マイナンバーに関する税務関係実務~入社から退職まで~

マイナンバーに関する税務関係実務_入社から退職まで

平成27年10月に個人番号と法人番号が通知され、平成28年1月からマイナンバー制度が始まります。マイナンバー制度が始まる前に、マイナンバーと税務に関連する実務を入社から退職までの手順を追いながら確認していきましょう。

新規雇用におけるマイナンバー実務

従業員を採用した場合、採用者からマイナンバーを収集する必要があります。

収集する際の注意点として、

・収集する利用目的を明示すること
・通知カードの場合は本人確認を行なうこと

が挙げられます。

また国税関係実務における平成28年4月入社の新規雇用で注意したい点として、1月から3月までの「源泉徴収票」が挙げられます。

平成28年4月に提出される源泉徴収票にマイナンバーが記載されているようなことがあれば、マスキング処理をするなどして特定個人情報を保護しておく必要があります。

原則として源泉徴収票のマイナンバーは個人番号利用事務事業者である国税庁が利用するものです。

本人に交付する源泉徴収票へはマイナンバーを記載しないことになっており、それはマイナンバーが記載してあるようなことがあれば、他の用途にとっては利用目的外としてマイナンバーを収集し保管することになってしまうからです。

平成28年4月に提出される源泉徴収票は前の会社が発行したものであり、新規入社する会社にとっては利用目的外となるため、マイナンバーが記載されていたら上記理由につき、判読できない状態で保管する必要があります。

国税関係で提出しなければならない書類として「平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」があります。

前の会社で年末調整実務を行なった際に既に提出しているかもしれませんが、給与支払者や所轄税務署が変更になるため再度提出する必要があります。

平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は採用者の扶養親族に関するマイナンバーも記載する必要があります。

また内定者に関して実質的な新規雇用者である場合においては、マイナンバーを収集することが可能となっています。

さらに、試用期間を経てから正式採用となる場合も手続きする必要があります。入社して最初の給与支給日の前日までに「平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出してもらいます。

試用期間後正式採用となり、そのままその年の12月31日まで在籍していた場合は年末調整を行ないます。試用期間後に採用とならなかった場合は、次に説明する退職の手続きを行なうことになります。

入社時のマイナンバー手続き

(出典:マイナンバーガイドラインのかんどころpdf|平成27年4月版特定個人情報保護委員会事務局

退職手続きにおけるマイナンバー実務

従業員が退職したら、原則として退職者の特定個人情報が記載された書類は廃棄しますが、廃棄する前に特定個人情報に関する書類を作成する必要があります。

中途退職者に対して作成しなければならない書類として、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票があります。退職所得の源泉徴収票は法人役員を対象としているため、給与所得の源泉徴収票の発行手続きが実際に行なう実務となります。

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年(2016年)1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年(2016年)2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

退職後に給与所得の源泉徴収票を作成する場合、番号確認と本人確認を電話やメールで行なうことがあります。場合によっては本人と連絡がとれないということもあるかもしれません。

そのような場合に備えて短期労働者であったとしても、在職中にマイナンバーを収集し、本人確認手続きを行なう実務が必要となってくるのです。

また退職してからも差額分の給与を支払う必要がある場合や延長して支給される給与がある場合には、退職後に支給されたとしても給与支払実務として行なう必要があります。

ここで注意したいのが源泉徴収税額を計算する上で甲欄と乙欄のどちらかで計算するのかという点です。

原則として退職日を超えた給与は給与所得者の扶養控除等申告書の効力がなくなっているものと考えることができるため、乙欄にて税額計算することになります。

しかし例外として退職者が再就職しないことが明らかな場合(出産による退職など)においては、給与所得者の扶養控除等申告書の効力が引き続き発生していると考えることができるため、甲欄で源泉徴収税額を計算してもよいということになります。

退職時のマイナンバー手続き

(出典:マイナンバーガイドラインのかんどころpdf|平成27年4月版特定個人情報保護委員会事務局

まとめ

企業における実務担当者が確認しておくべきマイナンバーの要点をまとめました。

マイナンバーを記入する欄が追加されたため、従来の様式と違って個人番号や法人番号を記入する欄が追加されたため、注意が必要です。「平成28年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」については平成27年度中に受領することも可能です。平成27年度末に入社することが決まっている採用者にあらかじめ記入する書類として手渡しておくとよいでしょう。



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