• 更新日 : 2025年8月20日

給与計算ミスの対処法は？間違いが多い会社の特徴やリスク、事前に防ぐ方法も徹底解説

給与計算のミスは、従業員の生活に直接影響するだけでなく、会社への不信感にもつながる重大な問題です。しかし、給料計算の間違いが多いと感じる従業員は少なくありません。

この記事では、なぜ給与計算のミスが頻発するのか、その具体的な原因とリスクを明らかにします。さらに、ミスが発覚した際の正しい対処法から、根本的にミスを防ぐための具体的な対策まで分かりやすく説明します。

給与計算でよくあるミスや間違い

給与計算は複雑で、ヒューマンエラーが発生しやすい業務です。特に、毎月の変動要素や法改正への対応が求められるため、間違いが起こるポイントは多岐にわたります。ここでは、特に頻繁に見られる間違いのパターンを3つ紹介します。

残業代や休日出勤手当の計算ミス

最も多い間違いの一つが、時間外労働、休日労働、深夜労働に対する割増賃金の計算ミスです。1分単位での勤怠管理ができていなかったり、割増率の適用を誤ったりするケースが後を絶ちません。正しい計算には、労働時間を正確に把握し、労働基準法で定められた割増率を正しく適用することが不可欠です。

社会保険料や税金の計算ミス

健康保険料や雇用保険料の料率は、毎年見直される可能性があります。この改定に対応できず、古い料率のまま計算してしまう間違いは少なくありません。給与計算ミスにおける所得税の計算も同様で、扶養家族の変動を反映し忘れると、源泉徴収税額に誤りが生じます。法改正の情報を常に把握し、計算に反映させる仕組みが求められます。

手当や控除の適用漏れ・誤り

役職手当や住宅手当、交通費などの各種手当の計上漏れや、逆に退職者の手当を誤って支給し続けるといったミスも散見されます。また、従業員の給与から天引きされる財形貯蓄や組合費などの控除設定の誤りも、手取り額に直接影響する重要な間違いです。

給与計算のミスや間違いが多い会社の特徴

給与計算のミスが頻発する会社には、いくつかの共通した特徴が見られます。もしあなたの会社に当てはまる点があれば、注意が必要です。給料間違いが多い会社は、組織的な課題を抱えている可能性があります。

手作業やExcelでの管理に依存している

給与計算をいまだに手作業やExcelで行っている会社では、ヒューマンエラーが起こる確率が格段に高まります。計算式の入力ミスや、関数・マクロの破損、複数人でのファイル共有によるバージョンの不一致など、アナログな管理体制には多くの落とし穴が存在します。給料計算間違いが少ない会社は、多くの場合システム化を進めています。

担当者の属人化と知識不足

給与計算業務を一人の担当者に任せきりにしている場合、その担当者が退職・休職すると、途端に業務が滞るリスクがあります。引き継ぎが不十分だと、新しい担当者が知識不足のまま業務にあたることになり、ミスを誘発します。給与計算ミスの責任の所在が曖昧になり、チェック機能が働かないことも問題です。

意図的な計算ミスの可能性

極めて悪質なケースですが、給料計算の間違いがわざと行われる可能性もゼロではありません。残業代を意図的に少なく計算するなど、会社側が不当な利益を得ようとする場合です。このような行為は労働基準法に明確に違反するため、給料の間違いはありえないことだと強く抗議すべき事態です。

給与計算のミスや間違いが発覚した場合のリスク

給与計算のミスを放置することは、会社にとって計り知れないリスクを伴います。金銭的な損失だけでなく、従業員からの信頼失墜という、お金では解決できない問題に発展しかねません。

従業員との信頼関係の損失

給与は、従業員の労働に対する正当な対価であり、生活の基盤です。その計算に間違いがあれば、従業員は会社に大切にされていないと感じ、モチベーションの低下や離職につながります。また、給料計算の間違いを言いにくいと感じる従業員が多ければ、問題が表面化しないまま不満が蓄積していくことになります。

法的なペナルティや遅延損害金の発生

給与の未払いは、労働基準法第24条（賃金全額払いの原則）に違反します。労働基準監督署から是正勧告を受け、場合によっては悪質と判断され、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

参考：労働基準法｜e-Gov 法令検索

また、未払い賃金に対しては、給与計算ミスによる遅延損害金が発生します。特に退職後の未払いについては、年14.6%という高い利率が適用されるため、会社の金銭的負担は大きくなります。

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過払い分の回収が困難になるケース

給与計算ミスによる過払いの場合、従業員に返還を求めることになります。しかし、従業員がすでにそのお金を使ってしまっている場合など、返還交渉が難航するケースも少なくありません。法的には返還義務がありますが、交渉のストレスや時間的コストは大きな負担となります。

給与計算のミスや間違いが発覚した場合の対処法

万が一、給与計算のミスが発覚してしまった場合、迅速かつ誠実な対応が求められます。初期対応を誤ると、問題がさらに大きくなる可能性があります。

まずは誠実な謝罪と状況説明を

ミスが発覚したら、何よりもまず対象となる従業員に対して、真摯に謝罪することが重要です。ミスの内容と原因、そして今後の対応について具体的に説明し、不安を取り除くよう努めましょう。隠蔽したり、言い訳をしたりする態度は、信頼をさらに損なうだけです。

不足分・過払い分を速やかに精算する

給与が不足していた場合は、可能な限り速やかに差額を支払います。原則として、翌月の給与で調整するのではなく、別途速やかに振り込むのが望ましい対応です。一方、給料計算間違いで過払いがあった場合は、一方的に翌月の給与から天引きするのではなく、従業員と返還方法について話し合い、合意の上で精算を進める必要があります。

賃金請求権の時効

従業員が支払われるべきであった給与を請求できる権利、すなわち未払い賃金請求権には時効があります。未払い給与の返還請求ができるのは、給料日の翌日から3年とされています。会社側は、過去3年分に遡って未払い賃金の支払い義務を負う可能性があることを理解しておく必要があります。

給与計算のミスや間違いを防ぐためのポイント

繰り返されるミスをなくし、正確な給与計算を維持するためには、場当たり的な対応ではなく、根本的な仕組みの見直しが不可欠です。ここでは、ミスを未然に防ぐための具体的なポイントを紹介します。

給与計算システムを導入する

手作業やExcelでの管理から脱却し、給与計算システムを導入することが最も効果的な対策です。勤怠管理システムと連携できるものを選べば、労働時間の自動集計から割増賃金の計算、社会保険料や税金の自動計算まで、一連の業務を自動化できます。法改正にも自動でアップデート対応するため、担当者の負担を大幅に軽減し、ヒューマンエラーをなくします。

複数人によるチェック体制を構築する

システムを導入した場合でも、最終的なチェックは人の目で行うことが重要です。担当者一人に任せるのではなく、必ず別の人、例えば上長や経理の別担当者などがダブルチェックを行う体制を整えましょう。これにより、設定ミスや入力漏れなど、システムだけでは気づきにくい間違いを発見できます。

専門家に相談・委託する

社内に十分な知識を持つ人材がいない場合や、コア業務に集中したい場合は、給与計算を専門家である社会保険労務士などにアウトソーシングするのも一つの方法です。法改正への正確な対応や、複雑な勤怠管理にも専門的な知見で対応してくれるため、正確性と安心感を得られます。

給与計算のミスや間違いをなくし、信頼される会社へ

給与計算のミスは、単なる計算間違いでは済みません。従業員の生活を脅かし、会社への信頼を根底から揺るがす深刻な問題です。特に、給料計算の間違いが多い状態が続けば、従業員の離職や法的リスクの増大は避けられないでしょう。ミスの原因は、手作業による管理体制や業務の属人化など、組織的な課題に起因することがほとんどです。

ミスが発覚した際は、誠実な謝罪と迅速な精算が不可欠です。しかし、最も重要なのは、ミスが起こらない仕組みを作ることです。給与計算システムの導入やチェック体制の強化、専門家への委託などを通じて、給料計算間違いの少ない会社を目指すことが、従業員との良好な関係を築き、会社の持続的な成長を支える上で欠かせません。正確な給与計算は、従業員に対する会社の誠実さの表れです。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。