• 作成日 : 2026年2月16日

法人メールアドレスの作成方法は？独自ドメインの決め方からおすすめのサービスまで解説

ビジネスの信頼性を築くためには、フリーメールではなく専用の法人メールアドレスの運用が不可欠です。

本記事では、会社用メールアドレスを取得するメリットから、独自ドメインの決め方、具体的な作成手順、おすすめのメールサービスまでを解説します。

法人メールアドレスを作成すべき理由は？

法人メールアドレスを作成する最大の理由は、「取引先からの信頼獲得」と「組織としての安全な管理」を両立させるためです。

信頼性とブランド力の向上

独自ドメインのメールアドレスを使用することで、そのドメインを所有する実在の組織であることを証明でき、取引先や顧客に安心感を与えられます。 また、送信するすべてのメールに会社名やブランド名が含まれるため、日常的なやり取り自体が認知度を高めるプロモーションとして機能します。

情報漏洩リスクの軽減

法人向けメールサービスは、高度なウイルス検知やスパムフィルター、暗号化機能を備えており、企業の機密情報を守る体制が整っています。 フリーメールと異なり、管理者がアカウントを一括管理できるため、従業員の退職時にアカウントを削除して情報流出を防ぐといった、組織的なリスクヘッジが可能です。

組織管理の効率化

部署や用途ごとに専用アドレスを作成することで、メールの自動振り分けや担当者間での情報共有がスムーズになります。 代表窓口（info@など）や営業窓口（sales@など）を使い分けることで、誰がどの問い合わせに対応すべきかが明確になり、返信漏れや二重対応を防ぐことができます。

法人メールアドレスを取得する手順は？

法人メールアドレスの作成は、「ドメインの取得」「サーバーの契約」「アドレスの発行」という3つのステップで完了します。

1. 独自ドメインを取得する

まずはメールアドレスの「@」以降の部分となる独自ドメイン（例：company-name.co.jp）を取得します。

ドメイン取得サービス（お名前.comやムームードメイン、各レンタルサーバーの付帯サービスなど）で、希望の文字列が空いているか確認し、登録手続きを行います。日本国内の法人であれば、信頼性が最も高い「.co.jp」の利用を推奨します。

2. メールサーバーを契約する

取得したドメインを運用するためのメールサーバー（レンタルサーバー）を契約します。

最近では、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったクラウド型サービスを利用するのが一般的です。Webサイトも同時に公開する場合は、エックスサーバーなどの共用サーバーで一括管理する方法も効率的です。

3. メールアドレスの作成・初期設定

サーバーの管理画面にログインし、必要なユーザー名（@の前の部分）を設定してアドレスを発行します。

アドレス発行後は、PCのOutlookやスマートフォンのメールアプリに、サーバー情報の同期（IMAP/SMTP設定）を行い、送受信テストを完了させれば運用開始です。

法人メールアドレスの決め方は？

法人メールアドレスは「部署ごとの代表アドレス」と「個人用アドレス」のルールを明確に分け、社員が増えても使えるルールを策定しておくことをおすすめします。

部署ごとのメールアドレスの決め方

特定の個人に紐付かない、役割ごとのメールアドレスを「ロールアドレス」と呼びます。Webサイトの問い合わせフォームや、代表電話の代わりとなる窓口には、必ずこのロールアドレスを使用しましょう。

代表的なロールアドレスの例は以下の通りです。

担当者が変わってもメールアドレスを変更する必要がないため、名刺やパンフレットを刷り直すコストも削減できます。

個人用メールアドレスの決め方

社員個人のメールアドレスを決める際は、重複を避け、かつ相手に伝わりやすい命名規則を選ぶ必要があります。よくある命名パターンは以下の通りです。

おすすめは「姓＋名のイニシャル（yamada.t@）」または「名のイニシャル＋姓（t.yamada@）」の形式です。この形式であれば、ある程度の社員数までは重複を避けられ、かつ長すぎないため実用的です。

もし同姓同名（あるいはイニシャルが同じ）社員が入社した場合は、例外的にフルネームにするか、ミドルネーム的な数字を入れるなどのルールも決めておくとスムーズです。

避けるべきメールアドレスの特徴

一方で、ビジネスメールとしてふさわしくない、あるいはトラブルの元になるアカウント名もあります。

法人におすすめのメールサービスは？

法人メールを運用するプラットフォームは、機能性とコストのバランスで選びます。

Google Workspace

使い慣れたGmailのインターフェースで独自ドメインを運用できる、世界シェアの高いクラウドサービスです。 月額費用は1ユーザーあたり数百円〜で、Google ドライブやカレンダーなど、ビジネスに必要なツールがセットになっています。強力な検索機能と、モバイル端末との高い親和性が魅力です。

Microsoft 365

ビジネスの標準ツールであるExcelやWord、そしてOutlookを統合して利用できるサービスです。 月額費用はGoogleと同等程度ですが、デスクトップ版のOfficeアプリと高度に連携できるため、従来からのWindows環境を重視する企業には最適の選択肢となります。

レンタルサーバーのメール機能

「エックスサーバー」や「さくらのメールボックス」などのレンタルサーバーを契約し、その付帯機能でアドレスを作成する方法です。 月額数百円のサーバー料金だけで、メールアドレスを無制限に作成できるプランが多く、費用を最小限に抑えたい小規模事業者や個人事業主におすすめです。

無料のフリーメールを使う場合のリスクは？

フリーメール（GmailやYahoo!メールなど）は個人利用を前提としており、ビジネスシーンでは信頼性に欠けるほか、なりすましや情報漏洩のリスクが伴います。

特に法人口座の開設審査においては、連絡先がフリーメールだと審査が通りにくくなる傾向があるため注意が必要です。

法人メールアドレスを効率的に運用するポイントは？

法人メールアドレスを効率的に運用するポイントは、情報共有の仕組み化と、厳格なアカウント管理ルールにあります。

メーリングリストと共有メールボックスの活用

個人のアドレスだけで業務を行うと、不在時に対応がストップするリスクがあります。プロジェクトごとにメーリングリスト（ML）を作成し、関係メンバー全員を登録することで、担当者不在時でも状況を把握・対応できるようになります。

必須のセキュリティ設定（送信ドメイン認証）

自社のメールがなりすましと判定されないために、以下の3つの設定は現代のビジネスにおいて必須マナーです。

これらが未設定だと、主要プロバイダ宛のメールが迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性が高まります。

参考：DMARC ガイドライン案｜総務省

退職時のアカウント管理フロー

退職者のアカウント処理は、情報漏洩を防ぐための重要なステップです。以下の点に注意しましょう。

参考：中小企業における組織的な情報セキュリティ対策ガイドライン｜IPA 独立行政法人 情報処理推進機構

信頼を築くための最適なメール環境を整えよう

法人メールアドレスは、会社の顔として取引を支える重要なツールです。

独自ドメインを取得し、適切な命名規則と信頼できるサービス（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を組み合わせることで、ブランド価値を高めながら安全なビジネスコミュニケーションが可能になります。

まずは自社の規模や用途に合わせて、最適なドメイン名と運用サービスを検討することから始めましょう。

• 監修：佐藤 大貴（税理士）

  上場企業で10年間、経理・事業管理部門に従事した後、税理士として独立開業。法人設立や個人事業開業、創業時の各種届出、会計体制の構築まで、スタートアップ期に必要な実務をワンストップで支援しています。 「何から始めればいいかわからない」という創業者の不安に寄り添い、自身が役員を務める会社の設立・運営経験や、顧問先への支援実績に基づいた役員報酬の最適化などを具体的に提案。会社設立をゴールとせず、毎月の面談を通じて事業計画やキャッシュフロー計画の進捗をチェックするなど、数字を経営に活かし、継続的な成長を実現するための伴走型コンサルティングを重視しています。