実現することが可能です。

テンプレートが用意されているため、設定作業も簡単です。テンプレートをそのまま使うだけでなく、特殊な要件がある部分だけカスタマイズして使うこともできます。現場のニーズにあわせた形で導入しましょう。

Notionが注目されている理由

Notionはあらゆる目的に適した万能ツールであり、その特徴が世間から注目を集める最大の理由といえます。では、具体的には何がすごいのでしょうか？

Notionは、ビジネスで需要が高く、個人向けとしても人気が高いアプリです。シンプルで使いやすい、マルチデバイスに対応している、低価格であるといった長所が挙げられます。

ここでは、Notionが注目される理由について解説します。

機能が豊富

Notionは非常に多機能で、数多くの機能が実装されています。ドキュメント作成やWebサイト作成、あらゆる情報の管理など、使い方はさまざまです。

また、拡張機能も非常に豊富に取揃っています。例えば「Notion Web Clipper」や「Save to Notion」などを活用することによって、保存作業を簡略化する拡張が可能です。この他にもショートカットを追加して使いやすさを改善できる「NotionX」などがあり、細かいニーズに対応できます。

さまざまなデータを1つに集約可能

Notionはさまざまな情報をそのまま入力できるため、社内の情報を集約していく目的で活用することも可能です。Notionはシンプルなテキストノートから豊富なコンテンツを含むドキュメントまで、さまざまな情報を1つのプラットフォーム上で作成できます。そのため、個人用のノートテイキングからプロジェクトの計画書まで、さまざまな情報の一元管理を実現できるでしょう。

また Notionのブロックベースのエディタは、個々の情報や要素をブロックとして扱います。テキスト、画像、動画、表、チェックリスト、コードブロックなど、さまざまなブロックを組み合わせてページを作成できます。これにより、さまざまなデータを統合的に扱うことが可能です。さらに、GoogleドキュメントやPDFなどのファイルを直接埋め込むこともできるため、異なるソースからの情報を1つのページに集約できます。

さまざまなアプリ・ツールと連携可能

Notionは単体でも多機能ですが、他のアプリと組み合わせて使うこともできます。Webサイトの構築を行うWraptasやFeather、グラフを表現できるNochart、アクセス解析ができるNotionlyticsなど、連携できるツールはさまざまです。

もちろんAPI連携にも対応しています。特定の用途で開発した自前のシステムとも連携可能です。またNotionは広く利用されており、多くのユーザーコミュニティが存在しています。そのため、ユーザーが自分のニーズに合わせて拡張機能を作成し、公開しているツールをAPI経由で連携することも可能です。

洗練されたUI

UIがわかりやすく、感覚的に操作可能なこともNotionの魅力です。一般的なITツールと操作方法やボタンのアイコンが似ているため、はじめてNotionを使う人でも基本的な部分は簡単に操作できるでしょう。

ドラック・アンド・ドロップでのファイルや、オブジェクトの配置にも対応しています。感覚的にコンテンツを作りこんでいけることもNotionの魅力です。

共同編集ができる

Notionは複数人で1つのファイルを、共同編集することが可能です。作成メンバーに編集権限を付与することによって、共同編集ができるようになります。

作成したコンテンツは任意のメンバーに公開できます。その際、コンテンツ作成にかかわらないメンバーは読み取り権限を付けることで、コンテンツの内容を勝手に編集されないよう制限することも可能です。

テキストエディタの機能が充実している

Notionはテキストエディタとして活用できますが、普通のものとは異なる多種多様な表現ができます。例えば文字の強調や絵文字、チェックボックスの配置など多彩な表現が実現可能です。

またNotion AIというサービスも用意されており、適切な文章を効率的に作成できます。誤字脱字チェックや、文章の枠組み作成の機能が備わっています。

ショートカットが豊富に用意されているため、編集作業も非常に簡単です。ショートカットキーも充実しており、マウスなしで情報をまとめていくことが可能です。

Notionの料金

Notionの料金プランは「フリー」「プラス」「ビジネス」」「エンタープライズ」の4種類です。おもに招待可能なゲストの人数、ページ履歴の日数、セキュリティ機能などが異なります。

フリーは、Notionをはじめて体験する人におすすめのプランです。同時編集が可能で、SlackやGitHubと連携もできます。招待可能なゲストは10名、ページ履歴は7日間です。

プラスは、1人当たり月額＄8の有料プランです。少人数のチームでの活用に適したプランといえます。フリーの機能に加え、チームで使えるブロック、およびファイルアップロードが無制限です。また招待可能なゲストは100名、ページ履歴は30日間に拡張されている点も魅力といえるでしょう。

ビジネスは、1人当たり月額＄15のプランです。複数のチームで活用されることを想定した企業向けのプランといえます。プラスの機能に加え、充実したセキュリティ面の機能が魅力です。SAML認証のシングルサインオンに対応し、プライベートチームスペースと呼ばれる、指定したユーザーにのみ公開される場所を作れます。

エンタープライズは、費用の見積もりが必要になるプランです。企業全体の運営など、大きな規模で利用されることが想定されています。ビジネスよりも高度なセキュリティ設定が可能になっており、監査用のログを確認することも可能です。またプロビジョニング機能により、入社や異動による設定変更もスムーズに行えるでしょう。

参考：Notion 料金プラン

Notionの始め方

Notionを始めるためには、まず公式ページでアカウントを作成します。GoogleやAppleのアカウントを利用することも可能です。

次に初期設定を行います。使用するアカウントでサインアップし、用途の設定を行いましょう。「チームと一緒に」「自分のために」のどちらかを選択すると、用途にあわせてセットアップが実行されます。

以上で、Notionを使用することが可能です。Notionの内部で使用する名前や写真、画面の表示、特定の操作が行われたときの通知設定などは、後からでも設定できます。

Notionでできることは数多く、最初からすべての機能を使いこなすことは難しいでしょう。事例やテンプレートを活用し、まずはNotionに慣れることを優先するのが得策です。ある程度慣れてきた後で、さまざまな機能や外部サービスを組み合わせて使っていくことをおすすめします。

Notionは安全に使用できる？危険性は？

Notionは、セキュリティ対策面も優れています。データの暗号化、信頼性の高いインフラ、従業員のセキュリティトレーニングなど、あらゆる危険性への対策が施されているため安心です。

料金プランによって活用できるセキュリティ機能や性能には差があるため、その点は注意しましょう。また、外部のクラウドサービスなどと連携する場合は、連携先のサービスのセキュリティ面も確認しなくてはいけません。

参考：Notion セキュリティとプライバシー

Notionの使い方は無限大

Notionのおもな用途は情報整理です。しかしそれ以外にも、さまざまな活用方法があります。連携できるアプリも多くAPIも使用できるため、まさに万能ツールといえるでしょう。

通常、仕事を進めていくにはタスク、スケジュール、予算、課題など、多くの要素を管理していくことになります。それぞれの要素を別のアプリで管理している人も多いですが、Notionだけで管理することも可能です。無限の使い方ができるNotionを、ぜひ有効活用してください。

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。