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  • 作成日 : 2025年5月28日

会議資料の種類とテンプレートまとめ！見やすい資料にするコツも解説

会議資料を作るたびに「どこまで書くべきか」「どんな形式がよいか」と悩んだ経験はありませんか？資料には目的ごとにさまざまな種類があり、用途に合った形式を選ぶことで伝わりやすさが大きく変わります。この記事では、よく使われる会議資料の種類と役割、便利なテンプレート例や、見やすく整える工夫も紹介します。

会議資料の種類とテンプレート

会議資料は、その内容や目的によって形式はさまざまです。招集通知やアジェンダ、議事録、提案書など、場面ごとに使い分ける必要があります。ここでは代表的な会議資料の種類と、それぞれの役割や活用シーン、便利なテンプレート例を紹介します。

会議招集通知（案内状）

会議の開催を参加者に知らせるための文書です。日時・場所・参加者・議題概要など5W1H（Who/When/Where/What/Why/How）の要点を明記し、受け手が一目で内容を把握できるようにします。社内会議ではメールで送られることも多く、重要な会議や社外向けの場合には正式な案内状として送付されます。主に会議開催前に配布され、参加者のスケジュール確保と事前準備を促す場面で使われます。

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アジェンダ（議題リスト・会議次第）

会議の議題や進行順序、所要時間などを一覧にした計画表です。事前に参加者へ共有することで議題への準備を促し会議の円滑な進行を支援します。一般的に会議開始前に配布・共有され、小規模な打ち合わせから公式の会議まで広く活用されます。

会議用レジュメ（概要資料）

会議の内容や議題のポイントを簡潔にまとめた資料です。発表者や議長が、自身の発表内容や議論の論点を参加者に分かりやすく伝えるために作成します。会議前に出席者へ配布し、当日の進行もこのレジュメに沿って行うのが一般的です。議論の背景情報や要旨が含まれており、参加者が事前に目を通すことで会議での議論が深まりやすくなります。主にプレゼンテーションを伴う会議や、検討事項が多いブレスト・企画会議などで配布されます。

議案書・提案資料

会議で審議・決定すべき具体的な提案事項をまとめた資料です。議題に対する具体的なアイデアや計画を文書化したもので、会議の目的に関する提案内容が詳述されています。例えば、新規プロジェクトの承認や重要方針の決定など、承認が必要な事項について事前に作成されます。主に経営会議や委員会・取締役会など、決議を伴う会議の場面で用いられ、参加者は事前に議案書に目を通すことで当日の審議に備えます。

配付資料・プレゼンテーション資料

会議中に参照するために配られる各種資料です。スライド資料、統計データのグラフ、報告書の抜粋など、議論や発表を補足する情報が含まれます。会議でのプレゼンテーションでは、プロジェクターで投影するスライドや印刷して配付する資料を用意するのが一般的です。これら配付資料を事前に用意し共有することで、参加者は内容を正しく理解しやすくなり、会議中の説明が円滑になります。主に営業報告やプロジェクト報告などデータに基づく会議、セミナー形式の会議で使われます。

会議の議事録

会議中の発言内容や議論の経過、決定事項などを記録した文書です。会議で何が話し合われ、何が決定したかを正確に残すことが目的で、後から内容を参照するために作成されます。議事録を作成しておけば、たとえ参加者でも聞き漏らしや記憶違いを防ぎ、参加できなかった人も含めて情報を共有できます。形式は議題ごとに議論概要と結論、アクション項目をまとめる形が一般的です。社内の定例会議から顧客との打ち合わせまで幅広く活用され、会議直後から次回以降の会議準備に至るまで重要な役割を果たします。

会議報告書

会議の結果を要約し、関係者に報告するための文書です。会議で決定した事項や結論、今後の対応策などを簡潔にまとめており、参加者以外へ情報伝達する目的で作成されます。議事録が会議そのものの詳細記録であるのに対し、会議報告書はポイントとなる成果や結論に焦点を当てた内容です。主に上司や他部署への報告、社外への共有が必要な場合に用いられ、大事な会議後には速やかに作成・配布されます。

会議資料の作成ツールの比較と使い分け

会議資料を作成する際、Word、Excel、PowerPoint、さらにはクラウド型のITツールなど、どのツールを使うべきか迷うことは少なくありません。ここでは、代表的なツールごとの特徴と向いているシーン、活用するメリットをわかりやすくご紹介します。

ワード（Word）

ワードは、主に文章を中心とした資料の作成に適しています。会議の議事録、配布資料、報告書 、会議の要点をまとめたレジュメ、アジェンダなど、テキストベースで情報を共有したい場合に向いています。レイアウトの自由度も高く、見出しや章構成を使って論理的に整理された文書を作りやすいのが特徴です。

ワードが向いているシーン

  • 会議の内容を正確に記録したいとき（例：議事録）
  • 社外向けの正式な報告文書を作成したいとき（例：報告書・提案書）
  • 会議の振り返り資料などを文書で共有したいとき

ワードで作成するメリット

  • 長文・詳細な記述に強い
  • 印刷配布やPDF化しやすい
  • 文章による説明が必要な場面での理解促進につながる

エクセル（Excel）

エクセルは、数値データや表計算を扱うのに適しています。会議資料としては、売上データや予算実績などの数値分析結果を示したり、参加者のリストやタスクの管理表を作成したりする際に便利です。また、簡単なグラフを作成して、データを視覚的にわかりやすくすることも可能です。

エクセルが向いているシーン

  • 営業会議や数値報告会などで、業績や目標を表やグラフで見せたいとき
  • 会議アジェンダの時間割や役割分担をスケジュール表にまとめたいとき
  • アクションプランやToDoリストの管理を資料に含めたいとき

エクセルで作成するメリット

  • 数値を自動計算できる
  • 表やグラフがすぐに作成できる
  • 時系列やカテゴリ別にデータを整理しやすい

パワーポイント（PowerPoint）

パワーポイントは、プレゼンテーションを行うための資料作成に特化しています。図やグラフを多用し、アニメーションやトランジションなどの機能を使って、参加者の注意を引きつけ、内容を効果的に伝えることができます。企画提案や進捗報告など、視覚的な訴求力が求められる会議に適しています。多くのデザインテンプレートが用意されており、デザインスキルがない方でも見栄えの良い資料を作成できます。アジェンダを作成するのにも利用できます。

パワーポイントが向いているシーン

  • 会議中にスライドで発表しながら進行したいとき
  • 参加者が視覚的に理解しやすいよう資料を構成したいとき
  • プロジェクト報告や営業提案などで、印象に残る資料を作成したいとき

パワーポイントで作成するメリット

  • 情報をビジュアルで整理しやすい
  • スライドごとにテーマを分けやすく、ストーリー構成がしやすい
  • 会議の進行にも利用できる（画面共有・投影）

クラウド型ITツール

クラウド型ITツール（Googleドキュメント、Notion、Microsoft Teamsなど）は、リアルタイムでの情報共有や共同編集が求められる会議に適しています。例えば、会議中に複数人で同時に議事録を記録したり、音声認識機能を活用して議事録を自動作成したりすることが可能です。また、アジェンダやToDoリストを事前にチーム全体で共有・編集できるため、オンライン会議やハイブリッド会議との相性も良好です。加えて、タスク管理や投票機能など、会議運営を支援する多様な機能を備えている点も魅力です。

クラウド型ITツールが向いているシーン

  • 議事録を会議中にリアルタイムで共有したいとき
  • チーム全員でアジェンダやToDoリストを随時更新したいとき
  • リモートワーク環境での情報共有を円滑に行いたいとき

クラウド型ITツールで作成するメリット

  • 複数人での同時編集が可能
  • 修正履歴やコメント機能があり、フィードバックもしやすい
  • クラウド上で保存・共有されるため、どこからでもアクセス可能

会議資料をテンプレートで作るメリット

会議資料を一から作成するのは、時間も手間もかかりますが、テンプレートを活用すれば、あらかじめ構成やデザインが整ったひな形に沿って情報を入力するだけで済むため、作業の効率が大幅に向上します。

作成の手間が省ける

テンプレートには基本的なレイアウトや見出し項目があらかじめ設定されているため、ゼロから構成を考える必要がありません。何をどの順番で書くか迷う時間を減らせるだけでなく、記載漏れの防止にもつながります。テンプレートを使えば、誰が作っても一定の水準を保ちやすく、チーム内での資料品質も安定します。

会議の時間を短縮できる

テンプレートに沿って作成された資料は構成が整理されているため、会議の進行もスムーズになります。議題の流れが明確で、参加者の理解を助け、余計な説明の手間が減ります。発言の脱線や話題の重複も起きにくくなるため、会議全体の所要時間を抑える効果も期待できます。

会議の質が高まる

テンプレートで事前に整理された資料があることで、参加者が事前に議題を把握しやすくなります。これにより、準備不足や認識のズレによる混乱が減り、建設的な議論に集中できます。結果として、会議での意思決定の質が上がり、次のアクションへつながりやすくなります。

見やすい会議資料にするテンプレートのアレンジ

テンプレートを使えば会議資料は効率よく作成できますが、そのまま使うだけでは伝わりにくくなることもあります。見やすさやわかりやすさを高めるには、フォントの設定や色の使い方、スライドの構成などに少し手を加えることが効果的です。誰が見ても読みやすい資料に仕上げるための具体的なアレンジ方法と工夫のポイントを紹介します。

フォントと文字サイズはメリハリと統一感を意識する

会議資料の読みやすさを保つため、フォントは1〜2種類に絞り、見出しと本文でサイズ差をつけてメリハリを出しましょう。文字サイズは最低でも11〜12pt、見出しは14〜16ptを目安にするとバランスが取りやすくなります。

資料内でフォントがバラバラだったり、見出しと本文のサイズ差がないと、情報の構造が把握しづらくなり、読みにくい印象を与えてしまいます。例えば、タイトルに「MS ゴシック・16pt・太字」、本文に「メイリオ・11pt・標準」を使用すると、視線の流れが明確になります。

特に複数人で資料を作成する場合、テンプレートにフォントルールを定めておけば、誰が編集しても一貫した資料が作成でき、資料の質を保ちやすくなります。

色使いは絞って、アクセントカラーで強調する

会議資料に使う色は最小限にし、強調が必要な部分だけにアクセントカラーを使うようにしましょう。色を多用しすぎると視認性が下がり、資料の印象がごちゃごちゃしてしまいます。

例えば、資料全体は落ち着いたグレーをベースにし、注意喚起やポイントの強調には赤やオレンジなどを使用すると、自然に視線を誘導できます。逆に、見出しに青、本文に緑、囲み線に黄色など、意味なく色を散らすと混乱を招きます。

テンプレートを選ぶ段階で配色バランスが整っているデザインを選ぶと、視覚的な整理がしやすくなり、読み手にもやさしい資料になります。

図表やアイコンで視覚的に伝える

文章だけで伝えようとすると、内容が複雑に見えたり、聞き手の理解に時間がかかることがあります。そこで、図表やアイコンを活用することで、情報を視覚的に整理し、直感的に伝えることができます。

例えば、売上の推移を棒グラフで示す、顧客属性を円グラフで示すなど、数字の変化や割合は図表で表現するのが効果的です。さらに、項目ごとのステータスをチェックマークやアイコンで示すと、一覧性が高まり、パッと見で状況が把握できます。

PowerPointやExcelのテンプレートには、あらかじめ図表やアイコンの配置が設計されたものも多く、これを活用すれば、デザインの知識がなくても見やすい資料が作れます。

スライドは「1スライド1テーマ」を意識する

情報を盛り込みすぎたスライドは、結局何を伝えたいのかがぼやけてしまいます。スライドには1つのテーマに絞った情報だけを載せるのが基本です。

例えば、営業会議で「売上」「課題」「今後の対応」を1枚のスライドに詰め込んでしまうと、それぞれの論点が埋もれてしまいます。スライドを3つに分け、「売上の推移」「課題の共有」「次のアクション」という順に整理すれば、聞き手にもわかりやすく伝わります。

テンプレートでも「タイトル＋本文1項目」の構成になっているものを選ぶと、自然とスライドごとの内容が整理されます。発表の流れがスムーズになり、話す側の負担も減ります。

余白を意識して、詰め込みすぎを防ぐ

すべての情報を1ページに収めたい気持ちはわかりますが、余白のない資料は圧迫感を与え、読みにくくなります。余白は情報を際立たせるための「見せる空間」として重要です。

例えば、見出しと本文の間に十分なスペースをとる、段落ごとに行間を空ける、ページの上下左右に均等なマージンを確保するなど、少しの工夫で読みやすさが大きく変わります。

余白がしっかり取られているテンプレートを選べば、情報が整理されて見え、落ち着いた印象を与えられます。無理に詰め込まず、「伝える情報の優先順位を見直す」視点を持つことも大切です。

ケース別：会議資料の構成とテンプレート例

ここでは、代表的な会議を5種類取り上げ、それぞれの目的に応じた構成の一例をご紹介します。資料作成時のテンプレート設計や、効率化の参考にご活用ください。

1. 定例会議の構成例

目的：進捗の共有、業務の確認、情報の整理

  1. 会議の目的・日時・出席者の確認
  2. 前回会議の振り返り・宿題事項の確認
  3. 各部署または担当者の業務進捗報告（表形式）
  4. 部内共有事項や社内通達の確認（人事情報、行事予定など）
  5. 共有すべき課題とその対応状況
  6. 次回までのタスク確認・スケジュール調整

定期開催であるため、フォーマットを固定し、継続的に比較できるようにしておくと効率的です。

2. 営業会議の構成例

目的：業績の確認、課題の共有、施策の検討

  1. 会議の目的と概要（日時・参加者・議題）
  2. 全体の売上進捗と目標との差異（グラフ・数値）
  3. 担当者別・エリア別の実績と商談見込み
  4. 注力案件の状況報告と課題の洗い出し
  5. 成功事例の共有と再現性の確認
  6. 次月の重点施策・行動計画
  7. 次回会議までのタスク整理と担当割り当て

数値情報は表やグラフで可視化し、報告と議論が混ざらないよう構成を分けておくと話しやすくなります。

3. マーケティング会議の構成例

目的：施策効果の分析、改善提案、次の施策立案

  1. 会議の目的・背景・参加者の確認
  2. 各施策（広告、SNS、イベントなど）の実施内容と成果
  3. KPI（例：CVR、PV、クリック率など）の進捗報告
  4. ターゲット反応やユーザーの行動分析
  5. 競合他社の動向や市場データの共有
  6. 改善提案と次の施策案
  7. 次回施策までの準備タスクと責任者の明確化

データ量が多くなりやすいため、施策単位で章立てし、KPIと考察をセットにして記載すると読みやすくなります。

4. 経営会議の構成例

目的：経営判断に必要な情報共有と意思決定

  1. 会議の趣旨・開催目的・参加役員の確認
  2. 財務状況（PL・BS・CFなど）の報告
  3. 部門別の業績およびKPIの進捗確認
  4. 戦略課題の報告（例：新規事業、設備投資、人員配置など）
  5. 法務・労務・リスク関連の状況共有
  6. 各議題に対する提案資料・決議事項の提示
  7. 決定内容の確認と今後の対応方針

要点を1スライドに簡潔にまとめ、補足情報は別紙資料として添付する構成が一般的です。

5. プロジェクト報告会の構成例

目的：実施内容の報告、成果の整理、次のステップの提示

  1. プロジェクトの概要（目的・期間・体制）
  2. 実施した施策と運用の流れ
  3. 成果とKPIの達成状況（数値・定性的成果）
  4. 発生した課題と対応内容の記録
  5. 改善点と次回に活かす教訓
  6. 今後の展開方針と提案事項
  7. 関係部門への報告事項とフォロー体制

発表内容が多岐にわたるため、構成を事前に共有しておくと会議の流れがスムーズになります。写真やグラフを使って変化を視覚的に示す工夫も有効です。また、報告会の資料では、聞き手がそのテーマについて十分理解できるように、「背景」から「結論」までストーリー立てて構成することがポイントです。

テンプレートを使って会議資料の作成を効率化しよう

会議資料は、会議の種類ごとに資料構成を見直すことで、情報の伝わりやすさと会議の生産性が向上します。本記事で解説した構成の考え方やツールの使い分け、見やすい資料作成のコツを参考に、テンプレートも活用しながら効率よく資料を作成しましょう。

事前準備がスムーズになれば、会議そのものも円滑に進み、生産的な議論につながります。ぜひ今日から実践して、会議資料作成の負担軽減と会議の質向上を両立させましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

    マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。

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