• 更新日 : 2025年9月2日

退職手続きでミスする原因は？よくあるケースや対策を解説

退職手続きのミスによるトラブルを防ぐために、よくあるミスや現場で発生しがちなトラブル、注意すべきポイントなどをわかりやすく解説。法的観点からの留意点、再発防止に役立つ体制づくりまで、労務担当者がおさえておきたい知識を詳しく紹介しています。

退職手続きのミスが従業員と企業に与える影響

退職手続きのミスとは、退職者の処理において必要な手続きが漏れていたり、誤りがあったりする状態を指します。退職手続きは退職届の受理だけではなく書類の発行、公的機関への届出、社内システムの変更など多くの対応が必要です。

退職手続きのミスにより、離職票や社会保険関連書類の不備が発生すると、失業給付の遅延や新職場での保険加入に支障が生じることがあります。企業側も法的責任や監督官庁からの指導、社内外の信頼低下といった影響を受ける可能性があるでしょう。さらに、退職をめぐる対応が不適切であると、従業員満足度や職場の信頼感に影響を及ぼす可能性があります。

よくある退職手続きのミス

日常的に発生しがちな退職手続きのミスには、書類関連の不備や日付の誤認識、社内手続きの未完了などがあります。ここでは、よくある退職手続きのミスや原因を紹介します。

離職票の誤記・発行遅延

離職票は、従業員が失業給付の申請に使用する重要な書類です。離職理由や日付に誤りがあると、失業給付の支給条件に影響が出ることがあります。また、発行が遅れると、従業員が公的支援を受けるまでの生活に不安を抱えることになるでしょう。

資格喪失届の未提出・提出遅れ

社会保険や雇用保険の資格喪失届を適切に提出しない場合、保険料が二重に発生したり、従業員が新しい勤務先での手続きに支障をきたしたりする恐れがあります。特に、健康保険証の返却処理を怠ると、不正利用のリスクが生じます。

源泉徴収票や社会保険の処理ミス

源泉徴収票は退職後の確定申告や転職先で必要となる書類です。記載金額の誤りや送付遅延などがあった場合、後々の申告業務で従業員に負担をかけることになります。社会保険料の控除漏れも、精算トラブルの一因です。

最終給与・退職金の過不足支給

給与計算において有給休暇の残日数や欠勤控除の扱いを誤ると、最終支給額が正確でなくなります。退職金の支給額についても、規定の見落としや税務処理の誤解釈により労使トラブルが発生する可能性があります。

備品・機密情報の回収漏れ

退職時には、業務用PCや社員証、社内資料などの回収が必要です。これらを怠ると、情報漏洩や会社資産の管理責任を問われる事態にもつながります。チェック体制の不備が大きな原因です。

退職手続きのミスで発生しがちなトラブルの具体例

退職手続きのミスは、単なる処理上の誤りにとどまらず、現場で実際に発生するトラブルへと発展することがあります。ここでは、具体的にどのような影響が現場や従業員に及ぶのか、よくある事例を交えて紹介します。

健康保険資格の喪失処理が遅れ保険料が重複するケース

退職後の資格喪失届が期日までに提出されていない場合、企業と従業員の双方が本来不要な保険料を支払ってしまうことがあります。新しい勤務先や国保への切り替えと旧制度との二重加入が重なると、還付処理など余計な対応が必要になります。

離職票の発行が遅れることで失業給付に支障をきたすケース

離職票が発行されず、元従業員が失業給付の申請手続きに進めないというケースも見られます。手続きの遅延や書類不備が発覚するのは、退職後に本人からの連絡で明らかになることが多く、担当者不在や業務の属人化が背景にあることもあります。

退職金の算出誤りが労使間のトラブルにつながるケース

退職金の金額に関して、就業規則の適用範囲や勤続年数の解釈に不一致があると、本人との間で金額への認識のずれが生じる場合があります。説明や対応に不備があると、信頼関係の悪化や法的対応への発展といったリスクも考えられるでしょう。

退職手続きのミスを防ぐために注意すべきポイント

退職手続きミスを未然に防ぐためには、実務の流れを明確にし、作業の抜けや重複を減らす取り組みが求められます。ミスを防ぐために注意すべきポイントをおさえておきましょう。

退職フローの可視化と標準化

退職に関する全体フローを図や表で明文化することで、誰が・いつ・何を行うかを明確にできます。これにより、手続きの重複や漏れを防ぎやすくなることが期待できるでしょう。また、部署をまたぐ情報連携も促進され、全体としての効率が上がります。

退職日確定時点での社内通知体制

退職日が決定した時点で、関係各所（人事、経理、情報システム部門など）への通知を速やかに行うことが重要です。これにより、必要な書類作成や権限削除、備品の回収準備などをスムーズに進められます。

チェックリストによる進行管理

退職手続きの各工程を一覧化したチェックリストを活用することで、業務の進行状況を「見える化」できます。作業の証跡にもなり、万が一ミスが起きた場合でも原因の特定が容易になるでしょう。

就業規則・社内規定との整合性確認

就業規則に基づく退職手続きの規定と、実際の運用との乖離がないかを定期的に確認することが、ミスの防止につながります。退職金支給条件や有給の取扱いなど、法改正に応じた見直しも不可欠です。

退職手続きのミスを防ぐための組織体制

属人的な運用から脱却し、安定的に退職手続きを実施するには、体制整備と業務支援ツールの導入が効果的です。ここでは、どのような視点で体制やツールを構築していくべきかを解説します。

属人化しない業務体制の構築

業務の担当者が変わっても同様の品質で手続きが行えるよう、複数人による分担や業務の引継ぎ体制を構築する必要があります。責任範囲や役割分担を明確にすることで、作業の重複や漏れを防止しましょう。

業務手順書・マニュアルの整備

標準化されたマニュアルは、新任担当者への教育や社内体制の維持に役立ちます。退職フローの各段階での留意点を盛り込み、実務の中で活用しやすい形に整備しておくことがポイントです。

人事労務管理ツールの導入

ツールを活用することで、申請・承認・通知・帳票作成といった業務の自動化が図れます。選定にあたっては、自社の業務フローと親和性が高いものを選ぶことが重要です。また、操作性や社内でのサポート体制も検討材料になるでしょう。

外部専門家との連携体制

社労士や顧問弁護士などの専門家との連携により、法令対応や複雑な判断が求められる場面への対処が可能です。定期的な相談体制を設けておくことで、トラブルの未然防止にもつながります。

退職手続きに関する法律上の留意点とトラブル回避策

手続きの正確性を高めるには、関連法規を正しく理解し、適用することが求められます。ここでは、退職に関連する主要な法的ルールと実務への影響について解説します。

法による退職時の基本ルール

退職の申し出に関する期間や、退職後の賃金の支払いについては、民法や労働基準法などの関連する法律で定められています。また、失業給付に関しては、退職理由が自己都合か会社都合かによって給付日数が変わるため、確認が欠かせません。

退職勧奨・解雇との違いと注意点

退職勧奨は、労使の合意を前提としたものですが、実質的に強制されたと受け取られる場合には不当解雇と判断されることがあります。このような境界線を意識して対応することが、後のトラブル防止につながります。

トラブルが起きた際の対応フローと記録管理

万が一トラブルに発展した場合、当時のやりとりや手続き記録が重要な資料となります。メールや書面での記録を適切に残しておくことが、企業としての正当性を示す上でも有効です。

退職手続きのミスを防ぐために業務の可視化と継続的な見直しを

退職手続きミスは、些細な見落としから大きなトラブルにつながることがあります。だからこそ、全体の業務プロセスを見直し、属人的な運用から脱却することが求められます。制度・規定と実務運用のギャップを埋め、定期的なチェックと改善を続けることで、安定した対応が可能になります。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。