マイナンバー制度で事業者が知っておくべき3つのポイント

マイナンバー制度で事業者が知っておくべき3つのポイント

マイナンバー制度で事業者が知っておくべき3つのポイント

マイナンバー制度は社会保障・労働・税分野などの行政手続きをスマート化するためのものです。そのため労働者と行政との間に入り、各種事務手続きを行う立場にある事業者にも大きく関係してきます。

ここでは同制度導入にあたって、事業者が知っておくべきポイントを3つにまとめました。

ポイント1:事業者が知っておくべきセキュリティの重要性

はじめに知っておくべきなのが、マイナンバー制度におけるセキュリティの大切さです。

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」)にはマイナンバーを不正に使用・提供した場合や、人をだまして取得した場合には、最も厳しい罰で4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金、あるいはその両方が課せられることとなっています。

このような罰則を受けるのは基本的に不正を働いた本人ですが、場合によっては事業者にも罰金刑が課されるこがあります。そのような従業員を身内から出さないよう、あらかじめ対策をとっておくべきでしょう。

実行に移しやすい対策の1つはマイナンバー制度導入にあたっての社内ルール(=内部統制)を設けることです。例えばマイナンバーに関連する業務に携わる担当者を決めたり、その担当者を各自治体が開催している企業向けマイナンバーセミナーに参加させるなどして制度への理解を深めてもらうといいでしょう。他にも関連業務を行うパソコンを決めて、担当者以外がマイナンバー関連の情報に触れられないようにしておく措置も有効です。

このような対策を「安全管理措置」といって、特定個人情報保護委員会事務局が「特定個人情報に関する安全管理措置」という資料に詳しくまとめてくれているので、そちらを参考にしてください。

ポイント2:事業者が知っておくべきマイナンバーのやりとりの方法

次に事業者が知っておくべきなのは、マイナンバーのやりとりの方法です。

事業者は自身のマイナンバーや、法人のマイナンバーだけでなく、従業員からそれぞれのマイナンバーを提供してもらわなくてはならない場面があります。

というのも、マイナンバーが大きく関わる分野に「社会保障」と「税」があるからです。社会保障といえば厚生年金や、雇用保険なども含まれますし、「税」には所得税や住民税などが含まれます。したがって従業員の所得の大部分を管理している事業者にあっては、従業員のマイナンバーに触れないわけにはいきません。

では「○○さん、マイナンバー教えて」と聞くだけでいいのかというともちろんダメで、きちんとルールが定められています。まず、事業者が従業員にマイナンバーの提供を求め、取得できるのは、社会保障・税に関係する手続き書類の作成業務に必要な時だけです。例えば源泉徴収票を作る、あるいは年末調整の書類を作るといった目的がなくてはいけません。

またこの際には同時にマイナンバーが正しいかどうかを確かめられる個人番号カードなどで番号確認をすることが義務付けられています。そしてこうして取得した従業員のマイナンバーを「使う」「渡す」ことができるのも、同じく社会保障・税関連の業務の時だけです。

例外として番号法が定める「個人番号関係事務(同法第九条第三項参照)」に該当するものであれば「使う」「渡す」ことも可能ですが、それ以外は番号法違反となります。

ポイント3:事業者が知っておくべきマイナンバーの管理方法

最後に解説するのは事業者がマイナンバーを管理する時の方法についてです。

マイナンバーは番号法に書かれてある場合以外は保管してはいけないことになっています。ではこの「番号法に書かれてある場合」とはどういう場合なのでしょうか。これは端的に「マイナンバー関連業務のために保管する場合」です。

以下のような場合は全てマイナンバー関連業務を行うために必要なことなので、保管が許されます。

・マイナンバーの提供を従業員から受けるにあたって提示される本人確認書類(マイナンバーカードや身元確認書類)をコピーして保管する。
・個人番号が書かれている手続き書類をパソコンのデータとして保管しておく。

対してマイナンバー関連業務に関係なく、単に社内資料として保管する場合は番号法違反です。

また従業員が退職するなどしてそのマイナンバーが必要なくなるなど、従業員のマイナンバーを関連業務に用いることがなくなった場合はできるだけ速やかに廃棄をする必要があります。とはいえこれもその都度ではなく、毎年度末などあらかじめ廃棄のタイミングを決めるなどしていれば、事務手続き上の効率性を考慮しても問題ないとされています。

ただし、最も注意しなければいけないのは、保管をするにせよ、廃棄をするにせよ、常にマイナンバーの安全管理措置は講じておく必要がある、という点です。そのため、保管や廃棄に関しても社内ルールを設け、それを担当者などに浸透させておかなくてはなりません。

まとめ

事業者はマイナンバー導入にあたって、「セキュリティ」「取り扱い」「保管・廃棄」という3つのポイントをはじめに押さえておく必要があります。

それぞれのポイントについてもっと詳しく知りたいという方は、政府の発表資料を見ればさらに細かな手続きや規則についての記載があるため、そちらも参照してみてください。

photo by Horia Varlan

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