マイナンバー導入で必要な「基本方針」とは?考え方とポイント

マイナンバー導入で必要な「基本方針」とは?考え方とポイント

マイナンバーを適切に取り扱うために必要な安全管理措置。ここではこの安全管理措置のガイドラインとも言うべき「基本方針」について解説します。

「基本方針とは何か」というところから、具体的な策定の方法、社内での活用法までを見ておきましょう。

マイナンバーにおける「基本方針」とは何か?

「安全管理措置」のガイドライン

マイナンバー安全管理措置の概念図

マイナンバー制度における安全管理措置とは、マイナンバーとそれと紐付けて管理される住所や氏名などの特定個人情報(以下、「マイナンバー等」)の漏えいや紛失の防止等のために取るべきものです。

これは「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の4つから構成されています。そのガイドラインとなるのが「基本方針」と「取扱規程」。

事業者は大企業、中小企業など企業規模を問わず、基本方針を策定するよう求められています。

基本方針と取扱規程の違い

企業規模問わず策定を求められる基本方針に対し、取扱規程は従業員数が100人を超える場合に策定を求められます。基本方針よりも取扱規程の方がマイナンバーの取扱方法をより細かく明確化しなくてはいけません。

ここでは基本方針のみについて解説しています。

基本方針策定のタイミング

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(以下、「ガイドライン」)には以下のような「安全管理措置の検討手順」が書かれています。

A.個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化
B.特定個人情報等の範囲の明確化
C.事務取扱担当者の明確化
D.基本方針の策定
E.取扱規程等の策定

基本方針を策定するタイミングはどんな業務にマイナンバーを利用するかを決定し(A)、「マイナンバー等」がどの情報を指すのかを明確化し(B)、誰がマイナンバー業務を担当するのかを決めた後(C)です。

マイナンバー取り扱いの「基本方針」の作り方

基本方針では何を決めるべきか

では基本方針では具体的に何を決めるべきなのでしょうか。「ガイドライン」には以下の4つの例が挙げられています。

・ 事業者の名称
・ 関係法令・ガイドライン等の遵守
・ 安全管理措置に関する事項
・ 質問及び苦情処理の窓口 等

ここではこの4つについてそれぞれ解説していきます。

事業者の名称

この項目には「○○株式会社」「有限会社△△」などの事業者の名称を記載します。

関係法令・ガイドライン等の遵守

関係法令とは「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(番号法)と「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)を指します。

「ガイドライン等」とは「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」のことです。基本方針にはこれらを遵守する旨を記載します。

安全管理措置に関する事項

ここでは細かな安全管理措置の方法について書く必要はありません。必要かつ適切な安全措置を取る旨や、従業者に対して安全管理措置が適切に取られるように必要かつ適切な監督を行う旨などを記載するだけで十分です。

質問および苦情処理の窓口

自社に対するマイナンバー等関連の質問や苦情がある場合に、窓口となる連絡先(担当者の氏名、電話番号、メールアドレスなど)を記載します。

「基本方針」の策定の必要性と告知方法

「基本方針」には公表の義務・作成の義務はない

基本方針はマイナンバーを取り扱うにあたって、必ず策定しなければならないわけではありません。

「ガイドライン」は「特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である」としており、「しなければならない」とは書いていないからです。したがって公表の義務もなければ監督官庁等への届け出も不要とされています。

しかし「ガイドライン」に前述のような例が挙げられている以上、策定しておく方が企業側にとってのリスク軽減に繋がると言えるでしょう。

「基本方針」の告知方法

この基本方針を告知する方法としては、社内規程(情報管理規程)への記載や社内LANや社内回覧板、社内報などを使った告知も考えられます。可能な限りマイナンバー制度の運用が始めるまでに策定・周知をしておくようにしましょう。

まとめ

マイナンバーの運用において「基本方針」は安全管理措置のガイドラインとなるものです。確かに公表・作成の義務は番号法に明記されていませんが、リスク管理の観点から策定しておくのが基本。余計なリスクを負わないためにも策定はもちろん、社内での周知を徹底しましょう。



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