• 作成日 : 2025年2月6日

懇親会の案内状・案内メールの例文や書き方、無料テンプレートを紹介

懇親会は、ビジネスの場面で使われることが多く、社内のコミュニケーションを深めるためや、社外の関係者との交流を目的として開催されます。懇親会の案内状を作成する際は、適切な形式や言葉遣いで作成しましょう。またくだけた言い方での例文も紹介します。

この記事では、懇親会の案内状や案内メールの書き方、無料テンプレート、具体的な例文を紹介します。

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懇親会の案内状とは？

懇親会の案内状は、社内や社外の取引先との親睦を深めるため参加者に向けて開催の詳細を伝えるための文書です。案内状には日時・場所・会費・出欠確認・問い合わせ先などを明記し、読み手にわかりやすく伝える必要があります。案内メールとして送ることもありますが、特に社外の取引先を招待する場合は、紙の案内状が望ましいこともあります。

懇親会は、ビジネスの場面で使われることが多く、社内のコミュニケーションを深めるためや、社外の関係者との交流を目的として開催されます。具体的には、以下のような目的で開かれることが多いです。

懇親会と親睦会の違い

懇親会と親睦会は似た言葉ですが、目的や使われる場面に違いがあります。懇親会は比較的フォーマルな場面で使われ、親睦会はよりカジュアルな集まりに使われることが多いです。そのため、案内状の内容や言葉遣いも異なります。社外の取引先を招待する場合は、懇親会という言葉を使用するのが適しています。

懇親会の案内状の書き方

懇親会の案内状では、基本的なマナーを守りながら、参加者がスムーズに内容を理解できるようにすることが大切です。案内状は、以下のような構成で作成します。

挨拶文を整える

ビジネスでの案内状は、一般的に「拝啓」から始め、「敬具」で締めるのが正式です。

「拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、このたび、弊社では懇親会を開催することとなりました。」

また、時候の挨拶を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。時候の挨拶は季節に応じた表現を用いるのが適切です。

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詳細を「記」にまとめる

案内状の本文では、懇親会の詳細を「記」として整理します。基本的な項目は以下の通りです。

• 開催日時：年月日（曜日） 時間
• 開催場所：会場の名前と住所
• 会費：参加費用の有無と金額
• 出欠確認：返信期限と方法
• 問い合わせ先：担当者名、連絡先

末尾の挨拶を添える

案内状の最後には、参加をお願いする一言を加えます。

「皆様のご参加を心よりお待ち申し上げます。」

案内状の書き方を押さえることで、参加者がスムーズに予定を調整しやすくなります。次の章では、親睦会の案内メールの書き方について解説します。

懇親会の案内メールの書き方

親睦会の案内メールは、案内状と比べてシンプルな書き方で問題ありません。件名を工夫し、本文では必要な情報を簡潔に伝えましょう。すべて左揃えにし、書面のような字下げは不要です。

メールの件名を工夫する

件名はメールの開封率に影響を与えます。件名に【】を使うと、そこが強調され、目に入りやすくなります。【社内親睦会のご案内】などと親睦会の趣旨を簡潔に伝える表現が効果的です。

例文

• 【社内親睦会のご案内】○月○日 開催のお知らせ
• 【親睦会のご案内】○○親睦会のご参加のお願い

メール本文で詳細を伝える

本文では、開催日時・場所・会費・出欠確認の方法を明記します。また、メールへの返信の際は、件名を変えずに送るよう依頼すると、出欠管理がスムーズです。また、相手が返信しやすいよう返信先や返信期日を明記して負担なく対応できるような配慮も必要です。

例文

親睦会の案内メールは、簡潔かつわかりやすくまとめることが大切です。

メールに案内状を添付する場合はPDF形式が一般的

案内状をメールに添付する場合はPDF形式が一般的です。送信前に添付ファイルの有無を再確認し、添付漏れがないよう注意しましょう。メールの本文中に「案内状を添付しておりますので、ご確認ください。」といった一文を加えると、受信者にとっても分かりやすくなります。

懇親会の案内状の無料テンプレート（ワード）

懇親会の案内状はテンプレートを利用すると、簡単に作成できます。マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。シーンに合わせてカスタマイズしながらお役立てください。

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懇親会の案内状、案内メールの例文

懇親会の案内状や案内メールには、相手に応じた適切な表現やフォーマットが必要です。社外向けと社内向けでは、文面のトーンや書き方が異なります。また、くだけた雰囲気の案内メールも適切な場面で活用できます。

【社外向け】懇親会の案内状例文

社外向けの案内状は、ビジネスマナーを重視し、格式を持たせた表現を使用します。特に、取引先や関係会社に送る場合は、失礼のないように言葉遣いに注意しましょう。

【社外向け】懇親会の案内メール例文

社外向けの案内メールは、ビジネスメールの基本を押さえた上で、簡潔に要点を伝えます。出欠確認の締切や返信方法を明確にしておくことが大切です。

【社内向け】懇親会の案内状例文

社内向けの案内状は、簡潔で分かりやすい内容が求められます。硬すぎず、社員が気軽に参加できる雰囲気を作ることが大切です。

【社内向け】少しくだけた懇親会の案内メール例文

社内向けの案内メールは、社員が気軽に返信しやすい雰囲気を作ることもポイントです。

懇親会の案内状作成のポイント

懇親会の案内状を作成するときは、開催日程や目的を明確にし、参加者が分かりやすい内容にすることが大切です。適切なタイミングで送付し、必要な情報を網羅することで、スムーズな出欠確認が可能になります。

1.懇親会の1～2カ月前に案内する

案内状は、懇親会の1～2カ月前に送ると参加者のスケジュール調整がしやすくなります。特に、社外向けの場合は、相手の都合を考慮し、早めの案内が必要です。

2.目的を明確にする

懇親会の目的が明確であるほど、参加者にとって意義のあるものになります。「取引先との関係強化」「社内のチームワーク向上」など、目的を明記すると参加の意欲も高まります。

3.親睦会後はお礼メールを送る

懇親会が終わったら、翌日にお礼のメールを送ることが大切です。特に社外向けの場合、感謝の意を伝えることで、今後の関係構築に役立ちます。

4.会場や費用を明確にする

会場の住所や費用を具体的に記載することで、参加者が迷うことなく準備できます。社外向けでは、ドレスコードについての記載もあると親切です。

5.出欠確認の期限を設ける

参加者がスムーズに出欠を返信できるよう、締切日を明確に記載しましょう。「〇月〇日までに返信ください」と記載することで、参加可否の確認がしやすくなります。

懇親会の案内状は送る相手や目的に応じて作成しよう

懇親会は、社内の結束を強めたり、取引先との関係を深めたりするために開催されます。案内状を作成する際は、送る相手や目的に応じた適切な表現を心がけましょう。社外向けの場合は、フォーマルな言葉遣いや礼儀を重視し、紙の案内状を使用するのが望ましいこともあります。一方、社内向けでは、簡潔で親しみやすい表現や砕けた言い方が適している場合もあります。メールで送る場合は、件名を工夫し、要点をわかりやすく伝えましょう。

懇親会の目的や参加者の利便性を考慮し、わかりやすく作成することが、円滑な運営につながります。

• 監修：マネーフォワード クラウド

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