- 更新日 : 2024年8月30日
テンプレート付き – 残業届とは？目的やルールも解説！
長時間労働を削減するために、残業届の導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。残業を申請制にすることで残業を行うハードルが上がり、不要な残業を予防できます。残業申請制はただ導入するだけでなく、申請ルールを明確化して適切に運用することが大切です。この記事では、残業届の概要や記載項目、記載例について解説します。
残業届とは？
残業届（残業申請書）とは、従業員が残業をする際に会社に提出する書類のことです。
なかには、数分程度の残業で申請しなければいけないのはおかしいと反発する従業員もいるかもしれません。残業届を提出しない従業員がいる場合は、申請が必要な理由についてきちんと説明し、理解してもらいましょう。
ここでは、残業申請が必要な理由や何分から申請すべきなのかについて解説します。
残業申請が必要な理由
なぜ残業をするために申請が必要なのかというと、サービス残業や不要な残業を防止し、長時間労働を削減するためです。従業員に残業を行うための申請を義務付けることで、必要事項の記入や上長への承認依頼などのワークフローが生じます。その結果、残業を行うハードルが上がることになるのです。注意したい点として、申請から承認までの手続きを流れ作業にしないことが挙げられます。一定のルールを設けて、残業理由によっては承認しないことも必要です。申請を義務化する目的は不要な残業を防止することなので、やむを得ない理由でない限り安易に残業は行わせないように徹底しましょう。
残業申請制を導入する企業が増えつつあるのは、残業の在り方によるものと言えます。残業は本来、上長の命令によって行うものですが、実際は残業せざるを得ない状況によって乗じていることが少なくありません。残業が常態化している場合、生活残業やただ残っているだけといった不要な残業とやむを得ない残業との判断が難しくなります。不要な残業は残業代の支払いに影響が出るだけでなく、従業員の心身の健康にも支障をきたすリスクがあるのです。
残業を原則禁止にする場合、業務量の調整も必要となります。定時時間内に終えられる業務量でない場合、残業せざるを得ないため、申請制にしたとしても残業削減にはつながりません。とはいえ、業務量をすぐに調整することは困難でしょう。残業届の残業理由の統計をとって残業が多い業務を特定したり、従業員から意見を聞いたりして課題を洗い出し、段階的に調整することがポイントです。
残業届を活用して必要な残業のみ行うようにすることで、残業代も抑えられます。残業代を抑えることで、社会保険料を引き下げられると考える経営者の方がいるかもしれません。4～6月に残業代が増えると社会保険料は増加しますが、それの期間以外は基本給や手当が増えなければ、残業代だけが増えても社会保険料は増加しません。
社会保険料を半分負担している企業側としては、特定の時期に残業を減らして会社負担分を抑えたいところでしょう。しかし、従業員側は社会保険料を多く支払うことで傷病手当や老齢年金などの金額も増えるため、残業を減らすメリットがありません。従って、社会保険料を抑えるために特定の時期に残業を行わないようにするのではなく、年間を通して残業を行わない方針にすることが得策と言えます。
残業申請は何分からしなければいけない？
原則として、残業時間は1分単位で計算しなければならないため、残業申請も1分単位で申請できるようにしましょう。会社によって15分以下の残業は切り捨てにしているところもあるようですが、これは違法です。
ただし、1ヶ月分の残業時間を計算した結果生じた30分未満の端数を切り捨てる場合は違法にはなりません。1ヶ月分の残業時間を合計し、30分未満の端数を切り捨てて30分以上の端数を切り上げる場合は、必ずしも従業員の不利益にならないためです。
なお、この方法を採用したい場合は労働者に周知し、就業規則への記載（変更）が必要です。残業申請制を導入する前に、申請・承認に関する基準を明確化し、全従業員に周知しておかなければなりません。申請をせずに残業を行っていた場合、給与を支払わないことも就業規則に明記しておきましょう。
従業員に周知していなかった場合、不承認としたあとに従業員が残業を行った場合、残業代を請求される可能性があるためです。会社は従業員の業務量や労働時間を正確に把握し、実態と申請が異なる場合は指摘する必要があります。
残業届による管理が難しい場合は、クラウド型勤怠管理システムの導入も検討しましょう。残業の管理では、正確な労働時間を把握することが最も重要です。クラウド型勤怠管理システムのなかには、残業申請の手続きが行えるものや、申請をせずに残業を行っている従業員をピックアップできる機能を備えているものもあります。打刻記録はもちろん、労務管理を行うための機能が充実しているため、システムを活用すれば業務効率化も図れるでしょう。
経営者のなかには、残業代を抑制するために残業申請制を導入したい方もいるかもしれません。しかし、その場合は従業員からの信頼をなくすだけでなく、優秀な人材の流出のリスクもあるため損失の方が大きくなるのです。業務量の調整を行わず、残業せざるを得ない状況に陥っているにもかかわらず申請を不承認とし、従業員がやむを得ずサービス残業を行っている場合は「黙示的指示」があったとみなされます。黙字的指示とは、上司から直接指示はないものの、指示があるものとして行動せざるを得ない状況に置かれることです。
残業届けが不承認となったにもかかわらず自主的に残業を行う従業員には、原則、残業代を支払う必要はありません。しかし、黙字的指示があったとみなされる場合は、残業代を支払う義務があるため注意しましょう。残業申請制は、残業代の削減ではなく、長時間労働の削減や業務効率化を目的として導入してください。
残業届に記載が必要な項目
残業届に記載が必要な項目は以下のとおりです。
- 申請日
- 所属
- 氏名
- 日付（残業を行う日）
- 予定時間
- 業務内容
- 申請理由
- 承認印3箇所
- 不承認の理由
会社の業務内容に応じて記載項目を追加しても良いでしょう。
残業届への記載例 – 無料テンプレート付き
残業届の無料テンプレートです。残業申請制の導入を検討している方はダウンロードして活用ください。
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残業をしている場合は、正しく処理を行いましょう！
この記事では、残業を行う前に会社や上長に残業の許可を得るために提出する書類である残業届について解説しました。残業にどのくらいの時間が必要か、業務内容、申請理由などを記載するため不必要な残業を予防できます。「いつまでに承認すべきか」「承認できない申請理由」などのルールを決めておくことが大切です。残業届に基づき、従業員が正当な理由で残業を行っている場合は正しく処理しましょう。
よくある質問
残業届とは何ですか？
従業員が残業をする際に会社に提出する書類のことです。詳しくはこちらをご覧ください。
残業届には、どんな項目を記載するのですか？
「申請日」「所属」「氏名」「日付（残業を行う日）」「予定時間」「業務内容」「申請理由」「承認欄」などです。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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