• 更新日 : 2026年1月19日

【例文集】休職者へのメールの書き方は？連絡のマナーや送付状の注意点

休職中の社員への連絡は、企業の温かい配慮とコンプライアンスを示す重要な手段です。しかし、不用意な連絡は、療養中の社員にプレッシャーや不安を与え、復職を妨げてしまう可能性もあります。休職者への連絡は、体調を気遣いつつ、会社として果たすべき事務連絡を伝えるバランスが大切です。

この記事では、休職者へのメールを中心に、適切な連絡のマナー、頻度、タイミング、そして送付状を含めた書類郵送時の注意点までを、場面別の例文とあわせてわかりやすく解説します。

【場面別】休職者へのメール・手紙の例文集

状況に応じた適切な連絡は、社員の安心につながります。ここでは、休職者へのメール例文を場面別に紹介します。

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休職開始時/直後のメール例文

休職が正式に受理されたことを伝え、療養に専念するよう促す最初期の連絡です。今後の連絡方法も明確にしましょう。

休職の受理と休養を促すメール

（担当者が変更する場合）引き継ぎと今後の連絡窓口を伝えるメール

関連資料｜休職願（ワード）

休職期間中の状況確認メール例文

連絡の頻度は企業規定によりますが、1〜2ヶ月に1回程度のシンプルな内容が望ましいとされます。

体調を気遣うシンプルなメール

復職に向けた手続きの案内メール例文

休職期間満了の目安が近づいた際の、復職の意思確認と手続きの案内です。

面談や産業医面談の案内メール

復職後の働き方を尋ねるメール

退職手続きに関する書類の案内メール例文

休職期間満了や自己都合退職などにより、退職が確定した場合の連絡です。感謝の意を伝え、スムーズな手続きを促します。

退職手続き書類の案内メール

関連資料｜〖社労士監修〗急な休職対応にも慌てない！ メンタルヘルス不調者への実務ガイドブック

休職者へのメールでプレッシャーを与えないフレーズ集

メール連絡では、表現一つで社員の受け止め方が変わるため、言葉の選び方が大切です。

「お見舞い」の気持ちを伝える際は、具体的な病名や症状に触れず、一般的な心遣いに留めましょう。また、ネガティブな印象を与える忌み言葉は避けて表現を調整します。

心遣いのフレーズ

避けるべき忌み言葉（類似表現も）

「ご自愛ください」を含む結びの言葉

メールの末尾は、「ご自愛ください」を自然に取り入れた、温かい結びの言葉で締めくくりましょう。

【失敗例】休職者に送ってはいけないメールと修正案

社員にプレッシャーを与えてしまう可能性のある望ましくないメール表現は、以下のように修正することで、心遣いが伝わる文章になります。

関連資料｜休職者対応時の労務トラブル回避メソッド

休職者への連絡で守るべきマナーや基本姿勢は？

休職中の社員へ連絡をとる際は、以下の3点を意識し、相手に寄り添う基本姿勢を保ちましょう。

「病気療養中」として扱う

休職の理由が私的な傷病であっても、療養に専念できる環境を提供することが企業の責任です。業務に関する問い合わせはもちろん、必要以上の詮索も避け、静養を促す表現を使いましょう。

連絡の頻度・時間を厳守する

連絡は事前に決めた窓口と頻度に限定することが大切です。また、勤務時間外や週末、祝日など、社員のプライベートな時間を侵害するような連絡は控えましょう。

返信を強要しない文章を心がける

メールを送る際は、「お読みいただければ結構です」「ご無理のない範囲でご対応ください」など、返信の負担を軽減する一文を必ず加えましょう。休職中のメールは、情報提供を主とし、返信を求めない形式が基本です。

連絡のタイミングに気を付ける

深夜や早朝の連絡は、社員の睡眠や療養の妨げになります。連絡は会社の営業時間内に留めるのが適切です。また、休職開始直後の数週間は、心身が最も不安定な時期であるため、事務手続き以外の連絡は最小限にしましょう。

企業が法的に果たすべき連絡義務を果たす

社員が休職中であっても、企業には社会保険料の支払い通知、給与明細、健康診断の案内など、重要な情報を伝える義務があります。これらの連絡は遅延なく行い、確実に情報が届くよう配慮する必要があります。連絡の遅れは、社員の権利や手続きに影響を与えかねません。

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休職者への送付状のマナー

送付状は、何が・何部入っているかを明確にし、受け取る社員がスムーズに対応できるようにするものです。休職者へのメールと並び、給与明細や保険関連書類など、重要な書類を送る際には、送付状（添え状）を添えるのがビジネスマナーです。

送付状（添え状）の書き方は？

送付状は、以下の6つの要素で構成されます。これらの要素を漏れなく記載することが大切です。

①書類の作成日②宛名③差出人

日付は発送日を記載します。宛名は社員氏名の後に「様」を付け、差出人は会社名、部署名、担当者名、連絡先（住所・電話番号）を明記しましょう。

④タイトル・件名

タイトルは「〇〇書類の送付について」など、内容が一目でわかるように簡潔にします。

⑤本文

書き出しは「ご休職中のところ失礼いたします」などと断りを入れ、相手の体調を気遣う一文を添えます。

本文で、送付した書類の概要や、受け手に取ってほしい対応（返送期限など）を明確に伝えましょう。

⑥送付書類の内容・部数

本文の後に「記」と中央に書き、箇条書きで書類名と部数を明確に示します。最後に右下に「以上」と付けて締めくくりましょう。

【書類別】休職中の社員への送付状の例文

給与明細、復職、退職など、書類別に具体的な例文を作成します。

休職に関する規定・通知書を送る場合の例文

関連資料｜休職中の社員への送付状

給与明細を送る場合の送付状の例文

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復職に関する案内を送る場合の送付状の例文

退職手続きに関する書類を送る場合の送付状の例文

関連資料｜送付状（退職届）
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関連資料｜〖社労士が解説〗育児／介護／病気／メンタルヘルス／労災 休業・休職時の給与計算ガイド
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休職中の社員へ書類を郵送するときの注意点

休職中の社員に書類を郵送する際のマナーや注意点は以下になります。適切な送付は信頼感にもつながりますので、以下の点に気を配りましょう。

送付状は一番上に添える

封筒に書類一式を入れる際、送付状が一番上になるように封入します​。開封して最初に送付状が目に入ることで、同封物の概要がすぐ伝わるため親切です。送付状が下になっていると相手が気づかず混乱する恐れがありますので注意しましょう。

封筒の裏面には〆マークを書く

日本のビジネスマナーとして、封筒を糊付けしたあと、封じ目に「〆（しめ）」の印を書きましょう。これは「確かに封をした」ことを示すものです。

個人情報の取り扱いに注意する

給与や健康情報など個人情報を含む書類は、厚手の封筒や情報保護シールを使用し、「親展（しんてん）」を赤字で明記するなど、プライバシー保護に十分配慮しましょう。

迅速かつ確実な対応を心がける

書類はできるだけ早く発送しましょう。特に手続きに関わる重要な書類は、追跡可能な郵送方法（簡易書留など）を利用し、確実に届いたかを確認することも大切です。

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復職支援を進める手続きロードマップ

社員の復職支援と企業としての適切な責任を果たすために、手続きの流れを正しく理解しましょう。復職の可否は、主治医の診断書に加え、産業医の面談や企業側での業務遂行能力の確認などをふまえて総合的に判断されます。

企業が復職支援を進めるための手続きロードマップは、以下の5つの手順で進めます。

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手順1：復職の意思確認と主治医の診断書提出

休職期間満了が近づいたら、社員へ復職の意向を確認し、主治医による「就労可能」の判断が示された診断書の提出を求めます。

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手順2：産業医による面談と意見聴取

提出された診断書に基づき、産業医との面談を設定します。産業医は、社員の心身の状態と業務遂行能力について専門的な意見を企業に提供します。

手順3：企業による職場復帰支援プランの作成

産業医の意見をふまえて、部署異動、時短勤務、リハビリ出勤（試し出勤）などの具体的な復職支援プランを策定します。

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手順4：最終的な復職可否の決定と通知

産業医の意見と支援プランの実行可能性を総合的に判断し、企業が最終的な復職の可否を決定します。決定後、速やかに社員へ文書で通知します。

手順5：復職後のフォローアップ

復職後も、定期的な面談や産業医との連携を通じて、社員が安定して業務を継続できているかを継続的にサポートします。

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休職者へのメールと書類を適切に作成し、復職をサポートしよう

休職者へのメールと書類を適切に作成することは、社員の復職をスムーズにサポートし、企業への信頼を保つうえで欠かせません。

メールでは、プレッシャーを与えない表現や返信を強要しない配慮を徹底し、心身の療養を第一に考えている姿勢を示すことが大切です。また、給与明細などの重要書類を郵送する際には、送付状（添え状）を添えて適切なマナーを守りましょう。

適切な連絡と配慮によって、社員が安心して療養に専念でき、健康な状態での円滑な職場復帰につながります。

• 監修：松本 幸一（社会保険労務士）

  元ハローワーク正職員の社会保険労務士。ハローワーク時代に社会保険労務士試験に合格し、その後社会保険労務士事務所、企業人事部勤務を経て独立。官・民・士業の三視点からのアドバイスを得意とする。独立後は顧問業務のほかWebメディア記事を通じた情報発信などを行っている。