- 更新日 : 2024年7月12日
内部統制におけるRPA運用のメリットは？課題や対応策も説明
リスクをコントロールする目的で整備されるのが、内部統制です。内部統制において、RPAの導入は有効であると考えられています。しかしRPA導入にはメリットがある一方で、デメリットも存在します。あらかじめデメリットを正しく理解し、その対応法を把握しておくことで、デメリットによるリスクの低減も可能です。
本記事では、RPAとはどのようなシステムなのか、メリットやデメリットはあるのを解説します。デメリットに対する対応策についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
内部統制とは
内部統制の詳細について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
RPAとは
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語です。
これまで人間しか対応できないとされてきた事務作業を、ソフトウェアロボットが代わって実行するシステムをRPAと呼びます。あらかじめコンピュータ上で代替させたい事務作業をルール化することで、ソフトウェアロボットが人間の代わりに業務を実行していきます。
AIとの違い
RPAと似た仕組みに、AIがあります。AIとは、Artificial Intelligence（アーティフィシャル・インテリジェンス）の略語です。
業務を自動化するシステム自体をRPAと呼びますが、AIは人工知能とも呼ばれ、人間が知能を持って行うことをコンピュータに自動的に行わせることを言います。
RPAは単純作業向きで、業務を効率化するために用いられるのに対し、AIは自らが持っているデータをもとにしてタスクを処理するものです。AIの代表的な商品・サービスには、Google翻訳やスマートウォッチ、スマートスピーカーなどがあります。
RPAの詳細について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
内部統制におけるRPA運用のメリット
RPAと聞くと、なんだか難しそうだと思われるかもしれません。しかし実は、内部統制にRPAを導入するメリットはさまざまです。内部統制におけるRPA導入の主なメリットは、以下のとおりです。
- 人為的なミスを削減できる
- 人件費を削減できる
- 人的リソースに余裕が生まれる
それぞれのメリットについて、詳しくみていきましょう。
人為的なミスを削減できる
内部統制においてRPAを導入すると、人為的なミスが削減できるメリットがあります。
人間が事務作業を行うと、どうしてもミスが出てきてしまいます。いつもやっている事務作業だったとしても、実行する人間のコンディションによってはミスが発生してしまうのはある意味仕方のないことです。
しかしRPAを導入すれば、事務作業をルール化して実行してくれるため、人為的ミスを減らせます。例えば、請求書に記載された取引先や金額、支払期日などの情報の入力作業をRPAに任せれば、コンピュータへのデータ入力時に誤入力してしまうミスは削減できます。
他には、該当の取引について、発注・納品システムのデータとの照合による発注内容・納品完了等の確認作業にRPAを導入すれば、誤発注を防いで納期に遅れることなく納品できるシステムができあがるでしょう。さらには、会計システムへの転記作業にRPAを導入すると、人間による転記ミスを低減できます。
人件費を削減できる
人件費を削減できることも、内部統制においてRPAを導入するメリットです。厚生労働省の「令和3年就労条件総合調査」によると、令和2年度の労働費用総額、つまり常用労働者1人雇うのにかかる費用は月408,140円でした。
内部統制においてRPAを導入すると、これまで人間が行っていた事務作業はRPAで代替できるため、その分の従業員を雇う人件費は削減できます。また、ダブルチェックが必要な作業は、RPAがチェックしてくれるためダブルチェックの作業時間が不要になります。
人的リソースに余裕が生まれる
内部統制において、人間による事務作業をRPAで代替すると、人的リソースに余裕が生まれるメリットもあります。人的リソースが空くと、人間にしかできない業務に集中できたり、別の新しい業務を任せられたりします。より高度な業務に集中できることで、従業員のモチベーション維持にもつながるため、RPA導入による人的リソースの確保は有効です。
内部統制におけるRPA運用のデメリット
内部統制におけるRPAを導入することで多くのメリットが生まれますが、一方でデメリットが存在することも理解しておきましょう。ここでは、RPA運営におけるデメリットについて解説します。
- メンテナンスの手間が発生する
- 不正アクセスによる情報漏洩の可能性がある
- 業務が属人化する
メンテナンスの手間が発生する
内部統制におけるRPA導入のデメリットは、RPAのメンテナンスが必要なことです。
RPAは導入したら終わりではなく、定期的なメンテナンスが必要になります。また、システムの不具合による業務停滞など、につながる可能性も否定できません。システム障害の復帰に必要な復旧マニュアルの整備もする必要があります。
さらに、業務フローに変更があった場合は、RPAに設定したルールを変更しなければならず、担当者にRPAについて一定の知識やスキルが必要です。
不正アクセスによる情報漏洩の可能性がある
不正アクセスによる情報漏洩の可能性があることも、RPA運用のデメリットです。RPAでは一般的に外部サービスを利用することもあるため、外部から不正アクセスされる可能性があります。不正アクセスが起これば、内部情報が漏洩されるリスクがあり危険です。
情報漏洩だけでなく、不正アクセスによるアカウント乗っ取りでRPAに頼っている業務が停止する可能性も考えられます。上記のようなリスクは、セキュリティ強化によって減らすことが可能です。
業務が属人化する
H3. 業務が属人化する
RPA運用のデメリットとして、メンテナンスやルール設定などの作業手順を、特定の担当者しか把握していない十強になる可能性も挙げられます。
RPAの運用を担当者に任せっきりになっていると、その担当者が退職した場合に、運用がブラックボックス化していることで他の従業員がRPAを運用できない可能性があります。
RPA導入のデメリットの詳細について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
RPA導入で発生する課題への対応策
ここまで、RPAのメリットとデメリットを紹介してきました。RPAにはメリットだけでなく、デメリットもあることに不安を感じる方もいるかもしれません。しかし、RPA導入で発生する問題へは適切に対処することでリスクを低減できます。
課題への主な対応策は、以下のとおりです。それぞれの対応策について、詳しくみていきましょう。
- 実行ログを取得する
- アクセスを制限する
- 運用体制を整備する
実行ログを取得する
実行ログとは、RPAでソフトウェアロボットが実行した業務の記録です。RPA導入による課題への対応策として、実行ログを取得するのは、誰がいつ実行させたかを把握するためです。RPAが停止してしまった場合、どこまで正常に動いていたかを把握できるので、バグの原因を突き止めることもできます。
問題が起きた時に取得すべきログは、業務が正常終了した証明やロボットが正常に動いていたことを証明するログ、障害発生時の対応ログなどです。
アクセスを制限する
RPAの導入により発生する可能性のある不正アクセスに対しては、アクセス制限や権限の付与によってセキュリティを高める必要があります。アクセス制限や情報セキュリティに対応する方法には、以下のようなものがあります。
- 特定のパソコンやID/パスワードのみアクセスできるようにする
- パスワードを暗号化する、さらに定期的に変更する
- データへのアクセスやログインを監視する
運用体制を整備する
業務の属人化に対する対応として、運用体制を整備することも重要です。RPAの運用方法を一人の担当者だけが把握している状況にならないように、複数の従業員が関わるような体制にします。またバックアップのルールを設定するなど、RPAの運用をルール化して、運用マニュアルを文書化して残しておくことも大切です。
まとめ
本記事では、内部統制におけるRPAのメリットとデメリット、発生しうる課題への対応策について説明しました。RPAはAIとは異なり、これまで人間が担当していた業務を自動化するシステムそのものを指します。AIはRPAに組み込まれうる機能の一つです。
内部統制にRPAを導入するメリットは、人為的ミスや人件費の削減、そして人的リソースが空くことです。一方で、メンテナンスの手間が発生したり、属人化したりするデメリットもあります。正しい対応策を取り、デメリットで紹介した事例が発生しないように、予防策を講じましょう。
よくある質問
RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語です。これまで人間が対応していた事務作業を、ソフトウェアロボットが代わって実行するシステムのことを指します。
RPAを導入するメリットは？
RPAを導入するメリットは、事務作業をロボットに任せることで人為的ミスが減ったり、人件費を削減できたりすることです。空いたリソースで、手の足りていない作業に回ったり、新規事業のための時間に使ったりできます。
RPAを導入するデメリットは？
RPAを導入するデメリットは、メンテナンスの手間が発生したり、運用がブラックボックス化したりする可能性があることです。RPAの運用を一人の担当者に任せっきりになっている場合、その担当者が退職するとRPAを維持できなくなる可能性があります。
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