マイナンバー制度における本人確認の意味と本人確認した後の対応

マイナンバー制度における本人確認の意味と本人確認した後の対応

マイナンバー制度における本人確認の意味と本人確認した後の対応

番号法では、マイナンバーを取得するとき、「なりすまし」防止のため、必ず本人確認をすることを事業者に義務づけています。特にマイナンバー導入の初年度、従業員から取得するときなどでは、顔見知りであるからと、本人確認がおろそかになってしまうこともあるかと思いますが、しっかりと本人確認をしてから取得するようにしましょう。

本人確認とは

マイナンバー制度の本人確認とは、個人番号の提供を受ける場合に、提供をした人が本当にその個人番号の持ち主であるかを確認する作業です。具体的には1.番号確認2.身元(実存)確認という2つの作業から成り立っています。

本人確認

1.番号確認
番号確認とは、個人番号が本当にその個人番号であるかを確認する作業です。

番号確認するための資料として提供してもらうものは、

・個人番号カード
・通知カード
・個人番号カードが記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書

のいずれかになります。

2.身元(実存)確認
身元(実存)確認とは、個人番号を提供した者が本当にその本人であるかを確認するための作業になります。

身元(実存)確認をするための資料として提供してもらうものは、

・個人番号カード
・運転免許証、旅券、在留カード、特別永住者証明書など顔写真付きの公的な身分証明   書
・上記を揃えることが不可能な場合には、公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書等を2つ以上

のいずれかになります。

これらの資料により本人確認をします。個人番号カードが発行されている場合、個人番号カードのみで、番号確認と身元確認ができます。複数の資料を準備しなくてもいいので、できる限り個人番号カードでの手続をお勧めします。もし、本人確認ができない場合は、マイナンバーを取得することはできませんので注意しましょう。

従業員に扶養家族がいる場合など、その家族のマイナンバーの提供も受けなくてはならない場合があります。この場合も同じく本人確認が必要です。ただ家族全員で会社に来てもらい、本人確認をすることは実質的に不可能です。このとき、手続の内容により2つの方法があります。

【年末調整などの場合】
扶養家族のマイナンバーは「従業員が事業者に提供する」となっており、従業員自身が扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、事業者自身が扶養家族の本人確認をする必要はありません。

【国民年金の第3号被保険者の届出などの場合】
この場合、従業員の配偶者が事業者に手続をすることになりますので、事業者は従業員の配偶者の本人確認をしなくてはなりません。ですが、実際には従業員が手続を行うことになると思いますので、その際は扶養をしている従業員は配偶者等の「代理人」という立場になってもらいます。

代理人の場合の本人確認の場合、1.代理権の確認、2.代理人の身元(実存確認)、3.本人の番号確認の作業が必要になります。

代理人の場合の本人確認

1.代理権の確認
代理人が本当に本人から代理を任されているか、もしくは法律上当然に代理人としての地位がある者(法定代理人)かを確認するための作業になります。

・法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類
・任意代理人の場合は、委任状

のいずれかになります。なお、子どもが満20歳まで達していない場合、親は法定代理人として、子どもの法律行為を代理することができます。

2.代理人の身元(実存)の確認
代理人が代理人本人であるかを確認します。

・代理人の個人番号カード、運転免許証、旅券等の顔写真付き身分証明書
・公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書等2つ以上

のいずれかになります。

3.本人の番号確認
家族の番号を確認するための作業になります。

・本人の個人番号カード又はその写し
・本人の通知カード又はその写し
・本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書又はその写し

のいずれかになります。この場合の本人とは、配偶者等のことです。ですので、配偶者から上のいずれかをもらうようにしてください。写しで構いませんので、個人番号カードのコピーでも大丈夫です。

マイナンバー取得の際の本人確認手順

(出典:マイナンバー社会保障・税番号制度が始まります!入門編pdf|内閣府

本人確認したあとの対応

本人確認が終われば、マイナンバーを取得することになります。ガイドラインでは「個人情報を取得した場合、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない」としています。

マイナンバーを取得する際には、源泉徴収や健康保険の手続など行政手続に使用する等、利用目的を明示する必要があります。マイナンバーを利用する事務等を事前に洗い出し、なるべく包括的に伝えておいた方が良いでしょう。

マイナンバーはこんなときに使います

(出典:マイナンバー社会保障・税番号制度が始まります!入門編pdf|内閣府

まとめ

アメリカの社会保障番号制度では「なりすまし」被害が非常に大きな社会問題となり「社会保障番号を個人認証に使うべきではない」との声が専門家の間から高まりつつあります。しかしながら、その利便性の高さから、その動きは広がりを見せていません。

本人確認は、この「なりすまし」を水際で防止するための対策となります。決して手抜きをすることなく、しっかりと本人確認をしてマイナンバーを取得してください。また、個人番号カードがあれば、番号確認と身元確認が同時に行えるようになるため、大変便利です。事業者としても、従業員に個人番号カードを取得することを推奨し、本人確認の手続を楽にできるようにしてみましょう。

マイナンバー制度における最初の事務作業となるであろう、従業員からのマイナンバー取得。全従業員から集めなくてはならないので、膨大な量になる事業者も珍しくないと思います。今のうちから、事務の手続等を洗い出しておき、混乱のないように本人確認・マイナンバー取得が行えるようにしておきましょう。

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