マイナンバーのガイドラインをわかりやすく解説

マイナンバーのガイドラインをわかりやすく解説

マイナンバーのガイドラインをわかりやすく解説

マイナンバーを取り扱うのは国や自治体などの行政機関だけではありません。中小企業をはじめとする民間事業者も、従業員の源泉徴収票作成時などで、マイナンバーを取り扱うことになります。

ここではマイナンバーを取り扱う際のガイドラインについて解説していきます。

マイナンバーのガイドラインとは?

マイナンバーが導入されると、民間事業者も、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などで、従業員やその扶養家族などからマイナンバーの提供を受ける必要が出てきます。マイナンバーは重要な個人情報(特定個人情報)であるため、法律に定められた範囲以外の利用が禁止されています。また、その収集・管理にあたっては漏洩防止のための措置などが義務づけられています。

しかしながら、中小企業は、事務部門の対応状況において大企業と比べ遅れている面もあります。そこでマイナンバーの保護を担当する「特定個人情報保護委員会」では、法律が求めている保護措置などについて詳しく解説したガイドライン(「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を作成しています。また、ガイドラインを利用者のレベル別にかみ砕いて説明した簡略版も「特定個人情報保護委員会」から出されていますので、ぜひチェックしてみましょう。

ガイドラインをわかりやすく解説

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(以下、ガイドライン)は全61ページにも及ぶものです。このガイドラインでは特定個人情報の適用対象から、具体的な収集~保管までの手続、安全管理措置(情報セキュリティ対策)までが説明されています。ガイドラインで定められている事項について具体例を用いて、わかりやすく解説していきます。

社員の入社(マイナンバーの取得の例)

1.マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)の提出
入社時の必要書類として、マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を提出してもらいしょう。

2.マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を受け取るとき

・本人確認を忘れずに
マイナンバー取得の際には「本人確認」が義務づけられています。忘れずにしっかりと本人確認をしましょう。

【本人確認の仕方】
本人確認では「番号確認」と「身元確認」が必要です。
個人番号カードなら「番号確認」と「身元確認」が同時にできます。
通知カードでなら「通知カード」+「写真付身分証明書」が必要です。

・本人確認が終わったら、利用目的を告げましょう
 提供してもらったマイナンバーを「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」などで利用することを告げましょう。

3.マイナンバーが記載されている書類(扶養控除等申告書など)を受け取ったら、鍵のかかる金庫等に保管するようにしましょう。

4.マイナンバーをパソコン等で保存する場合には、最新のウィルス対策ソフトを導入するなどセキュリティ対策をしましょう。

源泉徴収票等の作成(マイナンバーの利用の例)

1.マイナンバーを取り扱う人を決めておきましょう。

2.マイナンバーを取り扱う場合には、なるべく覗き見されない環境で行うようにしましょう。

3.マイナンバーを源泉徴収票等に記載したり、源泉徴収票を提出したりした場合は、業務日誌などでその記録を取るようにしましょう。

4.マイナンバーが記載された源泉徴収票等の控えを机の上に置いたり、外部の人に見られたりしないようにしましょう。

社員の退職(マイナンバーの廃棄の例)

1.退職所得の受給に関する申告書など、退職者からもらう書類にもマイナンバーが含まれている場合があります。

2.退職の際にマイナンバーを取得した場合、本人確認は過去の書類で対応可能です。

3.退職者のマイナンバーが記載された書類などは、保存期間が過ぎている場合、速やかに廃棄するようにしましょう。

廃棄の際には、シュレッダーにかけるなど、復元不可能にすることが求められています。パソコンに保存している場合には、データ消去専用ソフトなどを用いることが求められていますので、注意しましょう。廃棄は責任者が行うようにし、責任者は廃棄の記録を取るようにしましょう。

基本的な取扱いは以上です。上記のような特定個人情報の取扱い方法を参考に、特定個人情報の取扱いについて決めてみてください。

まとめ

マイナンバーを含む特定個人情報は、非常に重要な情報で、漏洩すれば会社の信用にも大きく関わります。しっかりと管理をして、情報流出の可能性を低くする備えが必要です。ぜひ、ガイドラインを参考に特定個人情報の取扱いを整えるようにしてください。



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