• 作成日 : 2026年3月13日

Word（ワード）の注釈の入れ方とは？表示されないときの対処法も解説

Wordで注釈を入れるには、コメント・脚注（文末脚注）・変更履歴の3つの機能を目的に応じて使い分けることがポイントです。「注釈が表示されない」「印刷やPDFに注釈が出てしまう」といったトラブルも、表示設定と印刷設定を分けて確認すれば解消できます。

この記事では、社内外のレビューで迷わないよう、各機能の使い分けから具体的な操作手順、ショートカット、トラブル時の対処法までをまとめて解説します。

Wordの「注釈」の種類とは？

Wordには注釈を入れるための機能が3つあります。「コメント」「脚注・文末脚注」「変更履歴」です。

それぞれ得意な場面が異なり、レビュー時の指摘ややり取りにはコメント、出典や用語の補足には脚注・文末脚注、添削内容の記録には変更履歴が向いています。コメントは本文を変えずに指示を残せる機能、脚注は本文の流れを妨げずに補足情報を配置できる機能、変更履歴は誰がどこをどう直したかを差分で残せる機能です。「何のために注釈を入れるのか」を起点に機能を選ぶと、使い分けに迷わなくなります。

コメントで注釈を入れる方法は？

コメントは、本文を変更せずに指摘や補足を書き添えられる機能です。本文の該当箇所にひも付く形で表示されるため、「どこに対する指摘か」が一目で分かり、レビュー用途の注釈に最も適しています。

実際の運用では、次の3ステップで進めると手戻りが少なくなります。

たとえば社内で資料を回覧するとき、この流れに沿えば、やり取りの経緯をコメント上にそのまま残せます。コメントを書く際は、1件につき論点を1つに絞り、「何を」「どこまで」「いつまでに」を明記すると、読み手が次のアクションを判断しやすくなります。

コメントを挿入する手順

コメントを挿入するときは、注釈を入れたい語句や文章を選択し、「校閲」タブの「新しいコメント」をクリックします。右クリックメニューから「新しいコメント」を選んでも同じ操作が可能です。画面右側に表示される入力欄に要件を簡潔に書き、投稿すれば完了です。

選択範囲が広すぎると、どの部分への指摘か伝わりにくくなります。指摘対象の語句や一文だけを選択するのがコツです。

コメントに返信・編集・削除する手順

既存のコメントに対するやり取りは、返信機能でスレッド状につなげます。合意した内容は返信に簡潔にまとめておくと、後から見返す際に結論がすぐ見つかります。

誤記に気づいた場合はコメントの本文を直接編集できます。役割を終えたコメントは削除しても構いませんが、対応の経緯を残しておきたい場合は「解決」の状態にするほうが適切です。解決済みのコメントは折りたたまれて表示されるため、画面が煩雑になるのも防げます。

コメント挿入のショートカット

コメントの追加はCtrl＋Alt＋M、投稿の確定はCtrl＋Enterです。

複数箇所に連続してコメントを入れる場面では、リボンまでマウスを往復させるよりもショートカットのほうが格段に速くなります。レビュー作業が多い方は、まずこの2つだけ覚えておくと効率が変わります。

脚注・文末脚注で注釈を入れる方法は？

脚注と文末脚注は、本文の流れを途切れさせずに出典や補足情報を添えられる機能です。読み手が必要に応じて参照できる形で注釈を残せるため、資料の信頼性や正確さを示したい場面に向いています。

2つの違いは注釈の配置場所です。脚注は該当ページの下部に表示されるため、読みながらすぐ確認できます。文末脚注は文書の末尾にまとめて配置されるため、本文の見た目をすっきり保てます。

たとえば、社外に共有する提案書であれば、統計データの出典はすぐ確認できる脚注に、専門用語の解説は文末脚注にまとめるといった使い分けが有効です。なお、番号は手入力ではなくWordの脚注機能で挿入してください。機能で挿入すれば、注釈の追加や削除があっても番号が自動で振り直されるため、番号の崩れや重複を防げます。

脚注を挿入する手順

注釈を付けたい位置にカーソルを置き、「参考資料」タブの「脚注の挿入」をクリックします。本文にはカーソル位置に上付きの番号が入り、同時にページ下部に入力欄が表示されます。この入力欄に出典名や補足内容を記載すれば挿入は完了です。

本文側の脚注番号をクリックするとページ下部の注釈に移動でき、注釈側の番号をクリックすれば本文に戻れます。長い文書で参照と本文を行き来する際に便利です。

文末脚注を挿入する手順

「参考資料」タブの「文末脚注の挿入」をクリックすると、文書末尾に入力欄が作成されます。操作方法は脚注と同じですが、注釈の表示位置が各ページの下部ではなく文書全体の末尾になる点が異なります。

用語集や参考文献リストのように、注釈をまとめて一覧できるようにしたい場合に適しています。

番号や書式を変更する手順

「参考資料」タブの脚注グループ右下にあるダイアログボックス起動ツール（小さな矢印アイコン）をクリックすると、設定画面が開き、番号形式（1, 2, 3 ／ i, ii, iii など）、開始番号、脚注の配置位置を変更できます。

書式は文書の作成開始時に決めて統一するのが原則です。途中で形式を変更すると、既存の脚注との間で表記がばらつき、体裁の修正に手間がかかります。

脚注や文末脚注を削除する際は、ページ下部や文書末尾の注釈本文ではなく、本文中の脚注番号を選択して削除します。注釈本文を消しても番号だけが残り、空の脚注ができてしまうため注意してください。

変更履歴で修正の根拠を残す方法は？

変更履歴は、文書に加えた修正の内容を「誰が・いつ・どこを・どう変えたか」という差分で自動記録する機能です。修正前後の状態がそのまま残るため、添削の根拠を共有したい場面で力を発揮します。

運用は次の3段階で進めると混乱が起きにくくなります。

たとえば社外提出前の稟議書であれば、修正者が変更履歴をオンにして修正し、上長が差分を確認して承諾・拒否を行う流れが一般的です。確定前の段階で履歴を非表示にすると、未処理の変更を見落とす恐れがあるため、見え方の調整は表示モードの切り替えで行ってください。修正の意図が伝わりにくい箇所にはコメントを併用し、理由を短く添えると合意形成もスムーズです。

変更履歴の記録をオンにする方法

「校閲」タブの「変更履歴の記録」をクリックしてオンにします。ボタンが押し込まれた状態（ハイライト表示）になっていれば、記録が有効です。

共同編集を行う文書では、作業を始める前にオンになっているかを必ず確認してください。記録がオフのまま修正すると、差分が残らず、後から修正内容を追跡できなくなります。

表示モードを切り替える方法

「校閲」タブの「すべての変更履歴とコメント」から、次の4種類を切り替えられます。

いずれのモードでも変更履歴のデータ自体は保持されているため、表示を切り替えても情報が消えることはありません。

変更を承諾・拒否する方法

「校閲」タブの「承諾」をクリックすると変更が確定し、「元に戻す（拒否）」をクリックすると変更前の状態に戻ります。

変更箇所が複数ある場合は、「次へ」「前へ」のボタンで順番に移動しながら1件ずつ処理するのが確実です。内容を確認せずに「すべて承諾」を使うと、意図しない修正までまとめて確定してしまうリスクがあるため、初回のレビューでは1件ずつの確認をおすすめします。

処理を始める前に、ファイルを別名で保存しておくと安心です。承諾・拒否の操作は元に戻しにくいため、修正前の状態をいつでも参照できるようにしておくと、万が一の際にも対応できます。

注釈が表示されない・印刷に出るときの原因と対処法は？

注釈に関するトラブルは、大きく「画面に見えない」「印刷やPDFに出てしまう」「脚注の表示が崩れる」の3つに分かれます。それぞれ原因となる設定が異なるため、症状ごとに確認先を切り分けるのが解決の近道です。

共通する予防策として、確認作業中は注釈を表示し、提出・共有の直前に非表示にするという手順をルール化しておくと、注釈付きのまま送ってしまう事故を防げます。

コメントや変更履歴が表示されない場合

最も多い原因は、表示モードが「変更履歴なし」になっていることです。「校閲」タブのドロップダウンを開き、「すべての変更履歴」に切り替えてください。

それでも表示されない場合は、「変更履歴とコメントの表示」メニューを確認します。「コメント」や「挿入と削除」のチェックが外れていると、該当する注釈だけが非表示になります。また、画面右側のコメントウィンドウが閉じている場合もコメントが見えなくなるため、「コメントの表示」をクリックして一覧を開いてください。

コメントや変更履歴が印刷・PDFに出てしまう場合

「ファイル」→「印刷」の設定画面で、印刷対象が「変更履歴とコメントの印刷」になっていると、注釈がそのまま紙面やPDFに出力されます。提出用に印刷する際は、印刷対象を「ドキュメント」に切り替えてください。

切り替えた後もプレビュー画面で余白に吹き出しが残っていないかを目視で確認します。特にPDFで共有する場合は、書き出し後のファイルを実際に開いて最終確認しておくと、見落としを防げます。

脚注番号が崩れる・位置がずれる場合

脚注はページ下部に配置される仕組みのため、本文のレイアウトが変わると連動して位置がずれることがあります。影響を受けやすいのは、段落の前後間隔、行間、段組み、表やテキストボックスの配置です。

まず段落の間隔設定や改ページ位置を見直し、それでも改善しない場合は、脚注のあるページから段組みや大きなオブジェクトを一時的に外してレイアウトを簡素化してみてください。

番号自体がずれている（飛び番や重複がある）場合は、手入力で番号を振っている可能性があります。本文中の手入力番号を削除し、Wordの脚注機能で挿入し直すと、連番が自動管理され、番号の崩れが解消します。

Wordの注釈機能は残したい情報に応じて3種類を使い分ける

Wordの注釈機能は、指摘や確認事項を残すならコメント、出典や補足情報を示すなら脚注・文末脚注、修正の経緯と根拠を残すなら変更履歴が適しています。注釈が画面に見えない場合は、表示モードと「すべての変更履歴」の設定を確認してください。

印刷やPDFに注釈が出てしまう場合は、印刷対象を「ドキュメント」に切り替えることで解消できます。脚注番号の崩れや位置のずれは、段落間隔や段組みなどレイアウトの影響を受けている可能性があるため、設定を見直した上で、手入力の番号はWordの脚注機能で挿入し直すと安定します。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。