マイナンバー制度で就業規則が変わる!担当者が知っておくべきこと

マイナンバー制度で就業規則が変わる!担当者が知っておくべきこと

平成28年(2016年)からスタートしたマイナンバー制度。事業者はマイナンバーを社会保障や税などの各種手続きに使用するため、この制度についてよく理解しておかなくてはいけません。

ここではマイナンバー制度の導入に伴って、就業規則に追加するべき項目の解説と、追加するべき理由を説明します。

マイナンバー制度スタートで就業規則は、どう変わる?

・採用時の提出書類にマイナンバーを追加する。
・服務規律にマイナンバーの提出を追加する。
・懲戒事由にマイナンバーの漏洩などの行為を追加する。

マイナンバー制度のスタートで新たに事業者が就業規則に追加する主な項目は上記の3つです。

採用時の提出書類にマイナンバーを追加する

採用時の提出書類の代表的なものは以下の4つ。

・履歴書
・住民票記載事項証明書
・自動車運転免許証の写し(免許を持っている場合のみ)
・資格証明書の写し(資格を持っている場合のみ)

これに加えて特に会社で指定するものがあれば、提出するのが一般的な就業規則の形式です。

マイナンバー制度がスタートすると、これらに「個人番号カード」か「通知カード」、またはマイナンバーが記載されている「住民票の写し」か「住民票記載事項証明書」を書き加える必要があります。本来は実際にマイナンバーを使う業務(個人番号関係事務)が発生してからマイナンバーの提供を求めるのが原則です。

しかし「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(以下、「ガイドライン」)によれば「本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であると解される」とされています。

つまり将来的に個人番号関係事務が発生することがわかっているので、就業規則に基づいて採用時に提出を求めても問題ないというわけです。

服務規律にマイナンバーの提出を追加する

服務規律とは就業規則で定められた、従業員が企業のメンバーとして守るべきルールです。もし従業員が事業者側のマイナンバーの提供の求めに対して協力しなかった場合に、「服務規律違反だ」と言うためには、そこにマイナンバーの提出についての記載がなくてはなりません。

服務規律違反には罰として懲戒処分も有り得るため、事業者の個人番号関係事務の妨げになるような非協力的な態度を抑止する効果が期待できます。

懲戒事由にマイナンバーの漏えいなどの行為を追加する

懲戒事由とはそこに記載されている内容に当てはまる行為をした時に、状況によってけん責処分(始末書の提出など)や減給、出勤停止にすることができるという就業規則の中の規定です。

マイナンバーは重要な個人情報。これを外部に漏えいさせるような行為は、会社の重要機密を漏えいさせるのと同じことです。したがって懲戒事由に追加し、抑止力にする必要があります。

マイナンバー制度スタートで就業規則は、なぜ変わる?

これらの項目はどうして追加する必要があるのでしょうか。以下では「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」)の該当箇所とともに、その根拠について解説していきます。

企業は従業員に対してマイナンバーの提出を強制できない

企業は従業員に対してマイナンバーの提出を強制できない

社会保障や税に関する書類へのマイナンバーの記載は義務です(番号法第22条)。しかし従業員がマイナンバーの提供を拒んでも、現行法ではそれを罰する規定はありません。すなわち無理やりマイナンバーを提供させることはできないのです。

このような場合、事業者はその従業員に対して説得を試みたり、それでも提供が受けられない場合は書類の提出先機関に指示を仰ぐ必要があります。

しかも説得の経過等を記録したり、保存するなどして事業者が単に義務違反を起こしたのではないことを示さなくてはなりません。これは明らかに「無駄な業務」。このような事態を防ぐためにも服務規律に「マイナンバーの提出」を追加する必要があります。

マイナンバーの漏えいには刑事罰がある

「番号法」の第67条から第75条には、正当な理由もなくマイナンバーを漏えいさせたり、不正な利益のためにマイナンバーを盗んだり持ち出したりした場合の罰則について書かれています。最も重い罰則は「4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は併科(第67条)」。しかも場合によっては法人の代表者等も連帯責任で罰金刑が課されることになっています。

社内でマイナンバーの漏えいなどが起きて、必要以上の損害を被らないためにも、抑止力として懲戒事由への追加が必要なのです。

まとめ

従業員がマイナンバーの提出を拒む。マイナンバーが漏えいする。そんな事態から身を守るために、事業者は就業規則を変更する必要があります。もしトラブルが起きても、慌てず即座に対応できるようにあらかじめ準備をしておきましょう。



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