特定個人情報に関する「提供」と「利用」の違いについて

特定個人情報に関する「提供」と「利用」の違いについて

マイナンバーが含まれている個人情報のことを特定個人情報といいますが、特定個人情報を使用するといっても、使用することが「提供」にあたるのか「利用」にあたるのかによって、制限される内容が異なります。

ここではマイナンバーを読み解く上で必ず理解しておきたい「提供」と「利用」の違いについて解説するとともに、現実的に使用する場面の多い「提供」について詳しくみていきます。

「提供」と「利用」の決定的に異なる点

提供と利用のボーダーラインは、特定個人情報が法的な人格を超えるかどうかとなります。

特定個人情報が法的な人格を超えれば「提供」となり提供制限を受けることになります。特定個人情報が法的な人格を超えなければ「利用」となり利用制限を受けることになります。

「提供」の意義について
「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に当たり、利用制限(番号法第9条、第28条、第29条第3項、第32条)に従うこととなる。


(引用元:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)|特定個人情報保護委員会

本人から会社へ特定個人情報が移動することは「提供」となります。本人という法的な人格を超えて事業者である会社へ特定個人情報が移動することになるからです。提供に当たる場合は提供制限を受けるため、事業者は提供の要求(番号法第14条)や提供の求めの制限(番号法第15条)に従うこととなり、本人は事業者の求めに応じて「特定個人情報を提供できる場合」に提供することとなります。

それではどのような場合に、本人が特定個人情報を提供することができるのでしょうか。

特定個人情報を「提供」できる8パターン

「特定個人情報を提供できる場合」は番号法第19条第1号から第14号において定められています。

1.個人番号利用事務実施者が提供する場合
2.個人番号関係事務実施者が提供する場合
3.本人または代理人が提供する場合
4.委託や合併による提供
5.情報提供ネットワークシステムを介した提供
6.特定個人情報保護委員会が提供を求めた場合
7.公益上の必要がある場合
8.生命や身体、財産を保護する必要がある場合

1の個人番号利用事務実施者とは国や地方公共団体、健康保険組合などが該当しますが、住民税の徴収事務手続きなどで、市区町村が事業者に対して個人番号を提供する場合が挙げられます。

2の個人番号関係事務実施者とは、主に個人番号を書類に記載し各関係省庁や団体で提出や申請を行なう事業者が該当しますが、個人事業主が個人番号関係実施者として雇用している従業員の源泉徴収票を作成する義務があるときに、税務署へ提出する場合が挙げられます。

3は、本人や成年後見人などの代理権を持つ代理人が、事業者や市区町村へ個人番号を提供する場合が挙げられます。先ほど例示した本人が会社へ特定個人情報が提供することは、3の本人または代理人が提供する場合に該当することになります。

4の合併による提供は、組織再編によって事業継承が行われた際に、従業員の特定個人情報が存続会社に引き続き使用される場合をいいます。

5の情報提供ネットワークシステムとはマイナンバーにおける基幹システムであり、国や地方公共団体といった行政機関内で使用するシステムです。事業者として情報提供ネットワークシステムを使用するのは、健康保険組合等の個人番号利用事務実施者のみとなります。

そのため情報提供ネットワークシステムにアクセスできる健康保険組合等の個人番号利用事務実施者は、情報提供ネットワークシステムに関する秘密の管理や秘密保持義務などが適用されることになります(番号法第21条から第25条)。

6の特定個人情報保護委員会へ特定個人情報を提供する場合ですが、特定個人情報保護委員会が特定個人情報に関する資料の提出や検査を求めたときにはそれに応じなければなりません(番号法第52条)。

7の公益上の必要がある場合ですが、6の特定個人情報保護委員会へ特定個人情報を提供する場合と似ていますが、さらに範囲を広げたものとなります。衆議院や参議院による審査や裁判所における手続き、租税に関する調査などの公益上の必要がある場合に特定個人情報を提供することができます(番号法第19条第12号)。税務調査において資料の提供する必要がある根拠は7の公益上の必要がある場合に該当することになります。

8に関しては、負傷者に関する情報を本人の同意を得ることなく消防隊員が特定個人情報の提供を受けることができる場合などがあります(番号法第19条第13号)。

まとめ

提供と利用の違いを正しく理解することで、利用目的の範囲内におけるトラブルや誤解を未然に防ぐことができます。

また個人情報を取り扱う個人情報保護法と、特定個人情報を取り扱うマイナンバーの関わり合いを理解することで、例外規定に対して適切な処理をすることができます。民間事業者は主に特定個人情報関係事務実施者となるため、特定個人情報の提供に関して押さえておくとよいでしょう。



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