- 更新日 : 2024年12月9日
飲食店のシフト表の作り方は？作成の注意点・無料テンプレも紹介！
飲食店のシフト表の作成には、ExcelやGoogleスプレッドシート、シフト管理アプリ、勤怠管理システムなど、さまざまなツールがあります。この記事では、飲食店のシフト表作成に役立つ無料テンプレートや便利なツール、具体的な作成方法を詳しく解説します。初めてシフト表を作る方や効率的に作成したい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
飲食店のシフト表の重要性とは？
飲食店におけるシフト表は、従業員の適正な配置を通じて円滑な店舗運営を実現するために欠かせません。飲食店で働く主力は、多様な背景を持つパートやアルバイトです。特に学生や主婦などは、生活リズムや勤務可能な曜日・時間帯が個々に異なるため、効率的な勤務シフト作成が必要です。
また、飲食店では繁忙期と閑散期の差が激しく、時間帯や曜日によっても来客数が大きく変動します。そのため、忙しい時間帯には必要な人数を配置し、閑散時間には無駄を省くことで、サービス品質を保ちながらコストの削減が求められます。それぞれの希望を的確に反映したシフト表は、従業員間の不公平感を防ぎつつ、モチベーションの向上にもつながるなど、顧客満足度の向上に直結する重要なツールです。
飲食店のシフト表の無料テンプレート
飲食店のシフト表を作成する際には、テンプレートの活用がおすすめです。飲食店向けのシフト表のテンプレートを使えば、初めてのシフト作成や従業員が多い店舗のシフト作成でも簡単に進められます。下記のシフト管理者向けテンプレートは無料でダウンロードできるため、ぜひご活用ください。
飲食店のシフト表の作成ツール
飲食店のシフト表作成には、さまざまなツールが利用できます。それぞれ、特徴や使い勝手が異なるため、規模や予算に応じて最適な方法を選ぶことが大切です。以下では、代表的なシフト作成ツールの特徴とメリットを解説します。
ExcelとGoogleのスプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートは、シフト表作成ツールの定番です。いずれもテンプレートが豊富な上にカスタマイズ性が高く、独自のシフト表を簡単に作成できるのが特徴です。また、基本的にコストがかからないため、導入しやすいという利点もあります。さらに、共有機能を活用すれば、ほかの従業員とも簡単にシフト情報を共有できるのも大きなメリットです。
しかし、シフト管理に特化しているわけではないため、操作に慣れていないと扱いが難しいと感じる可能性があります。従業員の人数が多いケースや複雑なシフトパターンが必要なケース、複数店舗でシフトを共有するケースにはあまり向きません。
シフト作成アプリ・システム
シフト作成に特化したアプリやシステムは、シフトの収集・自動作成・共有までをスムーズに行う機能が備わっています。アプリによっては労務管理のチェックも行ってくれるため、シフト作成にかかる工数を大幅に削減でき、シフト管理者の負担が軽減されるでしょう。コストも比較的低いものが多く、小規模な店舗にも導入しやすいツールです。
また、リアルタイムでシフトの変更が反映されるため、急な変更にも迅速に対応できます。スマートフォンでの操作が可能で、店舗外でシフト管理を行えるのも大きなメリットです。若い従業員にも使いやすく、シフトの確認や希望の提出が簡単に行える上、シフト表の透明性も向上します。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の出退勤や労働時間の管理に特化したシステムです。シフト管理機能が備わっているシステムであれば、シフト作成から勤怠管理までを一元管理でき、作業効率の向上が期待できます。
また、勤怠データと連動することで、シフトに基づく労働時間の正確な管理が可能となり、法定労働時間の超過を未然に防げる点もメリットです。シフトの作成や労働時間の集計で発生しやすいミスや管理者の負担が減る上、不正打刻の心配もありません。導入や運用には多少コストがかかりますが、従業員の人数が多い店舗には特に有効です。
飲食店のシフト表の作り方
飲食店のシフト表を作成する際は、基本的な手順に沿って進めるとスムーズです。以下では、一般的なシフト表作成方法を4つの段階に分けて解説します。流れの順に確認しながら進めましょう。
従業員からシフト希望を取る
シフトの作成に入る前に、過去のデータや今後のイベントの予定に基づき、店舗の運営に必要な従業員のスキルと人数を可視化しましょう。また、シフト表の完成までの計画も立てておく必要があります。
次に、従業員からシフトの希望を提出してもらいます。シフト希望の提出期限を決め、全員に周知することも重要です。従業員が余裕を持って希望を出せるよう、期限設定にも配慮しましょう。
シフト希望の提出方法は、「紙・シフトボードに記入」「メール送信」「シフト管理アプリへの入力」などが一般的です。従業員のモチベーションを高めるためにも、早めの周知と協力を得られる環境を整えることが重要です。
必要人数と希望を基にシフト表を作成する
従業員から提出されたシフト希望をもとに、曜日・時間ごとに従業員を割り当てます。忙しい時間帯や曜日に人員が偏りすぎないよう全体を見ながら、ざっくりと配置しましょう。
シフト表作りでは、個々の従業員のスキルや経験も考慮し、業務が円滑に進むように配慮することが重要です。時間帯によってベテランのみや新人のみに偏らないよう、工夫が必要です。
もっとも、この段階ではあくまで仮のシフト表です。まずは従業員の希望を最大限に反映しながらシフトを組み立てます。
人員の過不足を調整する
仮のシフト表が完成したら、各時間帯や曜日で人員に過不足がないか確認します。繁忙時間帯に十分な人数を確保できているか、余剰分はどこを削るかを検討しましょう。必要人数が足りていない場合は、追加のシフト希望を募ったりほかの従業員にヘルプを依頼したりするなどして補完します。
ただし、将来的に人が入れ替わる可能性も考慮する必要があります。特定の従業員に頼りきらず、負担は公平に分散させるようにしましょう。系列店舗からの応援を検討するのも選択肢の1つです。
最終調整を行いシフト表を共有する
最終的な調整が済んだら、シフト表を確定して従業員と共有します。修正が必要な場合は、できる限り迅速に対応することが大切です。あらかじめシフトに柔軟性を持たせておくと、人員の調整がスムーズです。
急な欠勤や変更が発生した場合には、出勤中の従業員に声をかけたり個別に連絡したりして、代替勤務を依頼して空きを埋めましょう。店舗内での掲示板や紙だけでなく、デジタルでもリアルタイムに共有できる体制を構築すると、シフトの変更に応じてくれる従業員を見つけやすくなります。
飲食店のシフト表を作成する際のポイント・注意点
飲食店でシフト表を作成する際は、効率的な店舗運営と従業員の働きやすさを両立させることが求められます。ホールとキッチンのバランスを取ることはもちろん、新人とベテランの割り振りにも注意し、習熟度の違いを考慮した適切なスタッフの配置管理をしましょう。忙しい時間帯には経験豊富な従業員を配置し、新人は比較的落ち着いた時間帯に担当させるなどの工夫が必要です。
また、繁忙期や土日祝日など来店客が増える時間帯には、必要な人員を確保しながら、人件費を効率的に管理することが求められます。
さらに、人間関係への配慮や従業員間の公平性も大切です。特定の従業員に負担が偏らないようにし、全員が働きやすい環境を作ることが、モチベーションの向上に欠かせません。従業員の希望シフトを尊重しつつも、チーム全体のバランスを考えた調整を心がけ、公平で公正なシフトを提供することが、従業員の満足度向上につながります。
飲食店のシフト表は無料のテンプレートを活用しよう
飲食店のシフト表は、従業員の配置を効率的に行い、店舗運営をスムーズにするための重要なツールです。繁忙期や曜日ごとの来客数に応じた適切なシフトを作成することで、サービスの質を保ちながらコストの最適化を図れます。シフト表の作成に悩んでいる方は、ぜひツールや無料のテンプレートを活用し、スムーズな運営を目指してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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