更新日 : 2025年7月9日

その手法は古い？ナレッジマネジメントの見直しで情報共有をスムーズに

「ナレッジマネジメントが古い」とされる状態では、情報が整理されず、必要なときに活用できません。紙やExcelでの管理、更新されないマニュアル、属人化した知識は、現場の判断や作業を止める原因になります。この記事では、ナレッジマネジメントの古いやり方に見られる共通点と、それによって起こる問題、新しい手法や活用できるツールについて具体的に解説します。

ナレッジマネジメントが古いとは？
ナレッジマネジメントが古いと起こる問題
ナレッジマネジメントの新しい手法とは？
ナレッジマネジメントを見直す手順
効果的なナレッジマネジメントツールの活用
ナレッジマネジメントが古いままでは共有が進まない

ナレッジマネジメントが古いとは？

ナレッジマネジメントとは、社内の情報やノウハウを整理・共有し、活用する取り組みのことです。古いやり方には共通点があります。

ナレッジマネジメントが「古い」と言われるのは、情報が整理されておらず、共有の手段が限られている場合です。多くの企業で使われてきた紙ベースのマニュアルやローカル保存されたExcel（エクセル）などは、今の業務スピードに対応しきれなくなっています。

例えば、マニュアルが印刷物のままだと、改訂のたびに配布が必要になり、現場では古い版のまま使われてしまうことがあります。ローカルのExcel管理では、ファイルのバージョンが分からず、間違った情報を参照するリスクが生じます。

また、知識や経験がベテラン社員に偏っており、共有されていない場合もあります。これは「属人化」と呼ばれ、特定の人がいないと仕事が回らない状態につながります。

このようなやり方は、ナレッジの共有や活用を妨げる要因になっており、現代の業務においては見直しが必要です。

ナレッジマネジメントが古いと起こる問題

古いやり方を続けていると、情報が活用されず、現場で混乱やムダが増えます。

情報が探せない

検索しにくい形式で情報を管理していると、必要な知識にたどり着くまでに時間がかかります。例えば、マニュアルがPDFのままファイルサーバーに置かれていると、どこに何があるのか分からず、都度他の社員に聞くしかなくなります。検索機能の無い構造は、結果的に情報の死蔵を生みます。

更新されないまま放置される

古いマニュアルや文書が放置されていると、内容が現場の実態とズレます。更新の仕組みがないと、誤った情報が参照され続け、間違いが起こるリスクが高まります。情報が古いことに気づかずに使われるケースも少なくありません。

属人化が進む

一部のベテラン社員に知識が集中すると、その人が休んだり退職した際に、業務の引き継ぎがうまくいかなくなります。ナレッジが文書化・共有されていないことで、仕事が「人についている」状態が続いてしまいます。

マニュアルが使われていない

マニュアルの場所がわからなかったり、内容が難解だったりすると、現場で活用されません。「見てもわからない」「古すぎて使えない」と判断され、放置される結果、マニュアルの存在意義が薄れます。

情報が増えるだけで整理されない

新しい情報を追加していくばかりで、古い情報の整理が行われないと、どの情報が有効か判断できなくなります。「見ても混乱する」状態では、誰も情報を活用しようとしません。

ナレッジマネジメントの新しい手法とは？

古いやり方を脱するには、共有しやすく、更新しやすい新しい方法への切り替えが必要です。人が使いやすい仕組みと、AIの力をうまく組み合わせることで「活きた情報」が維持されることがポイントです。

社内Wikiで情報を誰でも編集更新できる

社内Wikiは、社員全員が情報を編集・更新できる仕組みです。特定の人に依存せず、現場のスタッフが自ら業務手順や改善点を反映できるため、ナレッジが常に現場に沿った形で保たれます。

代表的な例が無印良品の「MUJIGRAM（ムジグラム）」です。これは約2,000ページに及ぶ店舗運営マニュアルで、すべてのスタッフが閲覧・更新できます。新しく発生した課題や工夫は、現場の判断で追記・修正され、全国の店舗にリアルタイムで共有されます。

このような自律的な仕組みによって、マニュアルが「読むもの」ではなく「使うもの」として日常業務に根付いています。社員全員が参加者となることで、情報の鮮度と現実性が保たれます。

よくある質問をFAQで整理し自己解決を促す

繰り返される質問はFAQとして整理することで、問い合わせや対応の時間が減らせます。カテゴリごとに整理されていれば、必要な情報に素早くたどり着けます。

生成AIと組み合わせれば、社員の質問履歴からFAQを自動抽出したり、長文マニュアルからQ&A形式のエッセンスを取り出すこともできます。AIの力を借りることで、管理コストを抑えつつ、回答精度も高められます。

動画・画像を使って直感的に伝える

業務手順や機器の使い方など、文字だけでは伝わりにくい内容は動画や画像で補うとわかりやすくなります。特に、手順が多い作業や新入社員の教育には効果があります。

スマートフォンで撮影した短い操作動画でも十分です。現場に合った形式でマニュアルを作ることで、知識が形骸化せず、実践的に活かされます。

チャットツールとナレッジを連携させる

SlackやMicrosoft Teamsなど、日常的に使っているチャットツールにナレッジを組み込むと、自然な流れで情報にアクセスできます。

「経費精算の手順は？」と聞くと、Botが該当リンクを即時表示するといった仕組みを導入することで、質問・回答のやり取りを最小限にできます。社内ヘルプデスクの負担も減らせます。

生成AIでマニュアル作成と更新を効率化する

生成AI（例：ChatGPT）を活用すれば、マニュアル作成の負担を軽減できます。業務フローの説明や問い合わせ履歴をもとに、AIが文章のドラフトを自動生成してくれます。特に文章作成に不慣れな人でも、AIの提案をもとにすれば簡単にナレッジが記録できます。

さらに、既存のマニュアルをAIに読み込ませることで、古い記述を自動的に指摘したり、重複する情報を統合するサポートも可能になります。手作業では難しかった管理がスムーズになります。

ナレッジマネジメントを見直す手順

新しいナレッジマネジメントを定着させるには、段階的に見直しを進めることが効果的です。

1. 現在の情報共有の状況を整理する

まず、なぜ見直しが必要なのかを言語化し、関係者全員で共有します。合わせて、現在の情報共有の状況を整理し、何が使われていて、何が使われていないかを洗い出します。この段階でムダや問題点が見えてきます。

2. 必要な情報を選び、不要なものを捨てる

古い資料や重複したマニュアルをそのまま残していては、新しい仕組みも機能しません。部署や業務内容に合わせて必要な情報を選び、使われていないものは思い切って削除します。整理が先にあることで、活用も進みます。

3. 検索しやすい構造を作る

情報を蓄積するだけでは活用されません。誰が見ても探せるように、フォルダやタグの設計、ナレッジの分類方法を工夫します。分類の基準が不明確だと、どれだけ内容が良くても使われません。

4. 小さく試して、フィードバックを得る

いきなり全社的に展開せず、まずは一部のチームやプロジェクトで試してみます。現場の声を反映しながら調整することで、実用的な仕組みに育てることができます。小規模でも実績ができれば、広げる説得力にもなります。

5. 情報更新のルールを決める

誰が、いつ、どのように情報を更新するかをルール化します。放置されないよう定期的な見直し日を設定し、役割も割り当てておくと、情報の鮮度が保たれます。ここを曖昧にすると、すぐに古い状態に戻ってしまいます。

効果的なナレッジマネジメントツールの活用

ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類があり、機能や特徴も異なります。自社の課題や使いたい場面に合わせて、目的に合ったものを選ぶことが成果につながります。

Q&AとWikiを組み合わせた情報共有ツール

Qast（キャスト）は、Q&A形式と社内Wiki機能を兼ね備えたツールです。社員が質問と回答を投稿できる仕組みになっており、個別のノウハウが組織内に自然と蓄積されていきます。誰がどの質問に詳しいかも可視化され、属人化の抑制にもつながります。

検索性も高く、キーワードから過去の投稿をすぐに探せるため、ナレッジベースとして日常業務に定着しやすい構造です。

ナレカン：マニュアル作成と共有に特化したツール

ナレカンは、マニュアルを誰でも簡単に作成・更新できる設計になっており、画像や動画を使った説明も可能です。フォーマットが整っているため、書く人による品質のばらつきも抑えられます。

店舗業務やバックオフィス業務など、手順の標準化が必要な業務に向いています。既存の紙マニュアルからの移行にも適しています。

Dojoナビ：操作手順を可視化するアニメーションツール

Dojoナビは、PC画面の操作を録画し、マニュアルとしてアニメーションで再生できるツールです。クリックや入力の動きがそのまま残るため、ソフトウェアの使用手順など、視覚的に理解が必要な場面で特に効果を発揮します。

新人教育や、マニュアルを読むのが苦手な社員へのフォローにも向いています。

Notion：ドキュメント・タスク・ナレッジを一元管理

Notionはドキュメント、タスク管理、ナレッジ共有をまとめて行える柔軟性の高いツールです。自由度の高いページ構成が可能で、テンプレートも充実しており、使い方に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

プロジェクト管理とナレッジの一元化をしたいチームに適しています。SlackやGoogleカレンダーとの連携も可能です。

生成AIの統合：情報管理の負担を軽減

生成AIを各種ツールに組み込むことで、情報の整理や作成を自動化できます。例えば、NotionのAIアシスト機能を使えば、文章の要約、見出しの提案、内容のリライトなどがワンクリックで行えます。

Qastやナレカンでも、AIを活用したナレッジ整理の機能が導入され始めており、「登録が面倒」「更新が難しい」といった課題を軽減できます。

ナレッジマネジメントが古いままでは共有が進まない

古いナレッジマネジメントのままでは、情報が探しにくく、使われず、更新も止まりがちです。紙やExcelへの依存、属人化したノウハウ、使われないマニュアルは、業務の停滞につながります。

現場が使いやすく、更新しやすい形式に変えることで、情報は日々活用されるようになります。社内WikiやFAQ、動画の活用、チャットとの連携、そして生成AIの導入により、ナレッジは流れを持つ資産になります。ツールや仕組みを見直し、共有される情報の質と量を両立させていくことが、次の働き方の土台になります。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。