• 更新日 : 2024年7月16日

RPO（採用代行）とは？メリット・デメリットから選び方、費用まで徹底解説

優秀な人材を採用できるか否かは、企業の命運を左右するといっても過言ではありません。しかし、採用競争が激化し、採用手法が多様化・複雑化する現代において、採用業務に十分なリソースを割ける企業ばかりではないでしょう。

本記事では、こうした採用課題を解決するRPO（採用代行）について、その基本的な役割から、BPOや人材紹介といった他サービスとの明確な違い、適法性や費用対効果といった導入検討時に欠かせないポイント、さらには失敗しないための具体的なベンダーの選び方に至るまで、網羅的に解説します。採用活動の質とスピードを両立させたいと考える経営者や人事担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

RPO（採用代行）とは？

RPO（採用代行）とは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、企業の採用業務の一部または全部を外部の専門会社に委託するサービスを指します。採用のプロフェッショナルが、採用計画の立案から入社後のフォローまでを包括的に支援し、企業の採用力を最大化します。

応募者への対応や書類選考などの採用業務は、自社内の人事部門で行うのが通常です。しかし、人手不足や業務効率化など様々な理由から採用業務の外部委託を検討する企業も存在します。

特に、IPO（新規株式公開）を目指す急成長企業では、事業拡大に伴う採用数の増加や管理部門の強化が急務となるため、心強い助けとなるのが採用代行を行うRPOサービスベンダーです。

RPO（採用代行）と他サービスの違い

RPOは採用活動全体を最適化するサービスですが、BPOや人材紹介など、混同されやすい類似サービスがいくつか存在します。

これらのサービスは目的や提供価値が全く異なるため、自社の課題に最適なものを選ぶには、それぞれの違いを正確に理解しておくことが不可欠です。

RPOとBPOの違い

RPOが採用業務に特化するのに対し、BPOは経理・総務などより広範な業務プロセスを対象とします。「採用の質を専門的に高めたい」というニーズが強い場合は、採用に特化したRPOが適しています。

RPOと人材紹介の違い

RPOが採用プロセス全体を改善するパートナーである一方、人材紹介は要件に合う人材そのものを紹介するサービスです。採用の仕組み自体に課題を感じている場合はRPO、特定のポジションを迅速に埋めたい場合は人材紹介、といった使い分けが考えられます。

RPOと人材派遣の違い

RPOは自社の社員（直接雇用）の採用を支援しますが、人材派遣は派遣会社の社員（間接雇用）を一時的な労働力として提供します。恒久的な組織力強化を目指す場合はRPO、繁忙期など短期的なリソース不足を解消したい場合は人材派遣が適しています。

RPOと求人広告の違い

RPOが採用活動全体を最適化するサービスであるのに対し、求人広告は応募者を集めるための一つのツール（手段）です。選考プロセスの改善や採用業務全体の効率化を目指すのであれば、RPOの活用が効果的です。

RPO（採用代行）に違法性はないのか？職業安定法との関係

結論から言えば、適切な契約と業務範囲であれば、RPOの活用に違法性はありません。しかし、一部の業務は国の許認可が必要となるため、その線引きを理解しておくことが重要です。

RPOの適法性を考える上でポイントとなるのが職業安定法です。この法律では、企業の依頼を受けて求職者を紹介し、雇用関係の成立をあっせんする「職業紹介」を行うには、厚生労働大臣の許認可（有料職業紹介事業許可）が必要と定められています。

許認可が必要な業務（職業紹介にあたる行為）

以下の業務は、求職者と企業の雇用契約の成立に直接関与する「職業紹介」と見なされるため、国の許認可が必要です。

許認可が不要な業務（採用業務の代行）

これに対して、採用の意思決定には関与しない以下の業務は、採用プロセスを支援する「業務委託」の範囲内とされ、許認可は必要ありません。

コンプライアンスを重視するIPO準備企業としては、契約前にRPOベンダーとの間で業務委託契約書を交わし、委託する業務範囲を明確に定めておくことが、リスク管理の観点から不可欠です。信頼できるRPOベンダーは、こうした法規制を熟知しているため、適法な範囲でサービスを設計・提供しています。

RPO（採用代行）の料金体系と費用対効果

IPO準備企業にとってRPOの費用は、単なるコストではなく、厳格な予算管理のもとで判断すべき戦略的な投資です。

料金体系の種類と特徴

RPOの料金体系は、主に「月額固定型」と「成功報酬型」の2種類に大別されます。IPO準備フェーズや採用計画に応じて、どちらがコストパフォーマンスに優れるかを見極める必要があります。

費用相場とプラン例

委託する業務範囲により、費用は月額20万円〜100万円以上と幅があります。IPOを目指す企業の多くは、以下のような段階を経て採用を強化します。自社のフェーズに合わせてプランを検討しましょう。

<アーリーフェーズ（内部管理体制の構築期）：ノンコア業務特化プラン（月額20万円～50万円）>

<ミドルフェーズ（事業拡大・人員急増期）：採用実務全般プラン（月額50万円～80万円）>

<レーターフェーズ（上場直前・直後期）：採用戦略込みプラン（月額80万円～）>

RPO（採用代行）が注目される理由

採用業務を外部委託する理由には、どういったものがあるのでしょうか。本項では、RPOが注目される理由について解説します。

人口減少に伴う採用競争の激化

現在の日本では、少子高齢化の進展により、人口減少が続いています。2008年の約1億2,808万人をピークとして人口減少に転じ、2023年4月時点では、約1億2,455万人となっています。ピーク時と比較して、350万人以上減少しており、減少は今後も続く見通しです。

また、厚生労働省の「日本の人口等関係資料」によれば、2060年には総人口が9,000万人を割り込んで、高齢化率は40％近い水準になると推計されています。

参考：人口推計（令和5年（2023年）4月確定値）｜総務省統計局
参考：日本の人口の推移｜厚生労働省

人口減に加えて、高齢化率も高くなっていけば、自ずと人材不足となり、労働力となる働き手の確保はより困難となるでしょう。このような状況を受けて、企業における採用競争は激化し、貴重な人材を確保するための方策として、採用活動のプロであるRPOサービスベンダーに注目が集まっています。

採用業務の複雑化による人事の業務負担増

従来の採用業務は、応募書類の選考や面接対応が中心でした。しかし現在では、ただ求人を出すだけでは優秀な人材は確保できません。

SNSや自社HPなど多様化するチャネルを駆使して企業の魅力を伝え、「この企業で働きたい」と思わせる質の高い活動が不可欠です。こうした採用業務の複雑化と業務量の増加が人事部門の大きな負担となっており、専門的なノウハウを持つRPOが注目される理由となっています。

RPO（採用代行）のサービス内容

RPOサービスベンダーは、採用に関わる様々な業務を効率的に代行してくれます。具体的に提供されるサービスを項目ごとに解説します。

採用計画の立案

人材の採用や配置に関して、今後の道筋を示した計画を立てることは重要です。RPOでは、企業へのヒアリングに基づき、最適な採用計画の立案を行い、採用活動のガイドラインを定めます。また、採用計画の目標達成のための各種プランニングを行う場合もあります。

採用手法の選定

ハローワークや求人サイト、自社サイトなど様々な採用手法が存在します。RPOでは、多くの採用手法の中から企業に合った最善の手法を選択します。RPOにより、多様化する採用手法から最適な手法を選ぶことが可能となるでしょう。

候補者の選考・面接

求人に応募してきた候補者の選考は、採用業務でも特に重要です。この業務では、豊富なノウハウを持つRPOサービスベンダーの知見が活かされます。自社に採用ノウハウがない企業であれば、心強い助けとなるでしょう。

入社前後の対応・フォロー

RPOは人材を採用して終わりではありません。入社前後のフォローまで行い、人材が最大限の力を発揮する手助けを行います。採用された人材のフォローに回す人的リソースのない企業も多いため、このサービスは重要です。

採用活動の分析とフィードバック

採用活動を行った後は、活動を分析し次回以降につなげることが重要です。採用活動の分析やフィードバックにおいては、採用のプロであるRPOベンダーの意見が大きな助けとなります。

RPO（採用代行）を利用するメリット

RPOを利用するには、コストが発生します。多くの企業は、コストに見合うリターンがあると判断して、RPOを利用しているはずです。では、RPOの利用にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

採用活動にかかる業務負担が軽減できる

すでに述べた通り、現在の採用業務は複雑化しており、業務負担は大きなものとなっています。しかし、業務を外部委託すれば、負担の軽減が可能です。自社内では処理しきれない業務の代行は、大きなメリットになるでしょう。また、業務負担が軽減されることで、よりコア業務に注力することも可能となります。

プロによる採用活動により質が向上する

現在の採用活動は、ただ求人を出して待つのではなく、積極的に自社をアピールする攻めの姿勢が重要です。そのためには、効率的に求職者にアピールすることが必要となります。RPOサービスベンダーは、採用活動のプロであり、効率的なアピール方法も熟知しています。RPOを利用することで、質の高い採用活動が行えるようになるでしょう。

採用後のミスマッチを減らせる

熟慮に熟慮を重ねたうえでの採用であっても、社員と企業のミスマッチが起きる場合もあります。ミスマッチを減らすためには、ノウハウが必要となりますが、一朝一夕で蓄積できるものではありません。

RPOサービスベンダーであれば、すでに豊富なノウハウを蓄積しています。そのため、採用後のミスマッチを減らすためにも、採用のプロによるRPOの利用が役立ちます。

採用にかかわる一部業務を任せることもできる

RPOでは、採用に関わる一切の業務を任せるのではなく、一部の業務のみ委託することも可能です。そのため、書類の確認や送付のみを任せ、書類の作成は自社で行うといった対応も可能となります。また、一部委託の場合には、お互いの業務範囲を明確にすることが、スムーズな採用活動を行ううえで重要です。

採用の費用対効果などの成果を可視化できる

RPOの範囲は、直接的な採用業務に留まりません。RPOでは、レポートの作成や分析なども代行してもらえます。プロの作成したレポートは、採用の費用対効果など、成果の可視化につながるでしょう。また、プロの目による分析は、今後の採用業務の改善につながります。

RPO（採用代行）を利用するデメリット

RPOの利用によるメリットは数多くありますが、デメリットはあるのでしょうか。本項ではRPOの利用によるデメリットを解説します。

採用代行前の要件定義に工数がかかる

RPOでは、すべての採用業務ではなく、一部の採用業務を委託することも可能です。ただし、この場合には、自社がどの業務を委託するのか明確にしておかないと、RPO利用前の要件定義に時間や手間がかかります。RPOを利用する際には、自社の業務フローの確認や、要件のすり合わせを行うようにしましょう。

社内に採用のノウハウが蓄積しない

RPOサービスベンダーは、豊富な採用ノウハウをもとに採用業務を行います。豊富なノウハウに裏打ちされた採用業務の代行は、RPOの利用における大きなメリットです。しかし、RPOの利用は自社へのノウハウ蓄積という面では、デメリットとなってしまいます。継続的にRPOを利用するのでなければ、自社へのノウハウ蓄積も考えなければならないでしょう。

採用代行会社により結果に差が出る

RPOサービスベンダーは、中途採用や特定業界などそれぞれの強みを持っています。自社の計画に沿った最適なサービスベンダーに委託できなければ、望むような結果も得られないでしょう。また、特性だけでなく、質にも違いがあり、質の高いサービスを提供するサービスベンダーを選ばなければ、せっかくのRPOも効果を発揮できません。

RPO（採用代行）の導入に向いている企業

自社における採用業務に不満を感じず、結果も出せている企業であれば、RPOを導入する必要性は薄いでしょう。では、どういった企業であれば、RPOの導入に向いているのでしょうか。

人事に人手不足が生じている企業

高度かつ複雑化し、質も求められる現在の採用業務には多くの人員が必要となります。しかし、採用業務に割ける人的リソースが十分でない企業も多く存在するでしょう。また、人事部門の人員を増員しても、すぐに業務に対応できるわけではありません。そのような人事部門のリソースに余裕がない企業は、RPOを導入することで、課題解決につながるでしょう。

早期に多数の人材採用が必要な企業

通常、企業においては採用計画が立てられており、計画にもとづいて採用が行われます。しかし、急成長する企業においては、多数の人材が早期に必要となります。また、計画にはない社会情勢の変化への対応のため、多くの人材が必要となる場合もあるでしょう。そのような多くの人材を一気に採用する場面であれば、採用のプロであるRPOサービスベンダーの力を借りることで、ミスを減らし、効率的な採用活動が可能となります。

採用のミスマッチが起きている企業

採用後のミスマッチを防ぎたいのは、どの企業であっても同様です。しかし、採用ノウハウが少なかったり、割けるリソースが少なかったりする場合には、どうしてもミスマッチが増えてしまいます。そのため、採用のミスマッチが起きている企業や、自社では完全にミスマッチを防げないと感じている企業には、RPOの導入が勧められます。

失敗しないRPO（採用代行）会社の選び方と比較ポイント

RPOの導入効果は、どのベンダーをパートナーに選ぶかで大きく変わります。特にIPO準備企業は、事業の将来を左右する重要な採用活動を任せることになるため、慎重な選定が不可欠です。

安さや知名度だけで選ぶのではなく、以下の4つのポイントから自社に最適なパートナーを見極めましょう。

1. 採用実績と専門性

まず確認すべきは、自社が採用したい業界や職種における実績と、担当者の専門性です。

RPOベンダーはそれぞれ得意な領域（ITエンジニア、管理部門、営業職など）を持っています。自社の事業内容や採用ターゲットと合致した領域で豊富な実績を持つベンダーを選ぶことで、ミスマッチのない質の高い採用が期待できます。

2. 信頼できる情報管理体制（セキュリティ）

次に、応募者の個人情報を適切に管理できる、信頼性の高いセキュリティ体制が整備されているかを確認します。

採用活動では、履歴書や職務経歴書といった機密性の高い個人情報を扱います。万が一情報漏洩が発生すれば、企業の社会的信用は失墜し、IPOのスケジュールにも深刻な影響を及ぼしかねません。上場企業としてふさわしいガバナンス体制を構築する上でも、委託先のセキュリティは厳しく評価する必要があります。

特にプライバシーマークは、個人情報の保護に対する第三者認証制度であり、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が運営しています。委託先がこの認証を取得しているか否かは、信頼性を判断する上での一つの明確な基準となるでしょう。

参考：プライバシーマーク制度｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会

3. 対応品質とコミュニケーション体制

RPOベンダーの担当者は、候補者から見れば「自社の採用担当者」です。その対応品質や、自社との連携におけるコミュニケーション体制も重要な選定基準となります。

レスポンスの遅れや質の低い対応は、候補者の入社意欲を削ぎ、企業の評判（採用ブランド）を損なう原因になります。また、採用活動の進捗や課題を密に共有し、共に改善を目指せるパートナーシップを築けるかどうかが、プロジェクト成功の鍵を握ります。

4. 契約内容と料金体系の明確さ

最後に、想定外の費用が発生しないよう、契約内容や料金体系が明確であるかしっかり確認しましょう。

IPO準備企業にとって、予算の透明性と予見性は極めて重要です。「基本料金」に含まれるサービス範囲はどこまでで、何が「オプション（追加料金）」になるのかを事前に明確にしておかないと、後々のトラブルにつながります。

RPO（採用代行）に関するよくある質問

Q. どのような業務から依頼できますか？

A. 「面接の日程調整だけ」「スカウトメールの送信だけ」といったノンコア業務の一部からでも依頼できます。多くの企業が、まずは負担の大きい業務からスモールスタートしています。

Q. 最低契約期間はありますか？

A. ベンダーやプランによって異なりますが、3ヶ月や6ヶ月といった最低契約期間が設けられていることが一般的です。短期間のプロジェクト採用に対応したプランもあるので、契約前に確認しましょう。

Q. 他の採用手法（人材紹介など）と併用は可能ですか？

A. はい、可能です。多くの企業が、人材紹介や求人広告などと並行してRPOを活用しています。RPOベンダーが、他のエージェントとのやり取りの窓口（エージェントコントロール）を代行するサービスもあります。

RPOの活用で、戦略的な採用活動を実現しよう

本記事では、RPO（採用代行）の基本から、他サービスとの違い、費用対効果、そしてIPO準備企業にとっての重要性まで、網羅的に解説しました。

RPOは単なる業務代行ではなく、採用成功を目指す戦略的なパートナーです。複雑化する採用市場において、自社だけで採用課題を解決するのは容易ではありません。もし貴社が採用活動に課題を感じているのであれば、RPOの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。