マイナンバー導入準備について事業者が知っておくべき6のステップ

マイナンバー導入準備について事業者が知っておくべき6のステップ

マイナンバーを正しく取り扱うためには導入準備を万全にしておく必要があります。ここでは政府広報発行のマイナンバーの「6つの導入チェックリスト」を基に、事業者が知っておくべき6つのステップについて解説します。

マイナンバー導入準備【ステップ1・ステップ2】

マイナンバー導入準備【ステップ1・ステップ2】

ステップ1:担当者を決める

最初のステップはマイナンバーを扱う担当者の決定です。

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、「番号法」)ではマイナンバーが利用できる事務の範囲や、マイナンバーと紐付けて管理される個人情報(氏名や住所など)を含む特定個人情報(以下、「マイナンバー等」)の収集や保管、提供の範囲などを細かく設定しています。

これらを守らずにマイナンバー等を漏えいさせたり、紛失した場合、従業員や事業者に刑事罰課せられる可能性があります。マイナンバーを扱う事務は非常にデリケートで、責任の重い仕事なのです。責任感を持って取り扱ってもらうため、万が一の際に責任の所在が明らかにできるように、あらかじめ担当者を決めておく必要があるのです。

ステップ2:番号・身元確認のフローを決める

2つ目のステップは番号確認及び身元確認のフローの明確化です。

番号法で「本人確認」と言う時、それは「番号確認」と「身元確認」の2つを意味します。なりすまし行為を防ぐためにも、このステップは必ずチェックして、チェックリストなどを作って準備しておきましょう。本人確認の具体的な方法は以下の2パターンです。

1.個人番号カードの提示を受ける。
2.通知カード及び身元を証明するためのものとして主務省令で定める書類の提示を受ける。

「身元を証明するためのものとして主務省令で定める書類」とは運転免許証やパスポートなど写真付きの身分証明書を指します。

個人番号カードには顔写真もマイナンバーも記載されているため1枚で本人確認が可能です。しかし通知カードには顔写真がないため、さらに身元確認のための書類が必要になります。

マイナンバー導入準備【ステップ3〜ステップ5】

マイナンバー導入準備【ステップ3〜ステップ5】

ステップ3:マイナンバー等は鍵がかかる棚や引き出しに保管する。

マイナンバー等の漏えいや紛失を防ぐためには物理的にそのような事態が起きない環境に保管する必要があります。鍵がかかる棚や引き出しへの保管はその一例です。

特定個人情報保護委員会ではマイナンバー等を扱う部屋を特別に設け、その部屋にはICカードやナンバーキーがなければ入れないようにするなどを例として挙げています。

事前にマイナンバー等のための棚や引き出しを空けておくなど、事前準備をしておきましょう。

ステップ4:パソコンのセキュリティ対策を万全に。

パソコンのウイルス対策ソフトを最新版にしておくなど、ネットワーク上のセキュリティ面でも万全の準備をしておく必要があります。パソコンへのアクセス制御も適宜必要です。特定個人情報保護委員会は、マイナンバーと紐付けてアクセス権限を限定したり、マイナンバー等を取り扱うパソコン自体にアクセス制御をかけるなどの方法を挙げています。

ステップ5:保管条件を満たさないマイナンバー等は確実に廃棄する。

退職や契約が終了した従業員のマイナンバー等を保管していると番号法違反に問われる危険があります。マイナンバーが記載されている書類のうち所管法令で保存義務のある書類のうち、保存期間を過ぎている分についても廃棄しなくてはなりません。

具体的には焼却・溶解、専用データ削除ソフトウェアの利用や、パソコンなどの物理的な破壊など、復元不可能・復元困難な方法を用いることとされています。

マイナンバー導入準備【ステップ6】

マイナンバー導入準備【ステップ6】
ステップ6は「マイナンバー制度周知のための研修や勉強会の実施」をすることです。いくらルールを厳格に定めても、それを運用する人間が重要性を理解していなければ適切なマイナンバーの取り扱いは実現できません。

そのためには研修や勉強会などを実施して、マイナンバー制度についての理解を浸透させる必要があります。そこで活用したいのが政府が用意してくれている社内研修・勉強会のためのイラスト付きのパンフレットや解説動画などです。

・マイナンバー 導入のチェックポイント(9分35秒)
・パンフレット
・6つの導入チェックリスト
・マイナンバー 社会保障・税番号制度が始まります(20分56秒)
※すべてこちらの「政府広報オンライン」からアクセスできます。

もっと詳しく制度について理解したいという人や、研修・勉強会の準備を万全にしたいという人には特定個人情報保護委員会や内閣府大臣官房番号制度担当室が公表している以下のような資料もあります。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(逐条解説)

ぜひこれらを活用し、マイナンバー制度の社内理解に努めましょう。

まとめ

マイナンバーの導入準備は従業員を雇用している全ての事業者に必須です。準備が不十分だと漏えい・紛失などの余計なリスクを背負うことになります。ここで挙げた6つのステップや、政府が発表しているガイドラインやパンフレットを使って、確実に準備を進めましょう。



強固なセキュリティ対策を施したクラウド型マイナンバー管理システム

マイナンバー管理システム「MFクラウドマイナンバー」

マイナンバーの収集・管理・破棄は、手元に番号を保管しないクラウド型のマイナンバー管理システム「MFクラウドマイナンバー」を是非ご利用ください。

マイナンバー制度で企業が対応すべきこと
マイナンバーソリューション「MFクラウドマイナンバー」の機能
マイナンバーのセキュリティ対策とは

Pocket