- 更新日 : 2024年12月19日
社会保険料変更のお知らせの作り方や記載項目・テンプレートを紹介
2024年10月より、パート・アルバイトも含め従業員数が51名以上の企業では、全社員を社会保険に加入させる義務が生まれました。
社会保険料が変わったときは、従業員に変更内容を通知する義務があります。しかし、通知書には決まった形式がないため、どのように伝えればよいのか迷う方もいるでしょう。
この記事では、社会保険料変更のお知らせに必要な記載項目や通知方法についての基礎知識を解説します。無料のテンプレートも掲載しているので、ぜひご活用ください。
目次
社会保険料の変更は通知義務がある
社会保険料が変更された場合、事業主は被保険者に対して速やかに告知する義務があります。正当な理由なく通知しなかった場合、6か月以下の懲役または50万円以下の罰金が科されるので、必ず通知を行ってください。通知が必要になるのは、以下の条件を満たした場合です。
（1）被保険者の資格取得または喪失
（2）標準報酬月額の決定または改定
（3）標準賞与額の決定
（4）適用事業所以外の事業所が認可を受けて適用事業所となったこと
（5）上記（4）の適用事業所が認可を受けて適用事業所以外の事業所となったこと
（6）適用事業所以外の事業所に使用される70歳未満の者が認可を受けて厚生年金保険の被保険者となったこと
（7）上記（6）の被保険者が認可を受けて被保険者の資格を喪失したこと
引用：日本年金機構「被保険者への通知」 引用日2024/12/10
特に、毎年3月には、4月納付分の健康保険・介護保険の保険料率が改定されるため、変更のお知らせを忘れないようにしましょう。年金事務所などの調査を受けた場合は、変更通知の実施状況が確認されるときもあります。
社会保険料変更のお知らせの作り方
社会保険料変更のお知らせには、決まった形式はありません。メールや社内ポータルサイト、チャットなどに記載する形でも、変更通知書を紙に印刷して掲示する形でもOKです。ただし、「明白かつ確実に」変更内容を通知する必要があるため、以下の情報を記載して、分かりやすいお知らせを作りましょう。
- 社会保険料変更のお知らせの記載項目
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通知対象に誤りがないことが通知先に伝わるように、被保険者氏名や保険証番号などを載せる必要があります。また、新旧の標準報酬月額や保険料額、適用開始時期については「明白かつ確実」に変更内容を伝えるためにも必須です。
加えて、不服申し立てが可能な期間についても記載するよう、日本年金機構は指示しています。決定を知った日の翌日から3か月以内に審査請求が可能である旨を載せておきましょう。
社会保険料変更のお知らせの無料テンプレート
社会保険料変更のお知らせを作る際には、相手に伝わりやすく、かつ短時間で作成できるようにテンプレートを活用するのがおすすめです。以下のような無料のテンプレートを使って、社会保険料の変更を通知しましょう。
社会保険料変更のお知らせのテンプレートのダウンロードはこちら
変更した社会保険料を反映するタイミング
社会保険料が変わるのは、主に昇給や雇用形態の変更などによって社員の給料が変わったときです。通常は年に1回まとめて変更する「定時決定」を行いますが、大幅な変動があったときは、「随時改定」として変更する必要があります。
それぞれの変更タイミングについて解説します。なお、社会保険料の変更手続きや、必要書類の作成方法・申告方法については以下の記事をご覧ください。
定時決定
定時決定は、毎年1回、4～6月の給与支給額をもとに標準報酬月額を見直し、その年の9月分から翌年8月分までの社会保険料を決定する手続きです。事業主が年金事務所または事務センターへ「算定基礎届」を毎年7月10日までに提出し、届出に基づいて9月分の保険料から新しい標準報酬月額が適用されます。
定時決定による変更は、原則として年に1回のみ行われ、9月分から翌年8月分までの長期間にわたり同じ標準報酬月額が適用されます。したがって、年の途中で報酬が大幅に変動しない限り、次の定時決定までは基本的に同じ等級が維持される点が特徴です。
随時改定
随時改定は、年度途中に報酬が大きく増減した場合に、定時決定を待たずに標準報酬月額を改定する手続きです。基本給、役職手当、通勤手当など労働者の「固定的賃金」に変動があり、結果として変動月からの3か月間の標準報酬月額が2等級以上の差を生じた場合、随時改定が行われます。残業代など、固定的賃金でない給与に差があっても、随時改定の必要はありません。
例えば、4月に昇給が行われた際に、4～6月の3か月間の平均給与額から算定した新たな標準報酬月額が、旧等級と比較して2等級以上変動していれば、随時改定が必要です。例の場合は、7月中に「被保険者報酬月額変更届」を提出し、8月分の保険料から変更が反映する手続きを行います。
定時決定は年1回の決まったサイクルで社会保険料を見直し、随時改定は報酬増減に応じて都度見直す仕組みです。定時決定と随時改定が重なる場合は随時改定が優先されるため、報酬変動が大きければ、より早い段階で新しい報酬額が反映されることになります。
分かりやすい社会保険料変更のお知らせのためにテンプレを使おう
社会保険料は定時決定・随時改定の際に変更されるため、同時に社会保険料変更のお知らせを伝え忘れないようにしましょう。また、例年3月に行われる健康保険・介護保険の保険料率改定の際も、通知が必要です。
社会保険料変更のお知らせは「明白かつ確実」に、通知相手に伝わるものでなければなりません。テンプレートを活用すれば、伝える内容に抜け漏れが起こらず、相手が分かりやすいお知らせを作れます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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