マイナンバーの収集方法 担当者が知っておくべき3つのポイント

マイナンバーの収集方法 担当者が知っておくべき3つのポイント

マイナンバーの収集方法 担当者が知っておくべき3つのポイント

マイナンバーを取り扱う業務(個人番号関係事務または個人番号利用事務。以下「個人番号事務」)には様々なルールがあり、これをよく理解しておかなければ無用なトラブルにつながるリスクがあります。

ここではマイナンバーの「収集方法」をキーワードに、マイナンバーを収集する前に準備しておくこと、収集方法における注意点、収集した後の取り扱いについて解説します。

マイナンバーを収集する前に知っておくべきこと

マイナンバー制度における「収集」とは

マイナンバー制度において「収集」とは、「集める意思を持って自己の占有に置くこと」と「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(以下、「ガイドライン」)に書かれています。これはマイナンバーの通知カードや個人番号カードの提示を求めたり、そのコピーを取ることだけに限りません。

提供者から聞き取ったマイナンバーをメモしたり、メモした紙を受けとる場合も「収集」に当たります。もちろんPCの画面に表示されたマイナンバーをメモしたり、それをプリントアウトしても「収集」です。ただし提示を求め、マイナンバーを見せられただけでは「収集」には該当しません。

マイナンバーを収集できる条件

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、「番号法」)の第20条には次のように書かれています。

何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない。

(出典:番号法

「前条」とは第19条(特定個人情報の提供の制限)のこと。第19条は個人番号事務や地方公共団体の機関同士のやりとり、特定個人情報保護委員会からの求めなど、全部で16の項目で構成されている条文です。

事業者側が従業員にマイナンバーの提供を求める場合は、あらかじめ個人番号事務が社内で具体的にどのような業務を意味するのかをはっきりさせ、周知させておく必要もあります。さらに明確化した個人番号事務の内容において、取り扱う特定個人情報等(マイナンバーとそれに紐付く氏名などの個人情報を含む)もはっきり決めておかなくてはなりません。

マイナンバーの収集方法における注意点

マイナンバー収集担当者の明確化

担当者の明確化は「ガイドライン」の安全管理措置の項目で触れられている項目です。マイナンバーを収集する際は個人番号事務の担当者以外が、マイナンバーを持っている状態にならないように担当者を明確化しておく必要があります。

仮に個人番号事務の担当者に、担当者ではない従業員を経由してマイナンバーが書かれている書類を渡す場合は、その従業員はできるだけ速やかに担当者に渡さなくてはなりません。この時担当者ではない従業員は間違ってもマイナンバーを自分の手元に残さないようにしましょう。

本人確認の方法の周知徹底

マイナンバーを収集方法において、本人確認のフローの周知徹底は必須です。原則として、マイナンバーの収集方法は「番号確認」と「身元確認」の2段階で構成されています。

番号確認は個人番号カードや通知カード、もしくは個人番号の記載された住民票の写しなどで行います。対して身元確認が可能な書類は個人番号カードや運転免許証、パスポートなどです。

個人番号カードは番号確認と身元確認の両方ができますが、それ以外の書類で番号確認をした場合は、身元確認書類と共に提示してもらう必要があります。

従業員の扶養親族のマイナンバー収集方法

従業員の扶養親族のマイナンバーが必要な場合は従業員本人が収集し、事業者に提供しなくてはなりません。しかしこれは先ほど見た番号法20条の「他人の個人番号」に含まれるのではないか?と考える人もいるかもしれません。

「ガイドライン」によれば「他人とは『自己と同一の世帯に属する者以外の者』」を指します。したがって扶養親族のマイナンバーは第19条各号に該当していなくても収集が可能です。

マイナンバーの保管と廃棄について知っておくべきこと

収集方法の基本について理解したら、マイナンバーの保管と廃棄についても知っておきましょう。

マイナンバーの保管について知っておくべきこと

収集方法と同じく、第19条各号に該当しない目的でマイナンバーを保管してはいけません。例えば、従業員の営業成績などを管理するためにマイナンバーを保管することは違反です。ただしマイナンバーが記載された書類等のうち、所管法令で定められた保存義務のある書類に関しては、その期間保存することができます。

マイナンバーの廃棄について知っておくべきこと

マイナンバーが記載されている書類で、保管できる条件を満たさない書類や所管法令の保存期間を過ぎた書類に関しては、できるだけ速やかに廃棄しなくてはいけません。

「(別添)特定個人情報に関する安全管理措置(事業者編)」で挙げられている廃棄方法の例は、「焼却又は溶解等」「専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等」です。復元不可能、もしくは復元が難しい手段を使うようにしましょう。

まとめ

マイナンバーの収集方法、保管・廃棄方法で重要なポイントは、いずれもルール作りとその周知徹底です。さもなければ漏えいや誤記、その他のトラブルに発展するリスクが大きくなってしまいます。

ここで紹介した19条や20条をはじめ番号法への理解を深めると共に、実務のための準備を万全にしておきましょう。

参考:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)



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