• 更新日 : 2026年1月29日

採用お断りメールはどう書く？不採用通知のタイミング・例文・注意点を解説

採用活動のなかで避けて通れないのが「不採用通知」です。中でも、最も多く使われている手段がメールです。応募者にとっては残念な知らせである一方、企業にとっては誠実な対応が問われるコミュニケーションです。

本記事では、不採用通知メールの基本的な考え方か文例、作成時の注意点などを解説します。

採用お断りメールとは？

採用お断りメールとは、応募者に不採用の結果を丁寧に伝える正式な連絡手段です。ここでは、採用お断りメールの基本的な役割、企業に与える影響、そして「お祈りメール」と呼ばれる理由について解説します。

採用お断りメールは不採用通知のメールを指す

採用お断りメールとは、書類選考や面接の結果、不採用となった応募者へその結果を伝える連絡のことです。単なる通知ではなく、応募者の時間や労力への感謝を表す意味も持ちます。企業として誠意を持って対応することで、応募者との良好な関係を築くことができます。

不採用通知の対応は企業イメージに直結する

応募者にとって採用の可否は生活やキャリアに関わる重要な情報であり、その伝え方一つで企業への印象が大きく変わります。丁寧で誠実な対応を心がければ信頼を得られる一方、無連絡や冷淡な文面は企業の信用を損なう要因になります。たとえ不採用でも、配慮のある連絡は企業価値の維持につながります。

結びの慣用句が由来で「お祈りメール」とも呼ばれる

不採用通知メールが「お祈りメール」と呼ばれるのは、文末によく使われる「今後のご活躍をお祈り申し上げます」という表現が由来です。形式的になりがちなフレーズではありますが、応募者への敬意と前向きな気持ちを伝える役割を担っています。使い方によっては企業の配慮が伝わる大切な言い回しです。

不採用通知はどのように連絡するべき？

不採用通知を応募者へ伝える方法には、メール・電話・郵送といった複数の手段があります。その中でも最も広く採用されているのがメールによる通知です。

不採用通知は、記録性と効率性からメールが最も一般的

多くの企業では、不採用の連絡をメールで行うことが標準となっています。メールであれば、応募者が自身の都合にあわせて内容を確認できるうえ、同一の文面で多数の応募者へ平等に通知することが可能です。また、「言った・言わない」のトラブルを防ぐため、履歴が残る点も大きな利点です。書類選考で不採用になった場合や、応募者数が多い場合には、迅速で正確な対応が求められるため、メールは最も実務的な手段として適しています。

電話連絡は緊急時やフォローを要する場合に選ばれる

不採用通知は基本的にメールで行われますが、状況によっては電話で連絡することもあります。懇親会や内定辞退の確認など日程調整が迫っている場合、スピードを重視して電話で伝えるケースが考えられます。ただし、電話では記録が残らないため、通話後には必ずメールで改めて通知を行うことが望ましいとされています。口頭での対応だけに頼ることは避け、二重の確認を徹底することでトラブルを防げます。

郵送による通知は原本返却が必要な場合に限られる

郵送で不採用通知を行うケースは限定的で、主に応募書類の返却が必要な場合に限られます。履歴書や職務経歴書など、返却希望がある応募者には、封筒で正式な通知文を添えて返送することが適切です。しかし、郵送は手間とコストがかかるため、応募者が多数いる場合には現実的ではありません。そのため、近年では「応募書類は返却せず、当社で責任をもって破棄します」と事前に明記し、すべてメールで対応する企業が増えています。

不採用通知メールを送るタイミングは？

不採用通知は応募者の今後の活動に大きく影響するため、できる限り早く送ることが求められます。遅れれば不安や不信を招き、早すぎても軽んじた印象を与える可能性があります。ここでは、不採用通知メールを送る適切なタイミングと、通知が遅れる場合の対応について解説します。

適切なタイミングは「面接後3日以内」が目安

不採用の通知は、できれば面接日から3日以内、遅くとも1週間以内には送信するのが望ましいとされています。応募者は他社の選考とも並行して行動していることが多く、連絡が遅れると転職・就職活動の進行に影響を及ぼす恐れがあります。また、早期に結果を伝えることで、応募者が次の行動にスムーズに移れるという配慮にもなります。一方で、翌日などあまりに早すぎる連絡は、検討不足と受け取られる可能性があり、慎重さも必要です。面接後の社内協議や稟議の時間も考慮しながら、適切な時期を見極める必要があります。

結果が遅れる場合は「中間連絡」を行う

やむを得ず通知が遅れる場合は、途中で応募者に進捗を伝える中間連絡を入れることが推奨されます。「現在も選考を継続しており、結果のご連絡まで今しばらくお時間をいただきたく存じます」といった一文を送るだけでも、応募者の不安を和らげることができます。こうした一報があることで、企業としての誠実さが伝わり、信頼を保つことができます。反対に、何の音沙汰もないまま連絡を先延ばしにすると、「不誠実な会社」としての印象を持たれてしまうリスクがあります。

書類選考で不採用になった場合のメールの例文は？

書類選考の段階で不採用となった場合も、応募者には迅速かつ丁寧に結果を伝える必要があります。

結果の理由は記載せず配慮ある文面を心がける

書類選考の段階では、応募者と直接会っていないケースも多く、詳細な理由を伝える必要はありません。むしろ、理由を省きながらも応募に対する感謝を丁寧に示し、不快感を与えない表現を選ぶことが重要です。また、応募書類の取り扱いについて一言添えることで、応募者の不安を軽減し、企業としての信頼性も高まります。

面接後に不採用を伝える場合のメールの例文は？

面接を経て不採用となった場合は、応募者との直接的な接点があった分、より丁寧な対応が求められます。

面接の労力に対する感謝を明確に伝える

面接は、応募者にとって時間と労力を要します。そのため、不採用の結果であっても、まずは「面接にお越しいただいたこと」への感謝を冒頭でしっかりと伝えることが、誠意ある対応になります。これにより、たとえ望ましい結果でなくても、応募者に対して不快感を与える可能性が軽減されます。

書類の返却や個人情報の扱いにも触れて安心感を与える

メール例文中には、提出された応募書類の取り扱いについても記載されています。面接時に原本を提出している場合など、返送する旨を伝えることは、応募者への信頼感と安心感につながります。また、返送がない場合でも「責任を持って破棄します」と明記することで、企業としてのコンプライアンス意識を示すことができます。

英語で不採用を伝える場合のメールの例文は？

外資系企業や英語圏との取引を持つ企業では、選考結果を英語で通知する場面も少なくありません。海外の応募者に対して不採用を伝える際には、英語での礼儀や配慮をふまえた文面が求められます。

感謝と今後の成功を願う一文が礼儀とされている

この英文例では、応募や面接の労力に対する感謝を最初に伝え、その後に選考結果を簡潔に伝える構成になっています。また、結びに「We wish you all the best in your future endeavors（今後のご活躍をお祈りします）」といった前向きな一文を加えるのが通例です。このフレーズは、日本語の「お祈り申し上げます」にあたる定型表現として幅広く使われています。

文面は過度に詳細を避け、冷静かつ中立的に構成する

英文では、不採用の理由を詳しく述べることは基本的に避けられます。選考結果を簡潔かつ配慮ある形で伝え、応募への感謝を丁寧に表すことが求められます。また、英語圏では訴訟リスクへの配慮から、主観的な表現や選考理由の記載は控える傾向があります。そのため、「we regret to inform you〜」という定型的な文言が広く使用されています。

不採用通知メール作成のポイントと注意点は？

ここでは、不採用通知メールを作成する際に押さえておきたいポイントと注意点について説明します。

配慮のある言葉選びで応募者との信頼関係を築く

不採用という結果を伝える場面でも、応募者への敬意を失わない表現が不可欠です。たとえば「残念ながら」「ご期待に添えず申し訳ありません」など、直接的な否定を避けつつ誠意を伝えるフレーズを用いることで、印象が大きく変わります。定型文だけではなく、相手の立場に配慮した言い回しを選ぶことが信頼獲得につながります。

理由の記載は控え、誤解やクレームを防ぐ

不採用の理由については、たとえ問い合わせがあっても原則として詳しく答えるべきではありません。選考過程には複数の要素が絡むため、断定的な表現や個別の評価に触れることはトラブルの原因になります。結果のみを簡潔に伝えることが、リスクを避けるうえで賢明な対応です。

応募書類の扱いを明示することで安心感を与える

個人情報が含まれる応募書類については、メール文中で明確に取り扱いを伝える必要があります。「責任を持って破棄いたします」「ご希望があれば返送いたします」といった文言を添えることで、企業のコンプライアンス意識と信頼性を示すことができます。

宛名や送信先の誤りがないように確認する

テンプレートを使用する場合でも、宛名や敬称、メールアドレスが正確であるかどうかは必ず確認が必要です。他の応募者の名前が残っていたり、ToやCcに一括送信してしまうと、個人情報の漏洩や深刻な信頼失墜に発展する恐れがあります。送信は原則として応募者ごとに個別送信し、同報が必要な場合でも宛先はBCCを使用しましょう。送信前には必ずダブルチェックを行い、場合によっては送信予約や確認フローの導入も検討しましょう。

誠意ある対応で円満な採用活動を

採用お断りメール（不採用通知）は、応募者に対する最後の重要なコミュニケーションです。適切なタイミングで配慮ある文面の不採用通知メールを送ることで、応募者にも企業側にも後腐れのない円満な結果につながります。応募者への誠意を示しつつ企業の信用を守るために、ぜひ本記事で紹介したポイントを踏まえて丁寧な対応を心がけましょう。

• 監修：柴田充輝（社会保険労務士/1級FP技能士）

  厚生労働省やハローワークでの勤務を通じて、社会保険や労働保険の実務を担当。現在はFP1級や社会保険労務士資格を活かして、家計見直しや資産運用に関するアドバイス、企業へ労務管理のアドバイスなどを行っている。1,200記事以上の金融・不動産・社会保険系の記事の執筆・監修もしており、正しい情報をわかりやすく伝えるために活動中。