• 更新日 : 2026年3月10日

役員登記の必要書類は？変更手続きや自分で行う場合を解説

役員登記の必要書類は、会社の取締役会の有無や変更内容によって異なります。

書類の準備不足は登記申請の却下や遅延につながるため、事前にパターンごとの要件を把握しておきましょう。特に中小企業の経営者や総務担当者にとって、株主総会議事録や株主リストの作成、印鑑証明書の有効期限管理は、日常業務の中で負担になりがちな作業ではないでしょうか。

本記事では、役員変更登記に必要な書類をケース別に整理し、2026年時点での最新の実務手順をふまえてわかりやすく解説します。

役員登記とはどのような手続きか？

役員登記とは、株式会社の登記事項証明書（登記簿）に記載されている役員情報に変更が生じた際に行う手続きのことです。

会社法において、登記事項に変更が生じた場合、原則として変更が生じた日から2週間以内に本店の所在地において変更登記を申請しなければなりません。これを怠ると「選任懈怠（せんにんけたい）」や「登記懈怠（とうきけたい）」となり、過料の制裁を受ける場合があります。

登記における「役員」とは？

登記における「役員」とは、取締役、監査役、会計参与などを指します。

すべての株式会社は、設立時に役員を登記しており、その後も任期満了や辞任、解任、死亡、新たな就任など、人の入れ替わりがあるたびに変更登記が必要です。

また、役員の氏名や住所が変わった場合も変更登記の対象となります。

執行役員は会社法上の「役員」には含まれないため、原則として登記の対象外ですが、指名委員会等設置会社における執行役は登記が必要です。

参照：商業・法人登記Ｑ＆Ａ｜法務省

登記が必要になる主なタイミング

役員変更登記が必要になるのは、役員の就任や退任、重任（再任）、住所や氏名変更時のタイミングです。

特に3月決算の企業では、5月〜6月の定時株主総会後に役員の改選が行われることが多く、この時期に手続きが集中する傾向があります。

役員変更登記に必要な書類とは？

役員変更登記に必要な書類は、すべてのケースに共通して「変更登記申請書」「株主総会議事録」「株主リスト」が必要です。

その他の添付書類は会社が取締役会非設置会社か、取締役会設置会社によって異なります。

共通で必要となる書類

原則として以下の書類は作成・準備する必要があります。

新任（就任）の場合

新しく役員が就任する場合、選任の事実と本人の承諾を証明する書類が必要です。

株主総会で選任決議を行い、被選任者が就任を承諾することで効力が発生します。

【新任取締役の必要書類リスト】

参照：役員の変更の登記｜法務局

退任（辞任・任期満了・死亡）の場合

退任の理由によって、添付すべき書類が異なります。

【退任事由別 必要書類一覧】

再任・重任の場合

任期満了と同時に同じ人が再選されるケースです。

新任と似ていますが、すでに法務局に個人の情報が登録されているため、「印鑑証明書」や「本人確認証明書」は原則として省略可能です。「株主総会議事録」「株主リスト」「就任承諾書」のみで足ります。

代表取締役が変わる場合

代表取締役の選定手続きは、取締役会の有無によって必要書類が変わります。

【代表取締役選定の書類比較】

※取締役会設置会社で、前任の代表取締役が会社届出印を取締役会議事録に押印している場合は、他の取締役の実印および印鑑証明書を省略できるケースがあります。しかし、変更後の代表取締役が変更前の代表取締役と異なる場合など、条件により異なるため、原則として全員の実印と印鑑証明書を用意するほうが確実です。

監査役が変わる場合

監査役の変更手続きは、基本的に取締役の変更手続きに準じます。

選任には株主総会の決議が必要であり、書類としては「株主総会議事録」「株主リスト」「就任承諾書」「本人確認証明書（または印鑑証明書）」が求められます。

監査役は取締役会設置会社であっても、取締役会の一員ではないため、取締役会の決議には参加しませんが、選任に関する株主総会には関与します。

役員登記の手順と申請の流れ

書類が揃ってから慌てないよう、会議の開催から登記完了までの全体フローを理解しましょう。

STEP 1：定款と現状の確認

まず、自社の定款を確認し、役員の任期、定員、選任方法を把握します。

特に「任期」は会社によって異なり（原則2年、非公開会社は最長10年）、現在の役員がいつ選任されたかを履歴事項全部証明書で確認する必要があります。

STEP 2：株主総会・取締役会の開催と決議

必要な決議を行います。

この際、後日の登記申請に使用するため、法律の要件を満たした「議事録」を必ず作成します。議事録には、開催日時、場所、出席者、決議内容などを正確に記載し、押印します。

STEP 3：必要書類の収集と作成

前述したリストに基づき、就任承諾書や印鑑証明書などを集めます。

特に印鑑証明書は「発行から3ヶ月以内」のものが必要ですので、取得時期に注意が必要です。株主リストには、議決権数の上位10名、または議決権割合が2/3に達するまでの株主の氏名・住所・議決権数などを記載します。

STEP 4：法務局への申請と登録免許税の納付

すべての書類が揃ったら、管轄の法務局へ申請します。

申請方法は、窓口持参、郵送、オンライン申請のいずれかです。申請時には登録免許税の納付が必要です。

原則として「役員変更」という1つの区分で課税されますが、支店の設置など他の登記と同時に行う場合は別途税金がかかります。

参照：No.7191 登録免許税の税額表｜国税庁、登記・供託オンライン申請システム｜法務省

STEP5：登記完了の確認

申請書を提出してから、通常1週間から10日程度で登記が完了します。

補正（修正）の連絡がなければ、無事に手続き終了です。登記完了後は、必ず「登記事項証明書（履歴事項全部証明書）」を取得して内容を確認しましょう。役員の氏名や就任日が正しく反映されているかチェックします。また、原本還付を希望した書類がある場合は、その回収も忘れずに行います。

自分で役員登記を申請するポイント

司法書士に依頼せず自分で申請すれば、数万円の手数料を節約できます。法務局に相談できサポートも手厚くなっているため、手順に沿って進めれば決して難しくありません。

役員変更登記の書類作成時に発生しやすいミスと対策

役員変更登記において、法務局から補正（修正）を求められることがあります。

書類の不備は手続きの遅延に直結するため、以下のポイントは提出前に必ずダブルチェックを行いましょう。

1. 議事録と定款の整合性不備

定款で定めた「員数（人数）」を超えて役員を選任してしまうケースや、任期計算を間違えて選任時期がずれているケースがあります。

例えば、定款で「取締役は3名以内」としているのに、定款変更せずに4人目を選任しようとすると登記できません。この場合、まず定款変更の決議を行う必要があります。

2. ハンコの押し間違い

押印ミスは不備として審査されるため、適切な種類のハンコを使い、鮮明に押しましょう。

3. 株主リストの記載漏れ

株主リストは比較的新しい添付書類（平成28年より義務化）であるため、過去の慣例で手続きをしていると忘れがちです。

株主の住所や氏名は、株主名簿と一致している必要があります。「1丁目2番3号」を「1-2-3」と書いたり、省略された漢字を使用するなどはありがちなミスです。

また、法人株主の場合は、代表者の氏名ではなく「法人名」「法人番号（または代表者の資格・氏名）」等の正確な記載が求められます。

役員登記は電子申請（オンライン申請）がスムーズ

2026年現在、商業登記の電子申請はかなり普及しており、書面申請よりも手続きがスムーズになる傾向があります。

オンライン申請の活用

「登記・供託オンライン申請システム」を利用することで、オフィスにいながら申請が可能です。

オンライン申請の場合、添付書類（議事録や就任承諾書など）をPDF化し、電子署名を付与して送信する方法と、申請情報のみオンラインで送り、添付書類は別途郵送する「特例方式」があります。

マイナンバーカードと商業登記電子証明書

代表取締役等の住所変更や就任承諾において、マイナンバーカードの電子証明書を活用するケースも増えています。

電子署名を用いることで、物理的な押印や印鑑証明書の取得・添付を省略できる場合があります。特に、取締役会非設置会社における取締役の就任承諾書などは、電子署名付きのPDFファイルでの提出が認められています。

参照：商業・法人登記のオンライン申請について｜法務省

役員登記の必要書類はケース別におさえよう

役員変更登記は、会社の信用を維持し、法的な義務を果たすための基本的な手続きです。必要書類は「誰が」「どのように」変わるかによって細かく異なりますが、基本を押さえれば過度に恐れる必要はありません。

書類作成に不安がある場合や、株主構成が複雑な場合は、司法書士などの専門家に依頼することも一つの手段です。正確な書類準備を行い、滞りなく手続きを完了させましょう。

• 監修：中野 裕哲（税理士,特定社会保険労務士,行政書士,ファイナンシャルプランナー（CFP（R）、一級ファイナンシャル・プランニング技能士）)

  V-spiritsグループ／税理士法人・社会保険労務士法人・行政書士法人V-spirits、V-Spirits総合研究所株式会社代表。起業準備から起業後の経営まで、窓口ひとつで支援するV-Spiritsグループを主催。年間約300件の起業相談を無料で受け、多くの起業家を世に送り出している。経済産業省後援の起業経営支援ポータルサイト「DREAM GATE」にて11年連続相談件数日本一、最優秀賞受賞他8部門受賞。 専門分野はビジネスプランのブラッシュアップ、事業計画書作成、融資・補助金・助成金の支援、税務会計、人事労務、会社設立、許認可等。その他にも、ブランディング、マーケティング、集客・販促などのアドバイス、人脈の紹介まで行う。
  
  著者・監修書に『一日も早く起業したい人が「やっておくべきこと・知っておくべきこと」』（明日香出版社）、『オールカラー 個人事業の始め方』『オールカラー 一番わかる会社設立と運営のしかた』（ともに西東社）、『相談件数No.1のプロが教える 失敗しない起業 55の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）などがある。
  
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