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  • 更新日 : 2024年8月29日

テンプレート付き – 出張旅費精算書の書き方や利用ケース

出張旅費精算書とは、出張にかかった宿泊費や交通費などの出張旅費を清算するための帳票です。出張旅費には出張に係る日当、いわゆる出張手当も含まれます。出張旅費精算書は経費処理にかかわる重要な帳票です。この記事では出張旅費精算書の書き方に加え、無料で利用できるテンプレートやひな形を紹介します。是非活用してください。

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出張旅費精算書とは？

出張旅費精算書とは、宿泊費・交通費・日当などの出張旅費を清算するための帳票です。出張旅費には宿泊費や交通費だけでなく、日当も含まれるため気を付けましょう。日当は出張手当とも呼ばれ、出張中の食費や通信費を賄うために支給される手当です。

宿泊費や交通費などの出張経費に、出張手当を加えた出張旅費を清算する手続きを旅費精算といいます。宿泊費と交通費は実費精算ですが、出張手当については1日あたり一定の金額が支給されるのが一般的です。出張手当の金額や旅費精算のルールは、出張旅費規程を作成し規定しておく必要があります。実際の旅費精算の流れは下記の通りです。

1. 出張申請する
事前に出張申請し、必ず上司の承認を得ておきましょう。申請せずに出張すると、旅費精算できない可能性もあるため注意が必要です。事前に宿泊費や交通費などの出張経費がわかっている場合は、あわせて申告しておくとスムーズに旅費精算できるでしょう。

2. 経費を立て替え領収書を受け取る
宿泊費や交通費、食費や通信費など出張中にかかった経費を立て替えた場合は、必ず領収書をもらいましょう。領収書をもらい忘れたり紛失してしまったりすると、経費精算ができない恐れもあるため注意が必要です。

3. 領収書をもとに出張旅費精算書を作成する
出張中に受け取った領収書をもとに、出張旅費精算書を作成してください。必要事項が漏れなく記載できているか、金額に誤りがないかなどを必ず確認しましょう。作成した出張旅費清算書は、上司のチェックを受けて経理担当者に提出してください。

4. 出張旅費精算書をもとに旅費精算する
出張旅費精算書の提出を受けた経理担当者は、出張旅費規程に従い旅費精算します。交通費や宿泊費などの金額に誤りはないか、飲食費が計上されている場合は金額が妥当かなどのチェックが必要です。出張旅費精算書の内容に問題がなければ手渡しや銀行振り込みなどで清算となります。

なお、出張経費は実費精算なので非課税です。一定の金額が支給される出張手当についても、出張旅費規程の範囲内で妥当な金額であれば所得税を課されることはありません。

さらに、経理担当者は経費の仕訳も必要です。出張経費や出張手当はまとめて仕訳できないので、適切な勘定科目で仕訳なければなりません。例えば、宿泊費や交通費などは旅費交通費の勘定科目で仕訳けられます。

出張手当についても旅費交通費で仕訳けるのが一般的です。飲食を伴う接待などは交際費、取引先との会議中に飲食物を提供した場合は会議費として仕訳けられます。なお、出張経費や出張手当は損金に算入することができるため、法人税の節税が可能です。

出張旅費精算書の書き方

それでは、実際に出張旅費清算書の書き方を紹介します。出張旅費清算書に決まった様式やフォーマットなどはありませんが、出張旅費規程に従い下記の項目について記載を求められるのが一般的です。

出張旅費清算書の記載項目

出張旅費清算書の記載項目は会社によってまちまちですが、一般的には下記の項目が記載されます。

  • 氏名
  • 所属
  • 申請日
  • 出張先
  • 出張の目的
  • 出張日（出張期間）
  • 交通手段
  • 交通費
  • 宿泊先
  • 宿泊費
  • 出張手当

会社によっては、出張先だけでなく出張の目的も記載を求められる場合があります。経理担当者が出張の妥当性を判断するためです。

交通手段も詳細に記載する必要があります。寄り道などがなく、妥当な経路で目的地の到着していることが確認できなければなりません。

宿泊費については、出張旅費規程に定められた上限内であることが重要です。上限を超えている場合は、出張旅費規程の範囲内で清算されます。

出張手当も出張旅費規程に定めておきましょう。実費精算ではないので、たとえ食費や通信費がオーバーしたとしても支給されないため注意が必要です。

なお、出張旅費清算書は経費処理に関わる重要な書類なので、領収書等と齟齬がないよう十分注意して記載しましょう。金額に間違いがないことはもちろん、内訳も具体的に記載する必要があります。金額を四捨五入などしないよう、注意してください。

出張旅費清算書の作成方法

出張旅費清算書は紙媒体やExcelなどで作成されることが一般的です。様式等は決まっていませんが、出張旅費規程に則した全社統一のフォーマットを作成しましょう。記載項目も会社によって異なりますが、後々の経費処理が滞りなく実施できるよう十分留意する必要があります。

紙媒体やExcelは手軽に作成することが可能ですが、紙ベースで管理すると紛失などの恐れがあります。領収書は別で管理しなければならないため、紛失リスクはさらに高まるでしょう。保管場所を確保しなければならないという問題もあります。また、申請書の内容を会計システムに入力しなおさなければならないため、業務負荷も高くなりがちです。

これらのリスクを軽減するには、経費精算システムを利用するのも一つの方法です。経費精算システムでは決まった入力フォーマットに必要事項を入力するだけなので、比較的簡単に出張旅費清算書を作成することができます。データはパソコン内やクラウド上で管理されるため、紛失リスクもありません。一部の経費精算システムでは、領収書をスキャンし取り込むことも可能です。会計システムと連携させれば、申請書の内容を入力しなおす手間もかかりません。多少のコストはかかりますが、費用対効果を考えて導入を検討してみてください。

出張旅費精算書のテンプレート – 無料でダウンロード

インターネットには、様々な出張旅費精算書のフォーマットが公開されています。マネーフォワードもいくつかのテンプレートを公開しており、無料でダウンロード可能です。簡単な情報を入力するだけでダウンロードできるので、是非活用してください。

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出張旅費精算書の書き方を理解しスムーズに旅費精算を行おう

出張旅費精算書について紹介しました。出張旅費精算書は、宿泊費・交通費・日当などの出張旅費を清算するための帳票です。出張旅費には宿泊費や交通費といった出張経費だけでなく、出張手当も含まれるため気を付けましょう。

出張旅費清算書には決まったフォーマットなどはありませんが、氏名・所属部署・出張先・出張の目的・交通費・交通経路・宿泊費・宿泊先・日当などを記載するのが一般的です。後から経理担当者が出張や各種経費の妥当性が確認できるよう、出張旅費規程に則した全社統一のフォーマットを作成してください。さらに、出張旅費清算書は経費処理にも関わる重要な書類なので、ミスなく作成しなければなりません。当記事を参考に出張旅費清算書の書き方を理解し、滞りなく旅費精算を行いましょう。

よくある質問

出張旅費清算書とはなんですか？

出張旅費清算書とは、出張にかかった宿泊費や交通費、日当などを清算するための帳票です。出張経費だけでなく出張手当も含まれるため気を付けましょう。 詳しくはこちらをご覧ください。

出張旅費清算書の書き方について教えてください。

様式により異なりますが、氏名・所属・出張先・出張の目的・交通費・交通経路・宿泊費・宿泊先・日当などを記載するのが一般的です。後から出張や各種経費の妥当性が確認できるよう詳細かつ正確に記載してください。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：鈴木 茂伸（社会保険労務士）

    フェリーチェ社労士事務所代表。 福祉施設を中心に、労務管理や人事評価作成等を含めた「経営組織」のサポートを行っており、「福祉系人事コーディネーター」として活動中。また、障害年金にも精通しており、障がい者のサポートも行っている。現在「経営心理学」を学び、企業内の人間関係を研究中。仕事場のデスク周りは、リラックマに囲まれている。

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