• 作成日 : 2025年2月6日

レセプションの案内状・招待状の例文や書き方、無料テンプレートを紹介

レセプションの案内状は、特別なイベントの招待を正式に伝える大切な役割を持っています。特に、飲食店やアパレルのプレオープン、新商品の発表会、レセプションパーティなどでは、顧客や関係者に丁寧な招待をすることで、ブランドの印象を高め、ファンを増やすチャンスになります。

この記事では、レセプションの案内状の書き方や例文、無料テンプレートを紹介します。どんな内容を書けばいいのか迷っている方もご参考ください。

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レセプションの案内状とは？

レセプションの案内状は、店舗のプレオープンや企業の新サービス発表会、PRイベント、パーティへの正式な招待を伝える文書です。

メールやチャットで送る場合は、PDFなど適切なフォーマットで作成し、件名や本文を工夫すると、相手がスムーズに確認しやすくなります。

レセプションの案内状を文書で送ることで、ゲストに好印象を与え、イベントの成功につなげることができます。

レセプション案内状の記載事項や書き方

案内状には、招待の目的や詳細がわかるように、必要な情報を整理して書くことが大切です。

以下のような要素をしっかりと盛り込みゲストが迷わず参加できるよう配慮しましょう。

1. 件名・タイトル
2. 宛名・宛先
3. 挨拶文・季節の挨拶
4. イベントの内容
5. 返信のお願い
6. 結びの言葉
7. 連絡先・問い合わせ先

1.件名・タイトル

件名はシンプルにしつつ、イベントの趣旨が伝わるようにします。例えば、以下のように書くと、受け取った人がひと目で内容を理解できます。

• 「○○レセプションパーティのご案内」
• 「○○プレオープンのお知らせ」
• 「新商品発表会のご招待」

2.宛名・宛先

社外向けの案内状では、個人宛ての場合は「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」と正式な宛名を記載します。会社や部署全体に送る場合は、「〇〇株式会社 〇〇部 御中」とし、「御中」は企業や部署宛てに使用します。ただし、個人名には使わず、個人宛ての場合は「〇〇様」とします。

社内向けの案内状では、部署全体に送る場合は「〇〇課 各位」と記載するのが適切です。特定の個人に送る場合は「〇〇様」を使用し、「御中」は社内向けでは使いません。また、役職がある場合は「〇〇部 部長 〇〇様」と役職を明記すると、より丁寧な表現になります。

多くの関係者に向けて案内を送る場合は、「関係者各位」と記載する方法もあります。これは、特定の個人や部署を指定せず、受け取る全員に向けた表現として適しています。

3.挨拶文・季節の挨拶

ビジネス文書として案内状を送る場合、「拝啓」で始め、「敬具」で結ぶのが一般的な書き方です。特に、取引先や社外向けの案内状では、この形式を用いるとより丁寧な印象になります。

また、季節の挨拶（時候の挨拶）を加えることで、文章に温かみが生まれます。例えば、以下のように記載すると適切です。

• 「拝啓　春暖の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」
• 「拝啓　紅葉の候、平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。」

時候の挨拶は、季節に応じた表現を用いるのが一般的です。例えば、春なら「春暖の候」、夏なら「盛夏の候」、秋なら「秋冷の候」、冬なら「厳寒の候」などを使用します。

• 春（3～5月）
  「春暖の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」
  「桜花の候、貴社におかれましてもますますご発展のことと存じます。」
• 夏（6～8月）
  「盛夏の候、貴社いよいよご隆昌のことと存じます。」
  「炎暑の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。」
• 秋（9～11月）
  「秋冷の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」
  「紅葉の候、貴社におかれましてはますますご清祥のことと存じます。」
• 冬（12～2月）
  「厳寒の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
  「歳晩の候、皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。」

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4.イベントの内容

イベントの目的や詳細をわかりやすく記載します。例えば、プレオープンの招待状であれば「このたび、新店舗のプレオープンを迎えることとなりました。これも皆さまのご支援のおかげと深く感謝申し上げます。」と伝えると良いでしょう。

また、開催日時、場所、申し込み方法、締め切り日などを明確にし、ゲストが参加しやすいように具体的な情報を記載します。

ドレスコードがある場合は、ゲストが迷わないように明記します。例えば、「服装はビジネスカジュアルでお願い申し上げます。」や「フォーマルな服装でご参加ください」と書くとわかりやすくなります。

また、手土産を用意する場合は、案内状に記載しておくとゲストに喜ばれます。新商品や限定品を配布する場合、「いち早くお試しいただけます」と記載すると、ゲストの参加意欲が高まります。

• 「ご来場の皆さまに、感謝の気持ちを込めて○○（商品名）をお渡しいたします。」
• 「新商品のサンプルをご用意しておりますので、ぜひお試しください。」
• 「ささやかではございますが、お土産をご用意しております。」

5.返信のお願い

参加者を把握するため、事前に返信をお願いしましょう。返信の締め切りを明記し、返信方法を具体的に伝えます。（メール、電話、返信ハガキなど）また、返信用のハガキを同封すると、より確実に返信をもらいやすくなります。

6.結びの言葉

最後に、ゲストへの感謝と来場を楽しみにしている気持ちを伝えます。

「皆さまとお会いできることを心より楽しみにしております。」など、相手に対する敬意を示しながら締めくくります。

7.連絡先・問い合わせ先

問い合わせが必要な場合に備え、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載し、ゲストがスムーズに連絡できるようにします。

案内状は、ゲストに負担をかけずに必要な情報を伝えられるよう、シンプルでわかりやすい表現を心がけることが大切です。

レセプション案内状の無料テンプレート（ワード）

レセプション案内状のテンプレートを利用すると、簡単に作成できます。マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。シーンに合わせてカスタマイズしながらお役立てください。

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【ケース別】レセプションの案内状の例文

レセプションの案内状は、イベントの目的や形式に応じて適切な内容を盛り込むことが大切です。例えば、新店舗のプレオープン、開店パーティ、新商品発表会など、レセプションの種類によって案内状の文面も変わります。ここでは、具体的なケースごとの例文を紹介します。

プレオープンの案内状

プレオープンの案内状は、新しくオープンする店舗や施設を特定の関係者に披露するためのものです。特に、取引先や顧客、メディア関係者を招待する場合、正式な挨拶とともに、店舗のコンセプトや特徴を簡潔に伝えることが大切です。

開店パーティでの食事会

開店パーティでは、飲食を伴う食事会のスタイルで開催することが一般的です。特に、飲食店のレセプションでは、新メニューの試食を兼ねて招待することが多いため、料理の提供内容も明記するとゲストに喜ばれます。

オープニングパーティの案内状

オープニングパーティは、店舗や企業の新たなスタートを祝うイベントです。飲食店やアパレルブランドの新店舗、新商品発表会などでよく行われ、取引先や関係者を招くことでPRの場としても活用できます。

レセプションの案内状作成で押さえておきたいマナー

案内状を作成する際には、相手に失礼がないようにマナーを守ることが大切です。ここでは、押さえておきたい基本的なマナーについて説明します。

1. 案内状の送付時期は2ヵ月前に

案内状は、イベントの2ヶ月前～1ヶ月前までに送るのが理想です。直前に送ると相手が予定を立てにくくなるため、早めの対応を心がけましょう。

 2.相手に配慮した表現を心がける

案内状はフォーマルな文書ですので、適切な敬語を使いましょう。「拝啓」「敬具」などの書き出しと結びの言葉を正しく使用し、相手に対する敬意を表します。また、「来てください」ではなく、「ご来臨賜りますようお願い申し上げます。」など、丁寧な言葉を使うよう心がけましょう。

3. 簡潔でわかりやすい文章にする

長すぎる案内文は相手に負担をかけるため、要点を簡潔にまとめることが大切です。特に、日時・場所などの重要事項は見やすく整理しましょう。

4. 返信を求める場合は期限を明記する

出欠確認が必要な場合は、「〇月〇日までにご返信ください」と明確に記載しましょう。また、返信用ハガキや返信用メールアドレスを記載すると、相手が手間をかけずに返信できます。

5. 句読点を控えることもある

挨拶状では、句読点が「縁切り」を連想させるという理由から、使用を避けることがあります。これは、日本語で句読点が使われるようになったのが比較的最近であり、礼儀を重んじる場面では省くべきだという考え方に基づいています。

しかし近年では、縦書き・横書きを問わず、挨拶状やお知らせに句読点を用いるケースも増えています。イベントの種類や受け取る相手を考慮し、案内状に句読点を入れるかどうかを判断することも可能です。

イベントの雰囲気に合った案内状でレセプションを成功させよう

レセプションの案内状は、イベントの目的に合わせて適切に作成することが大切です。プレオープンでは関係者向けの案内を、オープニングパーティでは新商品やサービスのPR要素を含めると効果的です。日時や場所、飲食の有無、手土産の有無などを記載し、ゲストがスムーズに参加できるよう配慮しましょう。案内状のテンプレートを活用し、イベントの雰囲気に合った文章を作成することで、より魅力的なレセプションを演出できます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

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