- 更新日 : 2024年7月12日
一元管理とは？メリットやデメリット、効率化のためのポイントを解説
一元管理とは、経営活動において生じるさまざまなデータを一カ所に集め、統一的なルールのもとで管理していくことを指します。一元管理を実施することで、業務効率化や情報管理コストの削減、社内コミュニケーションの促進、意思決定の迅速化などが期待できます。
本記事では、一元管理の概要やメリット・デメリット、効率的な一元管理のポイントについて解説していきます。
目次
一元管理とは
はじめに、一元管理の概要や一括管理との違いについて解説します。
一元管理の概要
一元管理とは、企業活動に関するさまざまなデータを一カ所に集め、統一的な管理方法のもとで管理することを指します。
一元管理の対象となるデータには、顧客の購買データや製造現場の生産データ、従業員の勤怠データなどが挙げられるでしょう。
一元管理を行うことで、企業内のリソースを効率的に管理・活用することができ、業務効率化にもつながります。
一括管理との違い
一元管理と類似する用語として、一括管理があります。
一括管理とは、さまざまなデータなどを一カ所に集めて管理することです。
一方で、一元管理はデータを集約するだけでなく、集約したデータの管理方法についても統一するという意味合いを持つため、より幅広い概念となっています。
一元管理のメリット
ここでは、一元管理のメリットとして以下の点を解説します。
- 業務効率化を実現できる
- 情報管理にかかるコストを削減できる
- 情報をより正確に入手できるようになる
- 社内のコミュニケーション促進や意思決定の迅速化につながる
業務効率化を実現できる
一元管理を行うことで、さまざまなデータを収集する時間などが削減され、業務効率化を実現できることがメリットのひとつです。
また、データを利用する際でも、ひとつの場所を参照することで目的のデータを抽出できるため、データを探し出す労力を削減できます。
データの収集や利用にかかる時間・手間を軽減できるため、より創造的・生産的な業務に多くの時間を使えるようになるでしょう。
情報管理にかかるコストを削減できる
一元管理によって、情報管理にかかるコストを削減できる点もメリットです。
例えば、これまで複数の拠点に散在していた紙のデータをデジタル上で一元管理することで、紙の保管コストを軽減することができます。
また、各拠点のキャビネットやファイルサーバーなどの管理者を減らすことができ、人件費の抑制にもつながるでしょう。
情報をより正確に入手できるようになる
一元管理は、情報の正確性が向上する点にもメリットがあります。
例えば、ある部門から他の部門へメールや電話で情報を伝達する場合では、伝達ミス・連携ミスが生じ、情報を正確に入手できないおそれがあるでしょう。
一方で、一元管理された情報源から情報を抽出することで、情報連携時のヒューマンエラーを防止することが可能です。
社内のコミュニケーション促進や意思決定の迅速化につながる
一元管理によって、各部門や各拠点に散在しているデータをまとめて管理・参照できるようになり、部門間でのスムーズな情報共有を行えます。それにより、共通のデータを見ながら意見交換や議論ができるため、社内のコミュニケーション促進につながります。
加えて、さまざまな関係者が複数のデータをタイムリーに参照できるため、経営上のスピーディーな意思決定を実現することも可能です。
一元管理のデメリット
一元管理には前述のようなメリットがある一方で、デメリットも存在します。主なデメリットは以下のとおりです。
- 仕組みを構築するためのコストがかかる
- 一元管理をしやすくするための社内ルール作りが求められる
- 社内に定着させるための教育・意識改革が必要
仕組みを構築するためのコストがかかる
一元管理のデメリットとして、仕組みを構築するためのコストがかかる点が挙げられます。
一元管理を実現するためには、さまざまなデータをまとめて収集・管理するシステムの導入や運用が必要となります。
システム導入費用や導入後の保守費用などがかかるため、あらかじめ予算の確保をしておくことが大切です。
一元管理をしやすくするための社内ルール作りが求められる
一元管理を行うためには、スムーズな一元管理を実現するための社内ルール作りも求められます。
これまでの情報の保管場所を変えたり、情報共有のやり方を変えたりする必要も生じるため、業務プロセスに大きな変更が発生する可能性もあるでしょう。
業務現場の混乱を招かないよう、一元管理による業務上の変化点を明確にし、社内に対して丁寧に説明していく必要があります。
社内に定着させるための教育・意識改革が必要
一元管理の仕組みを構築したとしても、社員が活用しなければ効果を得ることはできません。
しっかりと情報を一元的に管理・活用していくためには、一元管理の仕組みを社内に定着させるための教育や、一元管理の必要性を認識するなどの意識改革が必要です。
各部門や各拠点に対して、新しい仕組みや業務フローの説明会などを実施し、定着率を高めていく取り組みが求められます。
効率的な一元管理を実現するためのポイント
ここでは、効率的な一元管理を実現するためのポイントとして、以下の点を解説します。
- 一元管理を行う目的やメリットを社内でしっかりと共有する
- 社員によってバラバラな管理とならないようにマニュアルなどを作成する
- 自社に合ったシステム・ツールを導入する
一元管理を行う目的やメリットを社内でしっかりと共有する
効率的な一元管理を実現するためには、はじめに一元管理の目的やメリットを社内でしっかりと共有することがポイントです。
どんなに優れた仕組みを構築したとしても、社内で情報を一元管理していく意識や文化が整っていなければ、一元管理の十分な効果を発揮することは難しいでしょう。
経営層や各部門の責任者なども巻き込みながら、社内全体に対して一元管理の目的やメリットを丁寧に説明していくことが重要です。
社員によってバラバラな管理とならないようにマニュアルなどを作成する
一元管理の仕組みを導入した後、それぞれの社員で異なる使い方とならないように注意することもポイントです。
誰もが同じように閲覧・操作できるように、利用上のルールや操作マニュアルを整備していきましょう。
自社に合ったシステム・ツールを導入する
一元管理の仕組みを構築する上では、自社に合ったシステム・ツールを導入することが重要です。一元管理の仕組み構築にあたっては、情報管理ツールやERPの導入が効果的となります。
情報管理ツールは、さまざまなファイルをクラウド上などで保管できるツールであり、拠点の制約なく横断的に業務資料などを共有したい場合に有効です。
ERPは、販売や生産、製造、人事、会計といった企業活動に不可欠な各種データをまとめて管理できるシステムであり、経営リソースの最適な管理を実現できます。ERPの導入については、以下の関連記事も併せてご確認ください。
まとめ
一元管理とは、企業活動で扱う顧客データや生産データなどの多種多様なデータを一カ所に集め、統一的なルールで管理していくことを指します。
一元管理を行うことで、業務効率化を実現できるとともに、情報管理にかかるコストの削減が期待できます。
また、情報をより正確に入手でき、社内のコミュニケーション促進や意思決定の迅速化につながるというメリットも期待できるでしょう。一方で、一元管理を行うためには、仕組みを構築するためのコストや社内ルールの策定、社内に定着させるための教育・意識改革が必要です。
効率的な一元管理を実現する上では、事前に一元管理を行う目的やメリットを社内でしっかりと共有することがポイントとなります。加えて、マニュアルの整備や自社に合ったシステム・ツールを導入することも重要です。
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