マイナンバー制度導入で個人事業主が対応すべきこと

マイナンバー制度導入で個人事業主が対応すべきこと

マイナンバー制度が導入されることにより、個人事業主にもその対策と準備が必要になってきます。特に個人事業主の場合「給与等の支払者」としての立場と「支払を受ける者」としての立場が両立しますので、個人事業主特有の対策が必要になってくるかもしれません。

個人事業主の2つの立場

多くの法人企業の場合「給与等の支払者」としての立場でマイナンバーが必要になってきます。一方、個人事業主の場合「給与等の支払者」としての立場以外に「支払を受ける者」としての立場も交錯してきます。

この2つの立場を整理してみましょう。

まずは、「給与等の支払者」としての立場です。これは企業とほぼ同じです。従業員を雇い給料を支払っている場合、その従業員からマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険関係の手続をする必要がでてきます。

また、個人に業務委託をしている場合、一定の額を超えると「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を作成する必要が出てきます。この場合には、業務委託先からマイナンバーを取得する必要がでてきます。

次に「支払を受ける者」としての対場です。取引先から一定の額以上の報酬を受け取っている場合、取引先にマイナンバーを提供する必要が出てきます。

マイナンバー、個人事業主の2つの立場

「給与等の支払者」として個人事業主がすべきこと

まずは「給与等の支払者」として個人事業主がすべきことをまとめてみました。個人事業主であっても、従業員を1人でも雇用している場合、個人に業務委託をしている場合は、マイナンバーを取得する必要がでてきます。具体的な手続は、次の通りです。

従業員や業務委託先(個人)からマイナンバーの取得をする場合

原則としては、マイナンバーを取得する際は「利用目的」を告げ「本人確認」を行います。また、利用目的を告げる際には、包括的な利用目的で構わないため、あらかじめマイナンバーの利用事務を洗い出しておき、源泉徴収や年金、医療保険・雇用保険に使うなど包括的な利用目的を告げた方がいいでしょう。

本人確認は番号確認と身元確認を同時に行う必要があります。個人番号カードがある場合、これだけで番号確認と身元証明が終了します。一方、通知カードや住民票の場合、通知カードと写真付身分証明書などで確認する必要がありますので注意してください。

マイナンバーの利用をする場合

利用する際には、利用目的以外に使うことはできません。社員番号や取引管理番号としては使わないようにしましょう。

マイナンバーの保管をする場合

保管に関しては、法律に明記がある場合以外は許されていません。ただ法令等により保管が義務づけられている場合には、その間の保管が許されています。保管期間が終了したものについては速やかに廃棄するようにしてください。

マイナンバーを廃棄する場合

特定個人情報を廃棄した場合、その削除又は廃棄した記録を保存する必要があります。書類の廃棄はシュレッダー等で処理する必要があります。電子データを削除する場合には、パソコンで削除を押して、ゴミ箱から消しただけでは不十分です。専用のデータ削除ソフトを使用し、確実に消去するようにしてください。

マイナンバーの収集・利用・保管・廃棄については、企業の大小を問わずしっかりと適切に行う必要があります。特に本人確認などは面倒くさいと思われるかも知れませんが、法で定められていますので、きちんと実施するようにしてください。

また特定個人情報を取り扱う場合には、個人事業主であっても安全管理措置(情報セキュリティ対策)を講じる必要が出てきます。

個人事業主が最低限行うべき安全管理措置(情報セキュリティ対策)

安全管理措置には、中小企業の緩和措置はありが、個人事業主向けの緩和措置はありません。中小企業と同等の安全管理措置を行う必要があります。

次のような措置であれば個人事業主でも対応できると思います。

1.個人番号関係事務取扱の責任者を決める
2.業務日誌等に、個人番号関係事務の取扱状況を記録する
3.「ほうれんそう」(報告・連絡・相談)の徹底
4.定期的な確認・点検
5.パソコン等にはパスワードを設定する
6.担当者以外がパスワード等の設定によりパソコン等を見られないようにする
7.パソコンにはウイルス対策ソフトを導入する
8.特定個人情報を書類として残す場合には金庫等に保管する

「支払を受ける者」としての立場

個人事業主の場合、取引先からの報酬が一定の額を超えた場合「支払を受ける者」としてマイナンバーが必要になります。一定の額とは、次の通りです。

1.外交員、集金人、電力量計の検針人及びプロボクサー等の報酬、料金、バー、キャバレー等のホステス等の報酬、料金、広告宣伝のための賞金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの
2.馬主が受け取る競馬の賞金については、一年の中で1回でも支払賞金額が75万円を超えた場合、その年の賞金の全額
3.プロ野球の選手などに支払う報酬、契約金については、その年中の同一人に対する支払金額の合計額が5万円を超えるもの
4.弁護士や税理士等に対する報酬、作家や画家に対する原稿料や画料、講演料等については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が5万円を超えるもの
5.社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの

このいずれかに該当する場合、取引先側で「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を作成する必要がでてきますので、マイナンバーの提供を求められることになります。

この場合に必要になるのは、個人事業主本人のマイナンバーになります。提供の際には、取得の場合と同様、取引先での番号確認と身元確認が必要になりますので、提供の際に個人番号カードを提示するか、郵送であれば個人番号カードの写しなどを一緒に提供するようにしましょう。

まとめ

個人事業主は「給与等の支払者」としての立場と「支払を受ける者」としての立場があります。

「給与等の支払者」としての立場ではマイナンバーの管理をずさんにしてしまうと、特定個人情報保護委員会からの検査や命令を受ける可能性がありますので、最低限の管理は守るようにしてください。また「支払を受ける者」としては、提供を求める立場を理解し、なるべく負担とならないように番号確認・身元確認の書類を提示、又はそれらの書類の写しを送付するようにしましょう。



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