マイナンバーの本人確認方法をわかりやすく解説

マイナンバーの本人確認方法をわかりやすく解説

マイナンバーの本人確認方法をわかりやすく解説

マイナンバーを適切に取り扱うために、番号確認と合わせて本人確認が必要となります。個人番号カードを提示することによって番号確認と本人確認を同時に行なうことができますが、通知カードの場合には本人確認をするための書類の提示が必要となります。

マイナンバーは従業員だけではなく、顧客の番号が必要になることもあり、遠隔地の顧客や取引先の番号を収集するために電話やオンライン上で本人からマイナンバーの提供を受けることもあります。

本人確認方法には、どのような種類があるのか確認してみましょう。

本人が目の前にいる場合の本人確認方法

マイナンバーのやり取りを行なう関係がどのような種類であるかによって、本人確認の方法が異なります。

たとえば行政機関窓口担当者と申請者の関係は、一度も対面したことがなく、申請者が本人であるかどうかを確認する必要があります。その場合には本人確認書類が必要となります。

雇用関係にある場合は、採用時に履歴書といった顔写真入りの書類によって本人であることが明らかとなっています。本人であることが明らかである場合には本人確認書類は必要ありません

本人確認書類が必要となる場面で提示されるカードがICチップ内蔵の個人番号カードであれば顔写真付きとなるため、それ1枚で番号確認と本人確認を行なうことができます。しかし通知カードであれば本人確認の書類が別途必要となります。運転免許証やパスポートをはじめ、顔写真入りの住民基本台帳カードや学生証、外国人登録証明書といった書類が対応可能な書類となります。

本人確認書類が必要ない場合は、配偶者や親族、同じ部署で働く従業員や継続取引関係にある顧問弁護士や講習会講師などが挙げられます。そのため年末調整時に作成する書類に扶養親族のマイナンバーを記入する項目がありますが、各従業員の扶養親族のマイナンバーを把握するために免許証や学生証の添付は原則必要ありません。しかしマイナンバーを正しく取り扱うために申請者以外の扶養親族の個人番号カードのコピーの提出を事業者が従業員に対して求めることは違法ではありません

対面で個人番号の提供を受ける場合の本人確認

(出典:国税分野における番号法に基づく本人確認法【事業者向け】pdf|国税庁

また、特定個人情報は他人に対して個人情報の提供を求めてはいけないと制限していますが、他人とは同一世帯に属する以外の人を指すため、配偶者や子どもはマイナンバー上では本人として読み替えることができます。同一世帯に属する場合は、知覚による本人確認が既に済んでいるということと、他人ではないということから、本人確認は不要ということになります。

メールやオンラインでマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認方法

個人番号カードの両面を画像データにしたものをメールに添付する方法が、正確性を確保するもっとも望ましい方法となります。または通知カードと本人確認書類(免許証やパスポート)の両方の画像データを添付することも可能です。

オンライン上での手続きとして、事業者が発行したIDとパスワード認証によって本人確認とすることも可能です。ただしIDとパスワードを発行するために免許証などによって本人確認を行なっていることが前提条件となります。さらに事業者から発行したIDとパスワードを入力する必要があります。自分で新規設定したIDやパスワードは本人確認による手段としては十分ではありませんが、事業者から提供されたIDでログインしたあとに自分で変更登録した場合はその限りではありません。ログイン認証を行なうことができる=本人確認が完了している状態となった上で、通知カードコピーの郵送または通知カードを撮影したものを送付することによって、番号確認を行なうことになります。

メールにより個人番号の提供を受ける場合の本人確認

(出典:国税分野における番号法に基づく本人確認法【事業者向け】pdf|国税庁

電話の手段によって本人確認を行なう場合

電話において個人番号の提供を受けるためには、電話以外の手段によって本人確認を行なった上で既に特定個人情報ファイルが作成されていることが前提条件となります。電話によってマイナンバーを確認する方法は、過去のデータを参照したり検索したりすることを目的としており、本人しか回答できない事項を申告してもらうことによって本人確認を行なうことを想定しています。具体的には以下のような会話内容となります。

担当者「マイナンバーの個人番号とお名前をお願いします」
本人「************(個人番号数字12桁)、国税太郎です」
担当者「少々お待ちください」
(データベースで検索し、データ照合する)
担当者「お待たせいたしました。本人確認のため基礎年金番号をお教えください」
本人「***-****です」
担当者「ご登録いただいている金融機関の口座番号をお教えください」
本人「*******です」
担当者「ありがとうございます。本人であることの本人確認がとれましたので手続きを開始します」

まとめ

支払調書や中途退職者の源泉徴収票を作成する上で、郵送や電話、メールによって個人番号の提供を受けることが想定されます。遠隔地における個人番号の提供は対面による方法に比べてセキュリティ面でより一層の配慮をする必要があります。

また雇用関係にある従業員や継続した取引のある顧客などは、番号確認も本人確認も行ないやすい状態にあると考えることができますが、アルバイトやパート従業員など入れ替わりが多い場合は、退職後に連絡が取れなくなってしまうことも考えられます。雇用契約を締結する際に、特定個人番号をあらかじめ収集しておくと、安心して事務作業を行なうことができるでしょう。

photo by Tony Webster

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